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OFICIAL DE ADMINISTRACIÓN - BOG

Bogot

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Bogot
  • Grade: Junior level - Junior
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: Closed

RESUMEN DEL PUESTO

Reportando directamente a la Oficial Senior de Administración, él / ella brindará apoyo logístico y ayudará al trabajo administrativo del equipo de Operaciones para asegurar que la implementación del programa se lleve a cabo de manera efectiva y oportuna de conformidad con las políticas y procedimientos operativos del IRC las regulaciones del donante.

RESPONSABILIDADES:

Viajes

  • Garantizar que exista un sistema de seguimiento de movimientos de vuelos, que esté visible y actualizado a las necesidades de la organización.
  • Supervisión como punto focal para todas las solicitudes de viajes de vuelos (nacionales e internacionales).
  • Coordina el trámite de todas las solicitudes de vuelos, con su respectivo alojamiento y transporte terrestre de los viajeros.
  • Garantiza la acomodación de pasajeros en las ciudades de destino con un briefing desde el área de administración.
  • Gestiona y reporta la cantidad de solicitudes de viaje con una parametrización de solicitudes dentro los tiempos exigidos, extemporáneos y cambios o cancelaciones de último momento que permitan identificar la carga operativa de la administración de viajes.
  • Gestiona la logística corporativa de eventos reuniones y talleres requeridos por la organización a nivel nacional y VCR.
  • Garantiza que los hoteles preestablecidos cuenten con excelentes condiciones de acomodación a través del seguimiento de encuestas de satisfacción de los diferentes viajeros.

Visitantes

  • Supervisar las reservas de hotel según sea necesario para el personal visitante, consultores, etc., lo que incluye garantizar la aprobación previa de un supervisor autorizado y el registro de los códigos de gastos contables.
  • Supervisar todas las llegadas y salidas, recoger y dejar desde y hacia el aeropuerto y enviar solicitudes de transporte oportunas a la Cadena de suministro.
  • Coordina que los transportes contratados cuenten con la visibilidad y exactitud de los horarios con briefing de recolección de pasajeros internacionales.
  • Control de los visitantes nacionales y extranjeros, con seguimiento en sus destinos para dar acompañamiento a cualquier requisito.
  • Asegura que los visitantes sean informados con anticipación de todos los arreglos y se les proporcione un paquete de llegada que incluya contactos y los últimos protocolos de seguridad para visitantes.
  • Verificar la facturación del hotel y preparar las solicitudes de pago correspondientes.
  • Gestiona la trazabilidad de los viajeros a las diferentes oficinas de destino con el fin de tener una articulación fina de los movimientos de los viajeros dentro y fuera del País.
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