Asistente Logístico - Guayaquil, Ecuador

El propósito de un asistente de logística es apoyar la implementación diaria de la gestión de actividades relacionadas con la logística.

Responsabilidades Generales:

1. Asegurar la adherencia a las políticas, herramientas, manuales, directrices de NRC
2. Apoyar con la implementación del portafolio de la función logística de acuerdo con el Plan de Acción.
3. Proporcionar administración logística y soporte básico.
4. Preparar y desarrollar informes de estado según lo requerido por la gerencia
5. Asegurar el archivo adecuado de los documentos
6. Asegurar la correcta presentación de todos los documentos de soporte
7. Asistir en la planificación y entrega de la actividad logística.
8. Mantener registros logísticos, proveedores y equipos.
9. Promover y compartir ideas para la mejora de la función logística.
10. Realizar otras tareas, según lo asignado por el Gerente de Línea

Responsabilidades Específicas:

Compras

1. Asegurar el correcto diligenciamiento de la documentación de procedimientos de compras de acuerdo a los requerimientos de Gestión Documental (documentos de ofertas, actas de reuniones y notas generales de recibo).
2. Hacer gestión y seguimiento de toda la documentación de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotizaciones, análisis de ofertas, actas y contratos / acuerdos / órdenes de compra, debidamente firmados/autorizados por el personal pertinente antes de establecer un compromiso contractual con los proveedores.
3. Preparar una copia impresa del archivo de compras junto con los documentos de pago y asegurar el envío a Finanzas
4. Verificar la exactitud de las facturas contra pedidos / contratos / acuerdos y hacer un seguimiento de entregas parciales.
5. Garantizar la documentación adecuada para los bienes pedidos y recibidos.
6. Responsable de la marcación de todos los activos de NRC recién comprados y de su registro en AR y Agresso, antes del envío a cualquier oficina local en Ecuador.
7. Ingresar todos los datos requeridos en todas las etapas de la compra en el sistema de compras de Agresso.
8. Realizar compras de menor cuantía de acuerdo a las necesidades del programa
9. Participar en la evaluación de proveedores con la actualización de la Base de Datos de Proveedores
10. Gestión de compras de menor cuantía a través de Caja Chica; con la debida documentación de respaldo.

Bodegas / Activos

1. Garantizar el correcto almacenamiento y rotación de las existencias, así como el mantenimiento estructural adecuado de los almacenes con el fin de mantener todas las existencias en buenas condiciones.
2. Asegurar que solo el personal autorizado ingrese al almacén y reciba suministros o materiales.
3. Supervisar el embalaje, carga y descarga de todos los materiales.
4. Realizar la administración y control (búsqueda, almacenamiento, entrega al personal y control) de los kits (alimentos, higiene, otros)/ otros ítems y su inventario, para la adecuada gestión.
5. Asegurar el correcto diligenciamiento de la documentación de procedimientos de recepción, salida e inventario de kits e ítems, así como el registro en los sistemas determinados para tal fin.
6. Coordinar con el personal de programas la entrega de ítems e insumos necesarios.
7. Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad para las operaciones de manipulación de ítems almacenados.
8. Reportar cualquier pérdida, daño o discrepancia.
9. Garantizar el envío y la recepción oportuna y eficiente de mercancías.
10. Mantener registros de existencias y controles precisos
11. Organizar la recepción y el envío oportuno y eficiente de los bienes.
12. Contribuir de acuerdo a su responsabilidad para preparar y presentar los documentos de respaldo apropiados.
13. Contar físicamente todo el inventario, artículos de inventario y activos al menos dos veces al año y documentar los resultados en el informe de inventario con notas en el Registro de Activos o el Reporte de Inventario de Bodegas.
14. Mantener el registro de Notas de Generales de Recibo y Listados de Distribución y gestionar a partir de esto la gestión de pago a proveedores cuando aplique.

Formación y educación

• Bachiller con estudios técnicos en Administración de Empresas, Administración Logística, Negocios Internacionales, o similares.
• Alguna experiencia en gestión de apoyo preferible en contextos humanitarios.
• Conocimientos en Gestión de Abastecimientos - Cadenas de Suministro.
• Conocimiento en el manejo de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).
• Algún conocimiento en el idioma inglés.

Experiencia:

• Alguna experiencia previa por pasantía o práctica universitaria 
• Experiencia de trabajo en funciones de logística en contextos de ayuda humanitaria.
• Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
• Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo

Competencias:

1. Manejar entornos inseguros.
2. Planear y lograr resultados.
3. Empoderar y construir confianza.
4. Comunicar con impacto y respeto.

Nota importante:

Convocatoria dirigida a personas habilitadas legalmente para trabajar en Ecuador al momento de aplicar, residenciadas o con disponibilidad para residir en GUAYAQUIL- ECUADOR. Sólo serán analizadas las propuestas que cumplan con todos los requisitos solicitados y que sean enviadas en la fecha indicada.

El contrato a suscribirse es de tipo eventual/proyectos y deberá tener disponibilidad para realizar viajes a nivel nacional.