OFICIAL DE ADMINISTRACIÓN - BOG
Bogot
- Organization: IRC - International Rescue Committee
- Location: Bogot
- Grade: Junior level - Junior
-
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Closing Date: Closed
RESUMEN DEL PUESTO
Reportando directamente a la Oficial Senior de Administración, él / ella brindará apoyo logístico y ayudará al trabajo administrativo del equipo de Operaciones para asegurar que la implementación del programa se lleve a cabo de manera efectiva y oportuna de conformidad con las políticas y procedimientos operativos del IRC las regulaciones del donante.
RESPONSABILIDADES:
Viajes
- Garantizar que exista un sistema de seguimiento de movimientos de vuelos, que esté visible y actualizado a las necesidades de la organización.
- Supervisión como punto focal para todas las solicitudes de viajes de vuelos (nacionales e internacionales).
- Coordina el trámite de todas las solicitudes de vuelos, con su respectivo alojamiento y transporte terrestre de los viajeros.
- Garantiza la acomodación de pasajeros en las ciudades de destino con un briefing desde el área de administración.
- Gestiona y reporta la cantidad de solicitudes de viaje con una parametrización de solicitudes dentro los tiempos exigidos, extemporáneos y cambios o cancelaciones de último momento que permitan identificar la carga operativa de la administración de viajes.
- Gestiona la logística corporativa de eventos reuniones y talleres requeridos por la organización a nivel nacional y VCR.
- Garantiza que los hoteles preestablecidos cuenten con excelentes condiciones de acomodación a través del seguimiento de encuestas de satisfacción de los diferentes viajeros.
Visitantes
- Supervisar las reservas de hotel según sea necesario para el personal visitante, consultores, etc., lo que incluye garantizar la aprobación previa de un supervisor autorizado y el registro de los códigos de gastos contables.
- Supervisar todas las llegadas y salidas, recoger y dejar desde y hacia el aeropuerto y enviar solicitudes de transporte oportunas a la Cadena de suministro.
- Coordina que los transportes contratados cuenten con la visibilidad y exactitud de los horarios con briefing de recolección de pasajeros internacionales.
- Control de los visitantes nacionales y extranjeros, con seguimiento en sus destinos para dar acompañamiento a cualquier requisito.
- Asegura que los visitantes sean informados con anticipación de todos los arreglos y se les proporcione un paquete de llegada que incluya contactos y los últimos protocolos de seguridad para visitantes.
- Verificar la facturación del hotel y preparar las solicitudes de pago correspondientes.
- Gestiona la trazabilidad de los viajeros a las diferentes oficinas de destino con el fin de tener una articulación fina de los movimientos de los viajeros dentro y fuera del País.
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