Manager Compliance

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.

IRC est présente en Côte d'Ivoire depuis 2003 pour répondre aux besoins humanitaires des personnes affectées suites aux crises socio-politiques. Actuellement, l'IRC effectue des programmes à partir de bureaux à Abidjan, Korhogo, Man et Yamoussoukro, et dans les secteurs suivants: santé, autonomisation et protection des femmes, éducation, protection et développement des enfants et des jeunes, relance et développement économiques, cohésion sociale et gouvernance.

Le personnel d’IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans l’IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Conformément à ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.

Généralité du poste

L'objectif principal de ce rôle est de construire un environnement de travail sûr et conforme au sein de l'IRC en ce qui concerne la règlementation nationale, les procédures internes et les règles bailleurs. En collaboration avec la Directrice Pays, le/la Manager de la conformité soutiendra la supervision des contrôles internes et des actions de conformité dans l'ensemble du programme national. Il/elle apportera un soutien technique à l'équipe des subventions, des opérations et des programmes pour s’assurer de la conformité des règles requises par les bailleurs et IRC. Il/elle assurera le renforcement des capacités du personnel de IRC et des partenaires dans le cadre de la conformité en vigueur. Le/la Manager de la conformité rendra compte à la Directrice Pays et, dans le cas d'enquêtes, au responsable de l'unité d'éthique et de conformité.

Tâches et Responsabilités

La principale responsabilité du Manager de la conformité sera de travailler avec toutes les fonctions pour s'assurer qu'un environnement de conformité approprié est en place et que les procédures opérationnelles standard et les politiques de l'IRC sont respectées. A cet effet, il coordonnera la mise en œuvre des contrôles dans le programme pays d'une manière globale.

La prévention :

• Lorsque des faiblesses dans les contrôles ou dans l'application des règles sont identifiées, le/la Manager de la conformité recommandera au CD des actions pour remédier à la situation et assurera également un reporting approprié aux responsables des différentes fonctions afin de rétablir la conformité.
• Il/elle coordonnera la création des outils de conformité et de suivi afin de prévenir la survenance de risques. Il/elle assurera l’orientation et ou la formation du personnel et des partenaires sur l’utilisation de ces outils et d’autres thématiques spécifiques de conformité.
• En collaboration avec la Directrice Pays et l'unité d'éthique et de conformité (ECU), il/elle travaillera avec ses collègues et les bureaux de terrain pour créer une culture reflétant les normes éthiques élevées de l'IRC.
• Il/elle veillera à ce que EthicsPoint soit un mécanisme de plainte efficace, accessible et connu de tout le personnel et des partenaires. Si une allégation de fraude ou de comportement contraire à l'éthique est faite, il/elle en informera immédiatement l'ECU et fera un rapport en conséquence - et agira en tant que principale liaison du programme national avec l'ECU, en tenant la CD pleinement informée.
• Il/elle travaillera en partenariat avec l’ECU pour clarifier les rôles et responsabilités dans les enquêtes. Cela peut inclure la fourniture de documents.
• Le/la Manager de la conformité recevra des instructions de l'ECU, mais tiendra la Directrice Pays pleinement informée, à moins que des questions de confidentialité n'exigent le contraire.

Contrôles internes et conformité :

• Elaborer et gérer le tableau de bord des risques (créé conformément au cadre des risques de l'IRC) pour le programme du pays à travers les opérations et les programmes.
• Coordonner et rédiger les politiques, les SOPs et les contrôles internes
• Coordonner et mener des examens de conformité, opérationnels et financiers des activités de l'IRC, des partenaires et des sous-partenaires (opérations et programmes) afin d'évaluer l'adéquation et l'efficacité des contrôles internes, la gestion des risques et la conformité aux politiques, procédures et réglementations sélectionnées.
• Produire des rapports internes consolidés au plus tard le 20 du mois n+1 (conformité, opérationnels et financiers) avec les conclusions et les problèmes identifiés au cours de ces examens, donner des recommandations appropriées sur les améliorations à apporter aux processus, systèmes et procédures du programme national et des partenaires associés, le cas échéant.
• Effectuer toute mission d'audit interne ad hoc à la demande de la directrice Pays ou en réponse à des demandes spécifiques de donateurs.
• Sous la direction de l'ECU, participer aux enquêtes sur les cas d'inconduite, de fraude et de corruption, tels que définis ci-dessous.
• En tant que membre permanent du comité des achats, participer activement aux les passations de marchés de l’Organisation (Bid analysis, Appel d’offre restreint sous pli fermé, Appel d’offre ouvert, gré à gré)

Renforcement des capacités

• En coordination avec l'ECU et sous sa direction, agir en tant que point focal pour les politiques de l'IRC, de l'ECU et des donateurs en matière de lutte contre la fraude et la corruption, et assurer une communication et une formation efficaces de ces politiques au personnel.
• Coordonner et organiser des formations et des ateliers à l'intention du personnel de l'IRC sur l'éthique et la conformité, en particulier l'IRC Way, le code de conduite de l'IRC, la lutte contre la fraude et la gestion des risques, le harcèlement, la protection des enfants, l’égalité des sexes etc.

Allégations et enquêtes sur les fautes professionnelles :

• Servir de ressources supplémentaires sur le signalement des fautes, en plus de la politique globale de signalement afin de leur fournir des conseils et de détecter toute faute signalée par les bénéficiaires.
• Contribuer aux enquêtes au cas par cas. Cela peut inclure ce qui suit :
• Entreprendre des enquêtes sur des allégations de fraude, de gaspillage, de corruption financière, d'inconduite, en garantissant l'objectivité, l'impartialité et l'équité tout au long des processus d'enquête, conformément aux normes internationales d'enquête généralement reconnues et aux directives de l'IRC ;
• Préparer des rapports et des mémoires ad hoc relatifs aux enquêtes en coordination avec Ethicspoint.

Autres:

• Se tenir informé et assurer le respect des procédures et politiques de l'IRC et des donateurs en ce qui concerne la chaîne d'approvisionnement, les finances, les RH et les programmes, comme indiqué dans les manuels et directives pertinents de l'IRC.
• S'assurer que le personnel de l'IRC est conscient des politiques et des SOPs en place
• En cas de sollicitation, conseiller la Coordonnatrice Grants sur les grands contrats et MoUs, les accords de service et autres accords contractuels avant leur signature.
• Servir de point focal pour l'audit interne et coordonner le plan d'action correctif.
• Gérer la conservation des documents de conformité en mettant en place un système d’archivage électronique sur box et physique ; cela en s’assurant de la sécurité et sûreté du système
• Effectuer toute autre tâche à la demande de la CD se rapportant au poste de travail.