Assistant(e) Administratif(ve) aux Services Généraux

Background

Sous l’autorité du Représentant Régional de l’ONUDC pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre et sous la supervision directe du Chargé des Opérations, l’Assistant(e) Administratif(ve) est chargé(e) de fournir les services généraux administratifs, tout en assurant la qualité et la précision du travail. Il promeut un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures de la section.

Duties and Responsibilities

L’assistant(e) Administratif(ve) aux services généraux analyse et interprète les règles et lignes directrices concernant, les services généraux, la gestion des actifs et éventail de questions complexes y relatives.

Résumé des fonctions clés:

• Mise en œuvre des stratégies opérationnelles ;
• Appui aux processus de gestion des services généraux ;
• Appui au renforcement des connaissances et le partage des connaissances ;
• Accomplie toute autre tâche supplémentaire confiée par le superviseur.

Assure la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle, avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants :

• Le plein respect des règles et procédures des Nations Unies/ONUDC, des politiques et stratégies en matière de gestion des voyages;
• Assurer la mise en œuvre des mesures de réduction des coûts par la négociation avec les agences spécialisées dans les services généraux.

Gestion des services généraux du Bureau Régional avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants :

• Prendre toutes les dispositions pour organiser la propreté et la fonctionnalité des locaux ;
• Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et des biens ;
• Participer à la vérification annuelle des actifs ;
• Gérer les outils de communication du bureau (salle de vidéo conférence, WebEx, matériel de vidéo conférence, le système de video surveillance, etc.) ;
• S’assurer de l’achat, mise à jour et état des locaux et des équipements (hors IT) ;
• Gérer le calendrier des réunions et de l’utilisation des salles de réunion ;

Service d’interface entre le bureau et les vendors pour l’enregistrement de ces derniers dans la base de données des fournisseurs sur la plateforme Umoja :

• Préparer les notes verbales pour les demandes d’exonérations de Douanes et de Taxes sur les Valeurs Ajoutées (TVA);
• Gérer le park automobile et s’assurer de la maintenance des véhicules, du renouvellement de leur admission temporaires et des assurances :
• Gérer la gestion du carburant des véhicules et du groupe électrogène ;
• Prendre des dispositions pour l’accueil à l’aéroport de fonctionnaires de haut niveau et appui pour accélérer les procédures douanières et d'immigration, le cas échéant.

Assure la facilitation du développement et du partage des connaissances avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants :

• Organisation et participation à des formations sur les voyages en faveur du personnel intéressé ;
• Contributions significatives aux réseaux de connaissances et communautés des pratiques.

Effectuer toute autre tâche demandée par la hiérarchie

Competencies

Competences fonctionnelles

Renforcement des partenariats stratégique

Niveau 1.1: Maintien des informations et des bases de données

• Analyse les variétés d’informations et identifie des domaines clés, en l'appui aux initiatives de renforcement de partenariat.

Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

Niveau 1.1: Recherche et analyse de base

• Identifie les meilleures pratiques et propose de nouveaux moyens plus efficaces de travailler.

Connaissance du Travail / Expertise Technique

Niveau 1.1: Connaissances fondamentales des processus, méthodes et procédures

Comprend les principaux processus et méthodes de travail liés à la position;

• Avoir des connaissances de base des politiques et procédures organisationnelles liées à la position et les applique de manière consistante dans l’exécution de ses fonctions ;
• S’efforce de maintenir à jour ses connaissances de la fonction, par l'étude et d'autres moyens d'apprentissage ;
• Démontre de très bonnes connaissances des outils informatiques et utilisation des logiciels multimédias ainsi que d’autres applications.

Promouvoir le changement et le développement organisationnel

Niveau 1.1: Présentation des informations sur les meilleures pratiques du changement organisationnel

• Aptitudes à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Niveau 1.1: Collecte de données et la mise en œuvre de systèmes de gestion

• Utilisation information / bases de données / d'autres systèmes de gestion de l'information.

Orientation client

Niveau 1.1: Entretenir des relations efficaces avec les clients

• Fournit des rapports aux clients internes et externes en temps opportun et approprié;
• Organise et hiérarchise horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients ;
• Répond rapidement aux besoins des clients.

Compétences core :

Planification et organisation : Capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail.

Communication : Capacité à écrire de manière claire et concise ; et a bien communiquer oralement en français et en anglais.

Travail en équipe: Bonnes relations interpersonnelles, habilité à développer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes de diverses origines nationale et culturelles.        

Required Skills and Experience

Education

• Education Universitaire en Administration (Master) ou équivalent. Une formation spécialisée dans le domaine des achats est un atout.

Experience

• Avoir au moins 5 années d’expérience professionnelle pertinente en assistance administrative ou gestion administrative.
• Une expérience au sein du Système des Nations Unies est considérée comme un atout ;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.).

Langue

• Très bonne maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.
• Compréhension de l’anglais est également requise.