By continuing to browse this site, you agree to our use of cookies. Read our privacy policy

Senior Management Office (SMO) Assistant

Malabo

  • Organization: WHO - World Health Organization
  • Location: Malabo
  • Grade: Administrative support - GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
  • Closing Date: Closed

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Country Office Administrative Support Units (USCs) have been established in the organizational chart to provide support to managers and staff to enable them to fully exercise their responsibilities in the GSM environment and to ensure compliance with policies, procedures, rules and regulations in all transactions or for all administrative and financial matters, in the context of an institutional resource planning (ERP) system.

DESCRIPTION OF DUTIES

GENERALESSuperviser et controler la circulation de l'information au niveau du bureau du Representant, examiner, trier, analyser et identifier les domaines necessitant une action de la part du WR ;Veiller au suivi efficace et en temps opportun des demandes d'information, briefings et autres actions, emanant du bureau du WR, et assurer la liaison avec les unites/equipes, le cas echeant ;Recevoir les visiteurs et les appels telephoniques avec tact et discretion, et agir selon la nature et l'urgence de chaque requete, y compris les reorienter le cas echeant ;Fournir les informations de base pour les rendez-vous officiels et/ou des membres du personnel ;Gerer le programme et le calendrier du WR par la planification des renions et/ou leur reprogrammation en raison d'une perturbation ou d'evenements imprevus, reorienter les visiteurs et les personnes qui appellent en cas de besoin ;Diffuser les informations sur les procedures administratives aupres du personnel des Services generaux au sein de l'equipe/du departement et aider le personnel a respecter les procedures administratives de l'OMS.CORRESPONDANCE:Initier les projets de correspondance generale ou administrative de sa propre initiative ou conformement aux instructions ; finaliser les correspondances/les rapports pour signature/approbation Verifier que le courrier sortant est presente conformement aux styles de l'OMS et du departement et verifier la Langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature ;Analyser les correspondances et les demandes recues a la lumiere de la documentation de base, des Instructions, des politiques et des precedents, rechercher, obtenir et joindre des informations contextuelles en prevision des besoins du fonctionnaire responsable, ou les reorienter le cas echeant ; identifier et mettre en evidence le documents entrants et joindre des informations contextuelles et identifier les domaines necessitant une action de la part du personnel professionnel, en attirant leur attention sur des points specifiques ;Veiller a ce que les rapports et les documents techniques soient conformes aux normes, aux regles, aux pratiques et aux procedures de l'OMS, et les reviser et les corriger si necessaire avant leur soumission pour approbation et/ou signature a l'autorite competente ;Utiliser des outils de suivi approprie, suivre et veiller a ce que les echeances et les delais soient respectes, et que la correspondance et les demandes recoivent une reponse en temps opportun.GESTION DE L'INFORMATION:En etroite collaboration avec les autres membres du personnel d'appui, creer et/ou maintenir les systemes de classement ; revue permanente du systeme de classement afin que l'information soit actualisee et utilisee de facon efficace et efficiente ;Obtenir les documents et les renseignements a l'interne et a partir de sources externes, si necessaire effectuer des recherches d'informations (bibliotheque, internet) selon les besoins ;Coordonner la compilation des documents techniques demandes aupres du personnel professionnel et fournis par celui-ci, afin de s'assurer qu'ils sont compiles, presentes et regroupes de facon logique pour faciliter le travail du Representant.ADMINISTRATION DES REUNIONS:Organiser, coordonner et conduire la preparation administrative des reunions, des seminaires, des ateliers, y compris la preparation des plans d'activites dans le GSM/Oracle, des lettres d'invitation, des devis et des demandes de voyage ; assister a la preparation des documents ; distribuer le materiel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquees ;Programmer les reunions d'equipe/de service, en fonction du calendrier et des besoins ; dresser le proces-verbal et faire le suivi des points necessitant des actions afin d'assurer une reponse rapide aux demandes de l'OMS et la preparation du compte rendu. Rechercher les informations et des documents de base pour les reunions, les seminaires, les ateliers, etc. auxquels doivent prendre part le personnel professionnel de l'equipe, verifier leur disponibilite et s'assurer qu'ils disposent des dossiers et des documents d'information appropries. VOYAGESPreparer les demandes d'autorisation pour les voyages officiels de l'OMS en utilisant GSM/Oracle, Effectuer les reservations de vol et d'hotel, preparer les dossiers de voyage et traiter des autres questions connexes, sur demande ou de sa propre initiative.AUTRES TACHESS'acquitter de toutes autres taches connexes selon les besoins ou les instructions y compris fournir un appui dans d'autres domaines d'activite.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: a high school diploma followed by training in administration and/or management.
Desirable:

Experience

Essential: at least eight years of experience in a renowned public or private institution.
Desirable: Experience in administrative support positions within WHO or any other United Nations agency would be an asset. Experience with Oracle-based systems or another ERP-like system is an asset.

Skills

Le ou la titulaire du poste fera preuve de maitrise professionnelle et actualisera ses connaissances de l'utilisation des technologies modernes de bureautique par des formations internes, de formations en cours d'emploi ou l'autoformation. Il ou elle doit se tenir au courant des changements des procedures et pratiques, des regles et reglements, et de structure organisationnelle au sein du bureau de pays, du groupe organique et de l'OMS dans son ensemble, afin de pouvoir les presenter et les expliquer a d'autres membres du personnel.

WHO Competencies

Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Ensuring the effective use of resources
Moving forward in a changing environment

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French. Expert knowledge of Espagnol.
Desirable: Intermediate knowledge of English. Intermediate knowledge of UN Languages.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 21,654,042 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

  • This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
  • Only candidates under serious consideration will be contacted.
  • A written test may be used as a form of screening.
  • In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
  • Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
  • WHO is committed to workforce diversity.
  • WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
  • WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
  • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
  • This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.
This vacancy is now closed.
However, we have found similar vacancies for you: