Assistant(e) aux achats

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Dans le cadre de la mise en œuvre du Programme de Coopération entre le Gouvernement Tunisien et le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD), il est procédé au recrutement d’un (1) assistant(e) aux achats pour appuyer l'organisation dans ses activités.

Task description

Sous la supervision directe du Chargé de l’unité Achat, le volontaire des Nations Unies recruté en tant qu’assistant(e) aux achats remplira les fonctions suivantes : • Appuyer la mise en œuvre efficace des stratégies opérationnelles de l’ONU en général et du PNUD à titre spécifique ; Appuyer le processus d’approvisionnement des projets du Bureau du PNUD et des projets/programmes mis en œuvre dans le cadre du programme de Coopération entre le Gouvernement Tunisien et le PNUD, quelle que soit leur modalité d’exécution (nationale ou directe par le PNUD) ; Appuyer l’unité Procurement dans le traitement des demandes d’achat émanant des agences sœurs du Système de Développement des Nations Unies (SDNU) en Tunisie, administrées par le PNUD, à travers : - Un appui à la collecte des données nécessaires pour la préparation du plan d'achat du bureau du PNUD ; - Un appui à la mise en œuvre des processus d’achats, y compris la préparation des documents relatifs aux demandes de devis, aux appels d'offres ou aux invitations à soumissionner ainsi que la réception des offres et leur évaluation préliminaire - La préparation des bons de commande (PO), des contrats, des commandes récurrentes pour la sous-traitance des services, etc. : - La soumission et suivi de la création des profils fournisseurs à GSSU dans le système de gestion/ERP (ATLAS); • Maintenir à jour le système de classement de l'Unité des achats et des profils d'acheteurs dans ATLAS ; Contribuer à la mise en place d’un système de contrôle interne pour l’assurance qualité des commandes. Procéder aux actions correctives idoines sur les bons de commande comportant des erreurs de vérification du budget ou autres problèmes ; Informer la préparation des factures de recouvrement des coûts dans ATLAS pour les services d’achat prodigués par le PNUD au profit d'autres agences. • Appuyer dans l’organisation des services logistiques et de voyages avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants : - Organisation des voyages y inclus l’achat de billets, la préparation des « Purchase Order »; les arrangements relatifs aux expéditions/frêt; les arrangements liés à l’utilisation/location de salles de conférence (séminaires/ateliers…) si requis ; - Organisation des ateliers, formations et de toute la logistique y afférent pour les projets. Furthermore, UN Volunteers are required to:- Strengthen their knowledge and understanding of the concept of volunteerism by reading relevant UNV and external publications and take active part in UNV activities (for instance in events that mark International Volunteer Day)- Be acquainted with and build on traditional and/or local forms of volunteerism in the host country- Provide annual and end of assignment reports on UN Volunteer actions, results and opportunities using UNV’s Volunteer Reporting Application- Contribute articles/write-ups on field experiences and submit them for UNV publications/websites, newsletters, press releases, etc.- Assist with the UNV Buddy Programme for newly-arrived UN Volunteers- Promote or advise local groups in the use of online volunteering, or encourage relevant local individuals and organizations to use the UNV Online Volunteering service whenever technically possible. Results/Expected Outputs • Conformité totale des activités d’achat avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU en général et du PNUD à titre spécifique ; • Elaboration de données pour la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l'équipe des achats; • Contribution au bon déroulement des opérations de l’unité des achats et au succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles ; • Analyse et présentation précises des informations relatives au processus d’achat dûment exécutés garantissant ainsi la satisfaction des partenaires et une bonne mise en œuvre des programmes et des projets du PNUD. • Le développement des capacités grâce à l'encadrement, le suivi et la formation continue, en travaillant (y compris la supervision) avec le personnel national ou les homologues de la contrepartie (gouvernementale ou non-gouvernementale, y compris les partenaires d'exécution (IP); • La perspective de l'âge, du genre et de la diversité (AGD) est systématiquement appliquée, intégrée et documentée dans toutes les activités tout au long de l‘affectation • Un rapport des réalisations dans le domaine du volontariat pour la paix et le développement pendant l’affectation, comme par exemple le nombre de volontaires mobilisés, la participation aux activités et la contribution au développement des capacités. • The development of capacity through coaching, mentoring and formal on-the-job training, when working with (including supervising) national staff or (non-) governmental counter-parts, including Implementing Partners (IPs); • Age, Gender and Diversity (AGD) perspective is systematically applied, integrated and documented in all activities throughout the assignment • A final statement of achievements towards volunteerism for peace and development dur-ing the assignment, such as reporting on the number of volunteers mobilized, activities participated in and capacities developed