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Asistente Finanzas

Cucuta

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Cucuta
  • Grade: Junior
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • Banking and Finance
  • Closing Date:

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Bajo la supervisión de la Dirección Financiera, el titular del cargo maneja todos los pagos y cobros en efectivo fuera de la oficina de país y registra y monitorea los movimientos de efectivo de la oficina de campo diariamente.

RESPONSABILIDADES

En el manejo de efectivo y procesamiento de pagos

  • El asistente de Finanzas Cash and Bank realiza un seguimiento de los Saldos de Efectivo en la Oficina Central y trabaja con el Director Adjunto - Finanzas para difundir Cash a las Oficinas de Campo en base a los pronósticos de Field Cash.
  • Mantener los libros de caja en pesos y USD en los límites establecidos; asumir la responsabilidad de cualquier diferencia en efectivo que surja.
  • Asegurarse de que todos los pagos en efectivo estén debidamente respaldados y debidamente autorizados según el cronograma de delineación del IRC antes del desembolso.
  • Asegurarse de que las autorizaciones de las solicitudes de pago estén en línea con los límites aprobados matriz de delegación de aprobaciones.
  • Preparar las hojas de cálculo de efectivo y enviarlas semanalmente a la dirección financiera para la revisión y cargue en SUN.
  • Realizar el conteo de efectivo de todos los fondos disponibles en la oficina de campo cada viernes y enviar el reporte a la Dirección financiera.
  • Mantener registro de todos los recibos de caja que dan cuenta del ingreso de efectivo a la oficina por cualquier concepto y asegurar su registro en tiempos reales.
  • Cada mes sellar los documentos originales “PAGADOS o RECIBIDOS POR IRC” antes de enviarlos a Bogotá.
  • Mantener el archivo de información bancaria, de efectivo y cualquier otra relacionada con pagos  y movimientos de efectivo.
  • Actuar como agente bancario para la oficina de país ubicada en Bogotá.
  • Apoyar las operaciones de tesorería de la oficina de país siempre que se requiera.
  • Asegúrese de que se sigan los procedimientos de control interno para todos los desembolsos de efectivo, intercambios, recibos y transferencias.

Envió de información soporte

  • Se asegura de que toda la documentación contabilizada se envíe a Bogotá para que sea archivada en la forma que corresponde.

En la liberación de los pagos

  • Asegurar que las verificaciones en el registro del libro de bancos de forma secuencial y por categoría de documentos
  • Asegurar que los coordinadores temáticos con fondos a cargo comprenden el proceso de legalización, recopilan la información de pagos realizados oportunamente y legalizan en los tiempos que se establezcan por parte de la dirección financiera.
  • Proporcionar una actualización oportuna al supervisor sobre el motivo faltante de efectivo, cuentas no pagadas o documentación no recibida.
  • Asegurar que recibe la facturación para pagos en la oficina de acuerdo a los plazos requeridos para cierres contables, liquidación de impuestos y requisitos de los donantes.
  •  En el envío de la información financiera a la Dirección Financiera en Bogotá
  • Asegurarse de que todos los documentos hayan sido sellados como 'PAGADOS', incluidos los detalles del número de cheque o soporte de pago en efectivo.
  • Mantener un sistema organizado y bien documentado (todos los archivos deben estar etiquetados de manera adecuada y visible) y un sistema de archivo secuencial para todos los comprobantes de desembolso de efectivo
  • Todos los archivos deben organizarse secuencialmente y en sitios de archivo designados por separado para cheques y por tipos de moneda.

Registros contables

  • Asegura que los libros de caja se completen sin ningún error de publicación mensual.
  • Valida los libros de caja en SUN y Q y A.

Otras responsabilidades del cargo

  • Estar dispuesto y listo para participar en los programas de intercambio de personal de campo organizados por la Dirección Financiera.
  • Asistir y participar en entrenamientos identificados / organizados por su supervisor
  • Seguir los nuevos procedimientos y lineamientos designados en circulares del Director de País
  • Análisis de costos de Nueva York para escanear facturas y enviar a Bogotá para cumplir con el envío a NY mensualmente.
  • Otras tareas asignadas por el supervisor que estén relacionadas con el objeto contractual y que permitan el desarrollo de los programas del IRC.

RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:

Ejercer las labores derivadas de su contrato de trabajo con sujeción a las normas de seguridad y salud en el trabajo no solo en defensa de su propia seguridad y salud sino también con respecto a los demás trabajadores y beneficiarios y en resguardo de las instalaciones donde labora, informando sobre condiciones o situaciones peligrosas al supervisor inmediato o a los órganos internos (área de seguridad y salud, comité de seguridad y salud laboral COPASST, convivencia laboral, brigadas de emergencias, comité de seguridad vial)  para la prevención de accidentes y/o enfermedades laborales de manera que se puedan tomar acciones oportunamente. Usarán en forma correcta y mantendrán en buenas condiciones los equipos de protección personal dando cuenta inmediata al responsable de su suministro o mantenimiento, de la pérdida, deterioro, vencimiento, o mal funcionamiento de los mismos. Reportaran su estado de salud y participaran en las capacitaciones y en los comités de seguridad y salud, como COPASST, Convivencia Laboral, Comité de seguridad vial, brigadas de emergencias y otros que la organización determine. El incumplimiento de las responsabilidades y funciones de seguridad y salud, serán tenidas en cuenta como falta grave, y serán causal de procesos y medidas disciplinarias y/o terminación del contrato de trabajo.

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