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Asistente de Programas, (GS-5), San José, Costa Rica #119922 [Contrato Temporal]

San Jose

  • Organization: UNICEF - United Nations Children’s Fund
  • Location: San Jose
  • Grade: Administrative support - GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Information Technology and Computer Science
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: Closed

UNICEF Costa Rica busca un/a Asistente de Programas para apoyar a las áreas de programas, comunicación y recaudación de fondos de manera multisectorial y llevar a cabo una serie de tareas administrativas y operativas para ayudar a desarrollar, implementar y monitorear nuestros programas de país para garantizar una ejecución oportuna y eficaz que sea coherente con las normas y reglamentos de UNICEF.

Tipo de contrato: Temporal

Período del contrato: 6 meses

UNICEF trabaja en algunos de los lugares más difíciles para llegar a las niñas y los niños más desfavorecidos del mundo. Para salvar sus vidas. Para defender sus derechos. Para ayudarles a desarrollar su potencial. En 190 países y territorios, trabajamos para cada niña y niño, en todas partes, todos los días, para construir un mundo mejor para todos. Y nunca nos rendimos.

¿Cómo puedes marcar la diferencia?

Propósito para el trabajo

Bajo la supervisión de la Asociada de Programas de UNICEF Costa Rica, el/la Asistente de Programas apoyará a las áreas de programas, comunicación y recaudación de fondos en la oficina de UNICEF Costa Rica de manera multisectorial y llevará a cabo una serie de tareas administrativas y operativas para ayudar a desarrollar, implementar y monitorear nuestros programas de país para garantizar una ejecución oportuna y eficaz que sea coherente con las normas y reglamentos de UNICEF.

Funciones clave, responsabilidades y tareas relacionadas

  • Facilitar el trámite de los contratos de consultores, proveedores y socios externos que apoyan a la oficina en la ejecución de los programas. Esto incluye la preparación y el archivo de los documentos, el cumplimiento de los formularios y plantillas necesarios, la carga de los términos de referencia en VISION y la realización de los preparativos logísticos necesarios. Mantener actualizadas las listas de proveedores, socios y consultores.
  • Recoger las facturas y archivar los documentos para su aprobación y posterior tramitación en VISION y Service Gateway.
  • Apoyar la gestión de los suministros administrativos y del equipo de oficina.
  • Mantener el calendario de la oficina y organizar reuniones. Levantar acta de las reuniones y mantener la correspondencia del equipo organizada.
  • Prestar asistencia en materia de viajes a los miembros del personal para la organización de los mismos y la obtención de viáticos sobre la base de las normas y políticas de la organización. Coordinar con los puntos focales de viajes pertinentes para garantizar que la organización obtenga el mejor servicio y precio para todos los viajes.
  • Preparar y mantener los registros relativos a la planificación y el desarrollo de programas.
  • Llevar a cabo las transacciones en VISION garantizando que los resultados, las actividades y la codificación de los programas se ajusten a los planes de trabajo anuales (PTA) y realizar las modificaciones y alteraciones según las revisiones de las secciones cuando sea necesario.
  • Apoyar actividades de desarrollo, las reuniones y las conferencias haciendo los arreglos logísticos, trabajo con los facilitadores, los proveedores de comida y los anfitriones; organizando los horarios mediante el enlace con los participantes en cuanto a la disponibilidad; enlace con los puntos focales del presupuesto y la sección en cuanto a los costes y las necesidades; y preparar los materiales para los participantes.

Impacto de los resultados

Apoyar a las secciones de programas, comunicación y recaudación de fondos en la recopilación y coordinación de los principales productos de trabajo, garantizando el cumplimiento de los plazos, las normas y procedimientos establecidos. Contribuir a tener una administración sólida desde la que se puede ejecutar los programas del país. Los resultados clave repercuten en el rendimiento general de la oficina del país y en el éxito de la ejecución de las actividades y los programas.

Requerimientos

  1. Educación

Se requiere haber completado la educación secundaria, preferiblemente complementada con cursos técnicos o universitarios relacionados con el trabajo de la organización.

  1. Experiencia Laboral
  • Se requiere un mínimo de cinco años de experiencia de trabajo administrativo o de oficina de responsabilidad progresiva.
  • Capacidad de organización, planificación y priorización.
  • Alto sentido de la confidencialidad, iniciativa y buen juicio.
  • Capacidad para trabajar eficazmente con personas de diferentes orígenes nacionales y culturales.
  • Formación y experiencia en el uso de MS Word, Excel, PowerPoint y SharePoint.
  • Es deseable la experiencia de trabajo con sistemas ERP (por ejemplo, SAP).
  • Es deseable la experiencia laboral en una organización internacional o agencia de la ONU.
  1. Idiomas

Dominio de idioma español e inglés.  

COMPETENCIAS

Demostrar los valores de UNICEF de Cuidado, Respeto, Integridad, Confianza y Rendición de Cuentas:

Las competencias requeridas para esta posición son:

▪ Demostrar conocimiento de sí mismo y conciencia ética (1) 

▪ Trabajar en colaboración con los demás (1) 

▪ Establecer y mantener alianzas (1) 

▪ Innovar y acoger el cambio (1) 

▪ Pensar y actuar de manera estratégica (1) 

▪ Esforzarse por lograr resultados tangibles (1) 

▪ Dominar la ambigüedad y la complejidad (1) 

Para ver nuestro marco de competencias, visite el siguiente enlace aquí.

Observaciones:

El personal de servicios generales (GS) se contrata localmente, pero puede ser de cualquier nacionalidad. Los candidatos deben estar en posesión de un permiso de trabajo vigente o ser residentes/ciudadanos de Costa Rica para ser considerados elegibles para este puesto.

UNICEF adopta la diversidad y la inclusión dentro de su fuerza laboral, y alienta a los candidatos calificados, independientemente de su género, origen religioso y étnico, incluidas las personas con discapacidades, a postularse para formar parte de nuestra organización.

UNICEF tiene una política de tolerancia cero con las conductas incompatibles con las metas y objetivos de las Naciones Unidas y UNICEF, incluidos la explotación y los abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. UNICEF también se adhiere a principios estrictos de protección infantil. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas verificaciones de antecedentes y referencias, y se espera que cumplan con estos estándares y principios. Las verificaciones de antecedentes incluirán la verificación de las credenciales académicas y el historial laboral. Es posible que se solicite a los candidatos seleccionados que proporcionen información adicional para realizar una verificación de antecedentes.

Solo los candidatos preseleccionados serán contactados y avanzarán a la siguiente etapa del proceso de selección.

 

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