Asistente de Programas, (GS-5), San José, Costa Rica #119922 [Contrato Temporal]
San Jose
- Organization: UNICEF - United Nations Children’s Fund
- Location: San Jose
- Grade: Administrative support - GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- Information Technology and Computer Science
- Project and Programme Management
- Closing Date: Closed
UNICEF Costa Rica busca un/a Asistente de Programas para apoyar a las áreas de programas, comunicación y recaudación de fondos de manera multisectorial y llevar a cabo una serie de tareas administrativas y operativas para ayudar a desarrollar, implementar y monitorear nuestros programas de país para garantizar una ejecución oportuna y eficaz que sea coherente con las normas y reglamentos de UNICEF.
Tipo de contrato: Temporal
Período del contrato: 6 meses
UNICEF trabaja en algunos de los lugares más difíciles para llegar a las niñas y los niños más desfavorecidos del mundo. Para salvar sus vidas. Para defender sus derechos. Para ayudarles a desarrollar su potencial. En 190 países y territorios, trabajamos para cada niña y niño, en todas partes, todos los días, para construir un mundo mejor para todos. Y nunca nos rendimos.
¿Cómo puedes marcar la diferencia?
Propósito para el trabajo
Bajo la supervisión de la Asociada de Programas de UNICEF Costa Rica, el/la Asistente de Programas apoyará a las áreas de programas, comunicación y recaudación de fondos en la oficina de UNICEF Costa Rica de manera multisectorial y llevará a cabo una serie de tareas administrativas y operativas para ayudar a desarrollar, implementar y monitorear nuestros programas de país para garantizar una ejecución oportuna y eficaz que sea coherente con las normas y reglamentos de UNICEF.
Funciones clave, responsabilidades y tareas relacionadas
- Facilitar el trámite de los contratos de consultores, proveedores y socios externos que apoyan a la oficina en la ejecución de los programas. Esto incluye la preparación y el archivo de los documentos, el cumplimiento de los formularios y plantillas necesarios, la carga de los términos de referencia en VISION y la realización de los preparativos logísticos necesarios. Mantener actualizadas las listas de proveedores, socios y consultores.
- Recoger las facturas y archivar los documentos para su aprobación y posterior tramitación en VISION y Service Gateway.
- Apoyar la gestión de los suministros administrativos y del equipo de oficina.
- Mantener el calendario de la oficina y organizar reuniones. Levantar acta de las reuniones y mantener la correspondencia del equipo organizada.
- Prestar asistencia en materia de viajes a los miembros del personal para la organización de los mismos y la obtención de viáticos sobre la base de las normas y políticas de la organización. Coordinar con los puntos focales de viajes pertinentes para garantizar que la organización obtenga el mejor servicio y precio para todos los viajes.
- Preparar y mantener los registros relativos a la planificación y el desarrollo de programas.
- Llevar a cabo las transacciones en VISION garantizando que los resultados, las actividades y la codificación de los programas se ajusten a los planes de trabajo anuales (PTA) y realizar las modificaciones y alteraciones según las revisiones de las secciones cuando sea necesario.
- Apoyar actividades de desarrollo, las reuniones y las conferencias haciendo los arreglos logísticos, trabajo con los facilitadores, los proveedores de comida y los anfitriones; organizando los horarios mediante el enlace con los participantes en cuanto a la disponibilidad; enlace con los puntos focales del presupuesto y la sección en cuanto a los costes y las necesidades; y preparar los materiales para los participantes.
Impacto de los resultados
Apoyar a las secciones de programas, comunicación y recaudación de fondos en la recopilación y coordinación de los principales productos de trabajo, garantizando el cumplimiento de los plazos, las normas y procedimientos establecidos. Contribuir a tener una administración sólida desde la que se puede ejecutar los programas del país. Los resultados clave repercuten en el rendimiento general de la oficina del país y en el éxito de la ejecución de las actividades y los programas.
Requerimientos
- Educación
Se requiere haber completado la educación secundaria, preferiblemente complementada con cursos técnicos o universitarios relacionados con el trabajo de la organización.
- Experiencia Laboral
- Se requiere un mínimo de cinco años de experiencia de trabajo administrativo o de oficina de responsabilidad progresiva.
- Capacidad de organización, planificación y priorización.
- Alto sentido de la confidencialidad, iniciativa y buen juicio.
- Capacidad para trabajar eficazmente con personas de diferentes orígenes nacionales y culturales.
- Formación y experiencia en el uso de MS Word, Excel, PowerPoint y SharePoint.
- Es deseable la experiencia de trabajo con sistemas ERP (por ejemplo, SAP).
- Es deseable la experiencia laboral en una organización internacional o agencia de la ONU.
- Idiomas
Dominio de idioma español e inglés.
COMPETENCIAS
Demostrar los valores de UNICEF de Cuidado, Respeto, Integridad, Confianza y Rendición de Cuentas:
Las competencias requeridas para esta posición son:
▪ Demostrar conocimiento de sí mismo y conciencia ética (1)
▪ Trabajar en colaboración con los demás (1)
▪ Establecer y mantener alianzas (1)
▪ Innovar y acoger el cambio (1)
▪ Pensar y actuar de manera estratégica (1)
▪ Esforzarse por lograr resultados tangibles (1)
▪ Dominar la ambigüedad y la complejidad (1)
Para ver nuestro marco de competencias, visite el siguiente enlace aquí.
Observaciones:
El personal de servicios generales (GS) se contrata localmente, pero puede ser de cualquier nacionalidad. Los candidatos deben estar en posesión de un permiso de trabajo vigente o ser residentes/ciudadanos de Costa Rica para ser considerados elegibles para este puesto.
UNICEF adopta la diversidad y la inclusión dentro de su fuerza laboral, y alienta a los candidatos calificados, independientemente de su género, origen religioso y étnico, incluidas las personas con discapacidades, a postularse para formar parte de nuestra organización.
UNICEF tiene una política de tolerancia cero con las conductas incompatibles con las metas y objetivos de las Naciones Unidas y UNICEF, incluidos la explotación y los abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. UNICEF también se adhiere a principios estrictos de protección infantil. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas verificaciones de antecedentes y referencias, y se espera que cumplan con estos estándares y principios. Las verificaciones de antecedentes incluirán la verificación de las credenciales académicas y el historial laboral. Es posible que se solicite a los candidatos seleccionados que proporcionen información adicional para realizar una verificación de antecedentes.
Solo los candidatos preseleccionados serán contactados y avanzarán a la siguiente etapa del proceso de selección.
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