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OFICIAL DE ADMINISTRACIÓN - BOG

Bogot

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Bogot
  • Grade: Junior
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
  • Closing Date:

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RESUMEN DEL PUESTO

Reportando directamente a la Oficial Senior de Administración, él / ella brindará apoyo logístico y ayudará al trabajo administrativo del equipo de Operaciones para asegurar que la implementación del programa se lleve a cabo de manera efectiva y oportuna de conformidad con las políticas y procedimientos operativos del IRC las regulaciones del donante.

RESPONSABILIDADES:

Viajes

  • Garantizar que exista un sistema de seguimiento de movimientos de vuelos, que esté visible y actualizado a las necesidades de la organización.
  • Supervisión como punto focal para todas las solicitudes de viajes de vuelos (nacionales e internacionales).
  • Coordina el trámite de todas las solicitudes de vuelos, con su respectivo alojamiento y transporte terrestre de los viajeros.
  • Garantiza la acomodación de pasajeros en las ciudades de destino con un briefing desde el área de administración.
  • Gestiona y reporta la cantidad de solicitudes de viaje con una parametrización de solicitudes dentro los tiempos exigidos, extemporáneos y cambios o cancelaciones de último momento que permitan identificar la carga operativa de la administración de viajes.
  • Gestiona la logística corporativa de eventos reuniones y talleres requeridos por la organización a nivel nacional y VCR.
  • Garantiza que los hoteles preestablecidos cuenten con excelentes condiciones de acomodación a través del seguimiento de encuestas de satisfacción de los diferentes viajeros.

Visitantes

  • Supervisar las reservas de hotel según sea necesario para el personal visitante, consultores, etc., lo que incluye garantizar la aprobación previa de un supervisor autorizado y el registro de los códigos de gastos contables.
  • Supervisar todas las llegadas y salidas, recoger y dejar desde y hacia el aeropuerto y enviar solicitudes de transporte oportunas a la Cadena de suministro.
  • Coordina que los transportes contratados cuenten con la visibilidad y exactitud de los horarios con briefing de recolección de pasajeros internacionales.
  • Control de los visitantes nacionales y extranjeros, con seguimiento en sus destinos para dar acompañamiento a cualquier requisito.
  • Asegura que los visitantes sean informados con anticipación de todos los arreglos y se les proporcione un paquete de llegada que incluya contactos y los últimos protocolos de seguridad para visitantes.
  • Verificar la facturación del hotel y preparar las solicitudes de pago correspondientes.
  • Gestiona la trazabilidad de los viajeros a las diferentes oficinas de destino con el fin de tener una articulación fina de los movimientos de los viajeros dentro y fuera del País.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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