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Warehouse Assistant

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location:
  • Grade: Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Logistics
    • Transport and Distribution
  • Closing Date:

Responsabilités Clés :

Responsable de la gestion des actifs et property de la base :

  • Tenir à jour tous les documents de gestion des actif et property (registre, fichier du rapport, ...).
  • Assurer un bon archivage de tous les documents de gestions des équipements avec une logique claire d'accès.
  • S'assurer que les assets non attribués sont bien sécurisés et proprement maintenus.
  • Participer au processus de réforme des équipements
  • Mettre en place une documentation conforme aux principes de gestion des actifs et property.
  • Assurer le suivi et le transfert de des actifs et property.
  • Assurer le marquage et l’enregistrement (Target) des actifs et property de la base.
  • Assurer la réception, l'étiquetage et l'enregistrement des équipements et property
  • Gestion des appareils de communication, radio (HF/VHF) et Thuraya en collaboration avec le chargé de la sécurité
  • Gestion des réparations et maintenances du bureau en collaboration avec le département Admin

La gestion de stock de la base :

  • Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks de IRC au Niveau de l'entrepôt de Filingué.
  • Gérer et documenter les réceptions, les sorties, les manutentions, les certificats d'achèvement de service à travers les différents formulaires de IRC en matière de la gestion de l'entrepôt au Niveau de l'entrepôt de Tillabery (Fillingué).
  • Tenir à jour le registre d'activités au Niveau de l'entrepôt en enregistrant toutes les activités, les entrés et les sortantes.
  • Assurer le classement des items selon le nouveau système Integra et placer des bin cards ;
  • D'empilage correct et de rotation de stock (FIFO/FEFO) au Niveau de l'entrepôt Conseiller le responsable de la chaine d'approvisionnement sur les problèmes ou les améliorations concernant l'entrepôt.
  • S'assurer que toutes les Réceptions sont documentées et sont cohérentes avec les documents des commandes.
  • Mettre à jour les fiches d’enregistrement des stocks au Niveau de l'entrepôt.
  • S’assurer que les archivages et la documentation selon le système mis en place est à jour
  • S’assurer que les sorties sont faites en respectant les procédures de rotation (FIFO) ;
  • Maintenir à jour le registre d’entrepôts ;
  • S’assurer que la réception et l’expédition des marchandises sont faites conformément à la procédure mise en place ;
  • Informer le superviseur sur les cas de ruptures des stocks et/ou des péremptions ou de dommages concernant l'entrepôt de Tillabery (Filingué).
  • Mettre en œuvre et garantir des procédures claires claire chargement / déchargement et Gérer les travailleurs occasionnels / journaliers au Niveau de l'entrepôt.
  • Assurer l'entretien des bâtiments d'entreposage en assurant la propreté et hygiène au Niveau de l'entrepôt.
  • Mettre en œuvre et garantir des procédures de sécurité claires au niveau de l'entrepôt en appliquant les politiques y afférentes au Niveau de l'entrepôt.
  • Préparer un rapport mensuel de l'entrepôt pour le magasin décrivant tous les mouvements de stocks et les soldes restants.
  • Sur une base mensuelle, travailler avec l’Officier de la chaine d'approvisionnent pour rapprocher le registre de stock de la feuille de suivi des biens el des différents mouvements

 Autres activités

  • Responsables de la compilation des rapports des équipements
  • Responsable de la gestion les étiquetages des équipements et en assure la cohérence
  • Effectuer un contrôle minutieux des rapports des assets /property des bases et faire des feed back constructifs d'amélioration.
  • Avoir une maîtrise de la situation des assets.
  • Assurer la gestion et le suivi des équipements des autres bureaux envoyé en maintenance à Niamey
  • Assurer le retour/renvoie des assets des autres bureaux remis à Niamey par un staff en fin de contrat et/ou en cas de remplacement.
  • Peut être amené à effectuer des déplacements sur le terrain pour assurer des intérims en matière de gestion des équipements
  • Peut aussi être sollicité pour d’autres travaux par le Supply chain Officer.

  • Compétences-clés
  • Savoir utiliser Excel ;
  • Savoir envoyer et recevoir des emails ;
  • Avoir une facilité de communication ;
  • Etre disponible à tout moment pour répondre aux sollicitations ;
  • Esprit d'équipe et aptitudes en résolution de problèmes
  • Capacité à exécuter un nombre de tâches limitées sans supervision
  • Être fiable et sérieux

Livrables escomptés

  • Rapports mensuels stocks et des équipements
  • Un système d'archivage Accessible et clair tenu à jour des documents de stock et des assets
  • Tenue à jour des documents de stock (Fiche de pile, Fiche de stock, Fiche inventaire ...) et des équipements.
  • Un bon rangement de stock et des équipements selon les règles de gestion de stocks et le nouveau système Integra.
  • Adhésion stricte aux politiques et procédures de l'IRC en matière de gestion de stock et Asset
  • Mis à jour quotidienne de toutes les activités au sein des entrepôts ;
  • Rendre compte des difficultés et proposer des solutions ;
  • Assurer une communication régulière avec le Supply Chain Officer, et les staffs demandeurs.
  • Etre à l’écoute des différentes sollicitations ;
  • Etre pragmatique dans les réactions
  • Entretenir des bonnes relations et collaboration avec les collègues des autres Départements

 


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