Asistente de Programa/Proyecto- G6 (DC)

Introducción

El Peace Building Fund de Naciones Unidas ha seleccionado una propuesta de proyecto Inter agencial entre OIT, UNICEF y UNFPA denominado Espacios cívicos juveniles para la resiliencia y la reconciliación en el Pacífico colombiano. Este proyecto tiene una duración de 18 meses y ha iniciado su ejecución en febrero del 2022.

El proyecto tiene como objetivo fortalecer el rol de los y las jóvenes y sus organizaciones como agentes activos de cambio y movilizadores sociales para la consolidación de la paz local y la reconciliación, así como para la transformación no violenta de conflictos, la gestión de riesgos y la prevención de la violencia en sus territorios.

El afianzamiento de los espacios cívicos en los municipios priorizados del pacífico colombiano será trascendental para construir estos escenarios como instrumentos consolidadores de paz, que permitan, además, posicionar el diálogo, y consenso entre las partes en conflicto como instrumentos clave para el tránsito de las dinámicas de violencia hacia escenarios para la solución pacífica de conflictos. La estrategia trabajará con los y las jóvenes que están fuera de los procesos formales de participación política y que, además, no solo no se sienten representados en los mecanismos formales dispuestos, sino que también carecen de instrumentos para tramitar sus demandas frente al Estado e incidir en la toma de decisiones en contextos sin violencia. Se promoverá la participación de jóvenes tradicionalmente excluidos de estos procesos de reconocimiento y empoderamiento y que viven en zonas marginales, pertenecen a comunidades étnicas, mujeres y víctimas del conflicto armado.

En este contexto, la persona que ocupe el puesto de asistente de proyecto servirá de punto focal de OIT para la implementación de las acciones planeadas del proyecto en la coordinación con los otros puntos focales de las agencias involucradas.  

La posición implica viajes eventuales a Buenaventura, y Quibdó, así como desplazamientos posibles a Bogotá para efectos de talleres de coordinación o capacitación. Lo anterior dependiendo de los permisos establecidos por NNUU para estos desplazamientos.

Bajo la supervisión directa del Oficinal Nacional de Programación y Monitoreo para la oficina de proyectos de Colombia, llevará a cabo las siguientes funciones:

Descripción de las tareas

1.    Brindar apoyo sustantivo y administrativo para la ejecución exitosa de las actividades del proyecto.  Esto incluye el procesamiento de autorizaciones, la emisión de contratos y el mantenimiento de los registros y archivos. 

2.    Participar en la organización de reuniones especiales y coordinar todos los aspectos administrativos concernientes para la conducción de talleres de trabajo/seminarios, capacitaciones, relativas a los resultados del proyecto.    

3.    Mantener, contactar y realizar funciones de enlace con las unidades técnicas involucradas en la sede, ministerios, oficinas de gobierno, organizaciones de interlocutores sociales y agencias de la ONU involucradas en el proyecto.  

4.    Preparar información de contexto, estimados detallados de costos, informes mensuales, trimestrales y ad-hoc para su uso en la preparación del programa y el presupuesto. 

5.    Participar en análisis y proyecciones presupuestales, según sea necesario.  Proveer de información oportuna a las unidades de la Oficina cuando le sea requerido.

6.    Llevar a cabo todas las operaciones requeridas para gastos dentro del financiamiento de cooperación para el desarrollo, garantizando el uso más racionalizado de los fondos.  Esto incluye hacer cálculos, solicitar fondos, revisar documentos que respalden la justificación y gestionar pagos. 

7.    Monitorear las cuentas de asignaciones y gastos y hacer ajustes para optimizar el uso de los fondos.  Redactar, revisar y emitir la correspondencia administrativa relacionada con temas presupuestarios para verificar los datos, responder consultas y obtener información adicional.  

8.    Realizar otras funciones asignadas por el supervisor.

Calificaciones requeridas

Educación

Educación secundaria completa.

Experiencia

Mínimo:
•    Seis años de trabajo administrativo de responsabilidad progresiva
•    Experiencia práctica en paquetes estándar de software de oficina
•    Experiencia para tratar asuntos confidenciales con discreción.  

Deseable:
•    Experiencia similar con el Sistema Común de Naciones Unidas o de una organización internacional.  
•    Experiencia supervisando de personal.
•    Conocimiento de las intervenciones y de las operaciones de la Oficina.
•    Conocimiento de protocolo para la realización de eventos y encuentros con diferentes actores
•    Conocimiento y entendimiento de pautas y procedimientos administrativos complejos, así como también de la amplia gama de servicios administrativos en las áreas de apoyo, tales como RRHH, Finanzas y Adquisiciones. 
•    Buen conocimiento del trabajo de la Oficina y del trabajo desempeñado en otras unidades.

Idiomas

Excelente conocimiento del idioma castellano.

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración

Técnicas y generales

• Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.  
• Habilidad para usar software básico de computación  (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
• Habilidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina para completar las tareas.
• Habilidad para trabajar como miembro de un equipo y gestionar una carga pesada de trabajo bajo presión de tiempo.
• Habilidad para responder solicitudes de funcionarios de alto nivel y para tratar a los visitantes de alto nivel con tacto y diplomacia.
• Habilidad para buscar y recuperar información de bases de datos y elaborar informes.
• Habilidades de supervisión, Habilidades excelentes para la gestión del  tiempo.
• Habilidad para tratar los asuntos  confidenciales con discreción.