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Assistant(e) Administratif(ve) appui au Procurement & RH

Abidjan

  • Organization: UNWOMEN - United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women
  • Location: Abidjan
  • Grade: SB-2 (SC3/SC4), Service Contract, Local Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Human Resources
    • Administrative support
    • Procurement
    • Sexual and reproductive health
  • Closing Date: 2022-08-18

Background

L’ONU Femmes est l’organisation des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes créée le 2 juillet 2010 par la Résolution A/64/289 de l’Assemblée Générale des Nations Unies. Fondée sur la vision de l'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, ONU Femmes œuvre pour l’élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes comme partenaires et bénéficiaires du développement, des droits humains, de l'action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

ONU Femmes est présente en Côte d’Ivoire depuis 2011, initialement en tant que programme de pays avant sa transformation en bureau de pays en 2013.  Dans le cadre de son programme pays 2021-2025, ONU Femmes accompagne les priorités nationales déclinées dans le Plan National de Développement (PND) 2021-2025, les orientations fournies par l’UNSDCF 2021-2025  et la stratégie globale d’ONU Femmes 2022-2025.

C’est ainsi que dans le cadre de sa Note Stratégique 2021-2025, le Bureau ONU Femmes Cote d’Ivoire concentre ses interventions sur les axes stratégiques suivants :  1) Gouvernance et  participation à la vie publique; 2) Avancement économique des femmes, 3) Élimination des violences faites aux femmes et aux filles ; 4) Les femmes, la paix et la sécurité et l’action humanitaire et la réduction des risques de catastrophes. L’Organisation travaille également sur les normes en soutenant l’élaboration, la révision et la mise en œuvre de politiques, de lois et de stratégies sensibles au genre dans tous les domaines du développement. ONU Femmes Cote d’Ivoire fait également de l’égalité des sexes une préoccupation centrale dans la planification et la budgétisation du développement au niveau national.

En plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, ONU Femmes assure le leadership et la coordination des efforts du système des Nations Unies dans ses engagements en matière d'égalité de genre et d'autonomisation des femmes et la traduction opérationnelle de la prise en compte transversale du genre dans la réalisation des ODD.

Pour soutenir l'efficacité de son action, ONU Femmes Côte d'Ivoire recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) comme suit :

Sous l’autorité générale de la Représentante Résidente de ONU Femmes et sous la supervision directe de la responsable administrative chargée des Achats et des Ressources Humaines, l’Assistant(e) Administrative assiste l’administration dans la réalisation de ses missions.

L'Assistant(e) Administrative travaille en étroite collaboration avec le personnel ONU Femmes du Bureau pays , du bureau régional et des autres bureaux de la sous-région, les agences du Système des Nations Unies et les autorités locales pour assurer un flux d'information efficace, avec le personnel du bureau pays, du bureau régional et du siège pour la résolution des questions liées aux ressources humaines.

Duties and Responsibilities

  1. Assurer l’administration et le fonctionnement effectif et efficace du bureau  Pays :
  • Fournir un soutien administratif et opérationnel général au CO/MCO en conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies d'ONU Femmes.
  • Appuyer l’administration dans l’organisation des voyages et des réservations d'hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas et d'indemnités journalières de subsistance, les cartes d'identité et autres documents ;
  • Fournir un soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites ;
  • Fournir un soutien administratif à l'entretien des locaux et des services communs, selon les besoins Tenir à jour un système de classement garantissant la conservation des documents confidentiels, si nécessaire.

      2.  Appuyer les opérations pour un fonctionnement efficace

  • Appuyer l’associée administrative dans les processus de passation des marchés et à l’organisation des processus de passation des marchés, dont notamment la préparation des documents sur les RFQs, ou les RFPs, la réception des devis, des soumissions ou des offres, leur évaluation primaire Contribuer à la prestation de services de logistique ;
  • Veiller à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après : (i) Pleine conformité des activités de passation des marchés avec les règles, règlements, politiques et stratégies de ONU Femmes; (ii) Participation effective à la conceptualisation des processus opérationnels de passation des marchés du Bureau et mise en œuvre des procédures d’utilisation internes (SOPs) en Passation des Marchés et de Logistique en collaboration avec le Superviseur direct et les Responsables du Bureau ; (iii) Contribution à la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement, dans le but de mettre à jour le fichier des fournisseurs.
  • Préparer les Bons de Commande et les contrats dans le cadre des contrats de services/prestations,
  • Tenir /maintenir le système d’enregistrement au niveau de l’Unité de Passation des Marchés/Achats,
  • Appuyer dans la mise en œuvre du dispositif de contrôle interne qui permet de s’assurer que les Bons de Commande sont préparés et partagés convenablement ;
  • Prendre les mesures correctives opportunes par rapport aux Bons de Commande avec des vérifications des erreurs sur le budget et les autres problèmes ;
  • Appuyer l’associée administrative pour la fourniture de services logistiques, notamment pour : (i) L’achat de billets d’avion et la préparation des Bons de Commande, les arrangements relatifs aux envois, l’organisation de l’entretien des véhicules, les dispositions à prendre pour la tenue des conférences ; (ii) La conduite, en temps utile, de l’étude sur le DSA, les Agences de Voyage, l’entretien des véhicules, les hôtels, et dispositions à prendre pour la tenue des conférences.

     3.  Appuyer le service des Ressources Humaines du bureau pays sur la gestion des questions administratives liées aux ressources humaines :

  • Assurer la tenue et le suivi régulier des fiches de présence du personnel.
  • Apporter un appui dans les processus de recrutement du personnel et consutants
  • Assurer le suivi, en lien avec le point focal HR du bureau pays, bureau régional et du siège, des congés du personnel et apporter une assistance pour une bonne planification des congés (Plans de mission et de congés).
  • Assurer le suivi, en lien avec le point focal HR du bureau pays, le suivi de l'exécution des formations mandataires assignées aux staffs.
  • Diffuser les informations sur les programmes de renforcement des capacités du staff organisées à partir du siège (à travers le Webinar ou par téléconférence) et sur les possibilités locales de formations offertes aux staffs UN.

      4.   Appuyer un appui dans la coordination et la gestion des actifs

  • Assurer et contrôler et maintenir les fournitures de papeterie du bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie et la tenue d'un registre de distribution ;
  • Appuyer la gestion des actifs du bureau, préparer et soumettre des rapports d'inventaire périodiques, coordonner la vérification physique des articles en stock ;
  • Réaliser l'inventaire annuel et périodique des équipements du bureau.

     5.   Partage, renforcement et gestion des connaissances :

  • Fournir un soutien administratif au développement et au partage des connaissances
  • Fournir un soutien administratif dans l'organisation de formations pour le personnel des opérations/projets sur des questions administratives ;
  • Compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d'administration, d'achats et de ressources humaines.

Competencies

  • Démontrer intégrité et capacité à promouvoir l’égalité des sexes et les valeurs et standards d’éthique des Nations Unies.
  • Etre apte à travailler en équipe et à apporter une réponse adéquate aux attentes;
  • Bonne connaissance des règlements et procédures administratives d’ONU Femmes et règlements relatifs au personnel des Nations Unies;
  • Fait preuve d’une excellente connaissance du code de la route et des règlements relatifs à la conduite et avoir des capacités pour les réparations mécaniques mineures;
  • Fait preuve d’une excellente connaissance des questions de sécurité;
  • Fait preuve d’une bonne connaissance du protocole;
  • Disposer d’aptitude à la planification et à l’organisation de son travail de façon autonome;
  • Savoir utiliser l’outil informatique et l’Internet;
  • Reste calme et garde son contrôle dans les situations de pression; 
  • Discrétion et respect de la confidentialité;
  • Disposer de bonnes références professionnelles.

Required Skills and Experience

EDUCATION

  • De nationalité ivoirienne, le/l’Assistant(e) (e) doit avoir au minimum BAC+2 en administration, Ressources humaines, finances ou autre domaine équivalent
  • Formation / certification en Achats/ de Passation de Marchés serait un atout

EXPERIENCE 

  • Au moins 2 ans d’expérience pertinente en administration notamment dans une unité d’Achat et/ou de ressources humaines ; 
  • Connaissances en informatique et en Logiciels de Bureautique (MS Word, Excel);
  • La connaissance de Atlas serait un atout.
  • Avoir une expérience dans le Système des Nations Unies constituerait un atout.

LANGUE:

  • Jouir d'une parfaite maîtrise de l’anglais et du français écrit et oral ; parler couramment le français et l'anglais et être à l'aise à travailler dans les deux langues. 

 

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