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Asociado/a de Logística y Administración para los proyectos financiados por el Fondo Mundial de lucha contra el sida, la tuberculosis y la malaria NPSA6

Havana (Cuba)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Havana (Cuba)
  • Grade: NPSA-6, National Personnel Services Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Malaria, Tuberculosis and other infectious diseases
    • External Relations, Partnerships and Resource mobilization
    • Operations and Administrations
    • Project and Programme Management
    • Development Cooperation and Sustainable Development Goals
    • Legal - Broad
    • Legal - International Law
    • Logistics
  • Closing Date: 2022-01-31

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Background

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) es la red global para el desarrollo de las Naciones Unidas, que promueve el cambio y conecta a los países con los conocimientos, la experiencia y los recursos necesarios para ayudar a los pueblos a construir una vida mejor. Estamos presentes en 170 países, trabajando con los gobiernos y las personas para ayudarlos a encontrar sus propias soluciones a los desafíos mundiales y nacionales del desarrollo, ayudando a empoderar sus vidas y a construir naciones resilientes.

La Nota Estratégica VIH, Salud y Desarrollo 2016-2021 "Conexiones e interrelaciones" describe el trabajo del PNUD sobre el VIH y la salud en el contexto de la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible. El trabajo del PNUD en el área del VIH y la salud contribuye a los Objetivos de Desarrollo Sostenible porque aborda los factores sociales, económicos y medioambientales determinantes de la salud, las desigualdades relacionadas con ella, y la gobernanza sanitaria. Esta labor recae sobre tres áreas de acción interconectadas: la reducción de las desigualdades y la exclusión social que impulsan el VIH y la mala salud, la promoción de una gobernanza eficaz e inclusiva para la salud y la construcción de sistemas sanitarios resilientes y sostenibles. El PNUD también contribuye a través de su función de coordinación y convocatoria para reunir a múltiples socios y recursos a nivel nacional y local.

El PNUD trabaja con diferentes socios para abordar las interacciones entre la gobernanza, los derechos humanos y las respuestas de salud. Esto se hace a través de programas especializados o enfocados, que, por ejemplo, fortalecen los marcos jurídicos, normativos y reguladores para un mejor acceso a los tratamientos contra el VIH y otras tecnologías sanitarias. El PNUD también trabaja para empoderar e incluir a las personas que viven con el VIH y las poblaciones marginadas que se ven desproporcionadamente afectadas por el VIH, también conocidas como poblaciones clave, como las trabajadoras sexuales, los hombres que tienen sexo con hombres y las personas transgénero. Además de estos esfuerzos enfocados, el PNUD desempeña un papel clave para garantizar la atención al VIH y la salud dentro de iniciativas más amplias de gobernanza y derechos, fortaleciendo las instituciones nacionales de derechos humanos y ampliando el acceso a la justicia para las poblaciones marginadas.

Como socio confiable a largo plazo, con una amplia experiencia operativa, el PNUD apoya a los países en la implementación efectiva de programas de salud complejos, multilaterales y multisectoriales. Cuando se le solicita, el PNUD actúa como Receptor Principal interino (RP) del financiamiento del Fondo Mundial de lucha contra el sida, la tuberculosis y la malaria (Fondo Mundial), trabajando con socios nacionales y con este donante para mejorar la gestión, la implementación y la supervisión de proyectos, al tiempo que desarrolla la capacidad nacional para que los gobiernos o entidades locales puedan asumir el rol de RP en un momento dado.

En el contexto de la pandemia de la COVID-19, el PNUD ha fortalecido su cooperación con este donante y ha apoyado a los países con intervenciones que han permitido atender necesidades urgentes de la COVID- 19, contribuir a revertir las tendencias de los servicios de VIH afectados por la pandemia, considerar las necesidades de poblaciones clave y vulnerables, al tiempo que apoyar el fortalecimiento de los sistemas de salud y comunitarios en función de su resiliencia.

El PNUD- Cuba ha asumido el papel de RP de las subvenciones del Fondo Mundial desde 2003. Entre 2021 y 2023 implementa un proyecto de VIH respaldado por el Fondo Mundial que apoya la visión y objetivos estratégico del Programa Nacional de VIH fundamentalmente con la implementación de servicios diferenciados a grupos de poblaciones clave en entornos de alta prevalencia de VIH.

Asimismo, este donante ha aprobado un nuevo financiamiento para apoyar la respuesta a la COVID-19 mediante la adquisición de productos de salud esenciales para enfrentar la pandemia, la implementación de acciones para favorecer la recuperación de los servicios de prevención, diagnóstico, tratamiento y seguimiento a las personas que viven con VIH y el fortalecimiento de la infraestructura de los servicios de vigilancia epidemiológica, entre otras áreas de los sistemas de salud.

Duties and Responsibilities

Funciones: 

En coordinación con la Unidad de Adquisiciones del PNUD Cuba y los Asistentes de Programa de los proyectos del Fondo Mundial, realizará las siguientes funciones:

  • Apoyar en la preparación de la información y los documentos necesarios para las adquisiciones como especificaciones técnicas, precios de referencia, Solicitudes de Adquisiciones, u otros según se requiera.
  • Apoyar en la elaboración y actualización de las herramientas corporativas de planificación de las adquisiciones correspondientes a las líneas de implementación directa del PNUD (PROMPT, HPAP, otras), y alertar a la/el Gerente de Proyectos (Fondo Mundial) de posibles atrasos y cuellos de botella tanto en los procesos de contratación, como en la entrega de los suministros por parte de los proveedores.
  • Apoyar a los sub-beneficiarios en el diseño, implementación y monitoreo de sus planes de compras de productos sanitarios y no sanitarios.
  • Garantizar la preparación y obtención de los documentos administrativos necesarios para la autorización de importación y las exenciones de registro sanitario, cuando procedan. Facilitar la comunicación sobre estos aspectos con los especialistas de la Unidad de Compras Global del PNUD y con las empresas transitarias.
  • Dar seguimiento y mantener una fluida comunicación con las contrapartes sobre la llegada de los bienes adquiridos, su extracción aduanal con la empresa importadora correspondiente, su correcta recepción en almacenes y su posterior distribución a los beneficiarios. Esto se refiere tanto a los bienes correspondientes a las líneas de implementación directa del PNUD, como a las de implementación nacional.
  • Dar seguimiento al cierre de cada mes, a las existencias de productos de salud adquiridos por los proyectos, en los almacenes centrales y en otros de la cadena de distribución, según se requiera.
  • Garantizar el cumplimiento de las obligaciones de notificación del seguro de transporte y almacenamiento de los productos adquiridos por los proyectos.
  • Facilitar la comunicación con las contrapartes del proyecto, participando en todas las reuniones relacionadas con procesos de adquisiciones, almacenamiento y distribución de suministros, ya sea las correspondientes a las líneas de implementación directa del PNUD ó a las de implementación nacional.
  • Apoyar en la elaboración y actualización del Plan de Aseguramiento de la Calidad de los productos de salud adquiridos por los proyectos.
  • Asegurar su implementación, incluyendo el Plan Anual de Muestreo de Medicamentos y el monitoreo de la infraestructura para el almacenamiento y distribución. 
  • Apoyar en el completamiento de la herramienta Price and Quality Reporting requerida por el Fondo Mundial, con información sobre las adquisiciones de específicos productos de salud.
  • Apoyar, junto a la Gerente de los Proyectos y la Analista de M&E en el seguimiento de las actividades de los proyectos que están dirigidas a fortalecer los sistemas nacionales y las instituciones de salud, en el área de gestión de la cadena de suministro y adquisiciones, incluidos los sistemas de información logística, el almacenamiento, la distribución y la gestión de los residuos.
  • Preparar y rendir información actualizada sobre los procesos de adquisiciones, sobre las existencias en almacenes de nivel central y periférico y sobre la distribución de los productos sanitarios y no sanitarios, cuando la solicite el/la Gerente de Proyectos (Fondo Mundial) o la Gerencia del PNUD.
  • Participar en el monitoreo del proyecto a nivel local y nacional, con especial énfasis en el monitoreo de los recursos adquiridos por el proyecto.

En las áreas de finanzas y administrativa, realizará las siguientes funciones:

  • Elaborar y procesar en el Sistema ATLAS las solicitudes de pago de los proyectos, asegurándose cumplan con los requerimientos establecidos y con el presupuesto aprobado y dar seguimiento a su procesamiento y liquidación con la Oficina de Finanzas del PNUD.
  • Apoyar a las autoridades nacionales del proyecto en la revisión y actualización de los inventarios de medios no fungibles.
  • Elaborar las actas de transferencia a los sub-beneficiarios de la custodia temporal de los activos fungibles adquiridos a través de las líneas de implementación directa por el PNUD. Asimismo, elaborar y mantener al día el inventario de los bienes no fungibles adquiridos a través de las líneas de implementación directa por el PNUD.
  • Apoyar los procesos de auditorías a PNUD y a los sub-beneficiarios, así como los procesos de cierre del proyecto.
  • Mantener actualizado y disponible en cualquier momento el archivo físico y electrónico del proyecto, incluyendo el de adquisiciones y contratos.
  • Apoyar la coordinación de las reuniones, viajes y talleres del proyecto facilitando los pagos de viáticos, los servicios de transporte, uso de espacios para reuniones, alojamiento, materiales de trabajo, etc., incluyendo la gestión del Módulo Travel en el Sistema ATLAS cuando corresponda.
  • Participar en las reuniones de seguimiento del proyecto, apoyando en la elaboración de las actas o informes requeridos y facilitando la comunicación con las contrapartes nacionales.
  • Llevar a cabo cualquier otra tarea que le asigne la Gerente de Proyectos (Fondo Mundial) para la gestión financiera y administrativa de los proyectos del Fondo Mundial.

Acuerdo Institucional

El/la Asociado/a de Logística y Administración actúa bajo la guía y supervisión directa del/la Gerente de proyectos del Fondo Mundial. Trabaja en estrecha coordinación con el/la Especialista de M&E, los/las Asistentes de Finanzas y       de Programas de los proyectos del Fondo Mundial, así como con el personal de operaciones y programa de la oficina del PNUD Cuba.

Competencies

Competencias conductuales básicas (Level 1- Individual Contributor):

·       Orientación a resultados

·       Pensar de manera innovadora

·       Aprender continuamente

·       Adaptarse con agilidad

·       Actuar con determinación

·       Comprometerse y Asociarse

·       Promover la diversidad e inclusión

Otras habilidades y conocimientos:

·       Conocimiento de los procesos de adquisiciones, logística y  gestión de suministros.

·       Capacidades para organizar y gestionar archivos e información.

·       Dominio del paquete de Office: Microsoft Word, Excel, Power Point.

.       Habilidad para operar scanner, fax, fotocopiadora, etc.

 

Required Skills and Experience

Educación: 

  • Título de preuniversitario o título universitario en administración de empresas, comercio, contabilidad, economía o ingenierías.

Experiencia:

  • Para candidato/as con título de preuniversitario: Mínimo 6 años de experiencia de trabajo vinculado a la gestión/administración de proyectos de cooperación o en labores vinculadas con áreas de adquisiciones, logística y de administración.

  • Para candidato/as con título universitario: Mínimo 3 años de experiencia de trabajo vinculado a la gestión/administración de proyectos de cooperación o en labores vinculadas con áreas de adquisiciones, logística y de administración.

  • Experiencia profesional en el sector de la salud se considerará un valor agregado.

  • Experiencia de trabajo en el contexto de proyectos de Naciones Unidas u otras agencias multilaterales o bilaterales de la cooperación internacional se considera un valor agregado.

Habilidades Deseables: 

  • Capacidad de programación,    planificación,      trabajo               por resultado y auto organización.

  • Alto sentido de la responsabilidad, buen juicio, sentido común, creatividad e innovación, discreción

  • Capacidad para trabajar en equipo

  • Capacidad para asumir roles de coordinación de tareas asignadas dentro de su área

  • Demuestra habilidad para trabajar bajo mínima supervisión, es proactivo/a y demuestra iniciativa

  • Prueba disponer de excelentes habilidades de planificación y de organización.

  • Demuestra integridad a partir de desplegar en la práctica los valores y estándares éticos de Naciones Unidas.

  • Capacidad de mantener la confidencialidad en el manejo de la información

  • Buena comunicación y capacidad de interacción con la contraparte

  • Buena capacidad para coordinar tareas con las diferentes unidades de trabajo del PNUD con las que se relaciona su actividad.

  • Se compromete y promueve la visión, misión y metas estratégicas del PNUD

  • Demuestra y despliega alta sensibilidad y adaptabilidad, sin prejuicios personales, en cuanto a temas de: interculturalidad, género, religión, raza, nacionalidad y edad. Siendo capaz de demostrar en la práctica un alto nivel de respeto a la diversidad.

  • Capacidad de trabajar bajo presión y en equipo.

  • Excelente sentido de orientación de servicio al cliente y a los resultados de trabajo de la organización.

  • Capacidad de interacción y diálogo con las contrapartes y familias beneficiarias.

  • Habilidad para adaptarse de manera flexible y proactiva  al cambio y contagiar una actitud positiva hacia su equipo.

  • Demuestra excelente habilidad de comunicación oral y escrita

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

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