OFICIAL DE ADMINISTRACIÓN - BOG

RESUMEN DEL PUESTO

Reportando directamente a la Oficial Senior de Administración, él / ella brindará apoyo logístico y ayudará al trabajo administrativo del equipo de Operaciones para asegurar que la implementación del programa se lleve a cabo de manera efectiva y oportuna de conformidad con las políticas y procedimientos operativos del IRC las regulaciones del donante.

RESPONSABILIDADES:

Viajes

• Garantizar que exista un sistema de seguimiento de movimientos de vuelos, que esté visible y actualizado a las necesidades de la organización.
• Supervisión como punto focal para todas las solicitudes de viajes de vuelos (nacionales e internacionales).
• Coordina el trámite de todas las solicitudes de vuelos, con su respectivo alojamiento y transporte terrestre de los viajeros.
• Garantiza la acomodación de pasajeros en las ciudades de destino con un briefing desde el área de administración.
• Gestiona y reporta la cantidad de solicitudes de viaje con una parametrización de solicitudes dentro los tiempos exigidos, extemporáneos y cambios o cancelaciones de último momento que permitan identificar la carga operativa de la administración de viajes.
• Gestiona la logística corporativa de eventos reuniones y talleres requeridos por la organización a nivel nacional y VCR.
• Garantiza que los hoteles preestablecidos cuenten con excelentes condiciones de acomodación a través del seguimiento de encuestas de satisfacción de los diferentes viajeros.

Visitantes

• Supervisar las reservas de hotel según sea necesario para el personal visitante, consultores, etc., lo que incluye garantizar la aprobación previa de un supervisor autorizado y el registro de los códigos de gastos contables.
• Supervisar todas las llegadas y salidas, recoger y dejar desde y hacia el aeropuerto y enviar solicitudes de transporte oportunas a la Cadena de suministro.
• Coordina que los transportes contratados cuenten con la visibilidad y exactitud de los horarios con briefing de recolección de pasajeros internacionales.
• Control de los visitantes nacionales y extranjeros, con seguimiento en sus destinos para dar acompañamiento a cualquier requisito.
• Asegura que los visitantes sean informados con anticipación de todos los arreglos y se les proporcione un paquete de llegada que incluya contactos y los últimos protocolos de seguridad para visitantes.
• Verificar la facturación del hotel y preparar las solicitudes de pago correspondientes.
• Gestiona la trazabilidad de los viajeros a las diferentes oficinas de destino con el fin de tener una articulación fina de los movimientos de los viajeros dentro y fuera del País.