Adjoint.e Administratif.ve Principal.e

Sous l’autorité et la supervision du/de la Chargé.e d’Administration, l’Adjoint.e Administratif.ve Principal.e fournit le soutien administratif et logistique au bureau et aux différents projets, assurant la qualité, l’exactitude, et la conformité du travail. l’Adjoint.e à l’Administration exécute des tâches de soutien administratif, général et spécifiques et favorise une approche client-orientée et efficiente compatible aux règlements de l’UNOPS dans l’utilisation des ressources disponibles pour la fourniture des services.

Depuis 1999, UNOPS CDMCO a diversifié et renforcé ses domaines d’expertise, contribuant ainsi activement aux efforts de développement durable menés sur le terrain. Il possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d’infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l’achat de biens et de services, en plus de proposer des services de gestion et de soutien aux projets.

Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1991, le Bureau Multi-Pays Démocratique Congo (CDMCO) de l'UNOPS couvre onze pays: Angola, Burundi, Cameroun, République Centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée Equatoriale, République Démocratique du le Congo, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le bureau multi-pays est opérationnel dans neuf des onze pays à ce jour; il dispose d'un portefeuille de plus de 30 projets et emploie plus de 260 personnes

1. Gestion administrative du bureau

2. Gestion logistique, des inventaires et des actifs

3. Gestion d’équipe

1. Appui à la Gestion Administrative du Bureau Pays

• Assurer la gestion des voyages en conformité avec les règles et procédures de l'UNOPS en élaborant les Travel Authorization en ligne, procéder à l'achat des billets conformément aux règles et procédures de l’UNOPS et au SOP en vigueur

• Assurer un contrôle minutieux des Travel Authorization/Claims transmis pour signature ;

• Enregistrer les paiements des DSA et claims dans One Unops; 

• Elaborer les Notes verbales liées aux voyages et assurer la délivrance des visas en appui aux voyages

• Assurer le traitement des factures et le suivi des paiements aux fournisseurs pour les services de: billets d'avion, de la fourniture d'eau, de la fourniture d'électricité, de courriers express

• Tenir le petty cash du bureau et assurer les opérations en conformité avec les procédures de l’UNOPS en la matière

• Préparer / rédiger des documents officiels et synthèses et assurer, au besoin, leur traduction écrite de l'anglais au français et vice versa

• Suivre et assurer la réception des documents entrants et distribution rapide aux unités concernées

• Préparer des formulaires de réquisition et bons de commandes pour les achats de billets

• Assurer la traduction orale en fonction des besoins

• Assurer la prise de note et la rédaction des compte-rendus lors des réunions internes de l’équipe UNOPS ainsi que lors des réunions avec les partenaires extérieurs

• Assurer la digitalisation et le classement électronique des copies de tous les documents importants du bureau

• Donner un appui à l’organisation et la logistique d’événements du bureau

• Assurer la gestion des fournitures de bureau, y compris les stocks de papeterie, le suivi de la distribution d'articles tel que requis pour le personnel

• Vérifier et attester des services administratifs au niveau du bureau

• Superviser la mise en oeuvre des systèmes logistiques conformément aux procédures de l’UNOPS

• Superviser la gestion du bureau et de l’espace

• Assurer le suivi logistique des biens du bureau et des projets gérés

• Établir et entretenir la précision des listes d’inventaires des outils, équipements, matériaux de construction, véhicules et du stock de fournitures de bureau etc…

• Avoir un contrôle effectif sur l’utilisation des équipements dans le secteur sous sa responsabilité en assurant l’identification individuelle des utilisateurs des biens

• S’assurer de la bonne réception des biens et équipements du bureau à travers des inspections et la préparation des rapports suivant les procédures de l’UNOPS

• Superviser les services de transport, l'utilisation et le dispatching efficient des véhicules au niveau du bureau

• Assurer un suivi régulier de la consommation et du fonctionnement des véhicules et des générateurs

• Evaluer et soumettre les demandes d'approvisionnement du bureau suivant un plan soumis en début de période

• Assurer la liaison avec l’unité d’approvisionnement pour le suivi des commandes d’achat, des contrats et des demandes de paiement

• Gérer, coordonner et superviser les processus et services liés aux expéditions, dédouanement  dans le respect des procédures de l’UNOPS

• Préparer les données relevant de ses tâches devant alimenter le rapport mensuel 

• Effectuer toute autre tâche liée à l’emploi en cas de besoin

• Superviser et assurer la fourniture de résultats et services de qualité par l’équipe sous sa responsabilité à travers une bonne planification et répartition des tâches, la gestion des performances, le coaching et la promotion d’un apprentissage continu

• Assurer la supervision pour la conformité des services rendus aux procédures en place

• Documenter et disséminer les bonnes pratiques pour l’apprentissage continu

• Diplôme d’étude secondaire ou de baccalauréat est requis
• Formation universitaire (Licence, Maîtrise ou bien Master), attestations d’études ou certification professionnelles en administration, finance (ou équivalent) est un atout

• Sept (7) ans d’expérience pertinente dans le domaine de l’Administration générale, de la Gestion Logistique, des Opérations ou d’Appui à la gestion des projets dans des ONG et Organisations internationales pour les candidat.e.s titulaires d’un bac

• Trois (3) années d’expérience est exigée pour les candidat.es ayant une Licence ou un L’expérience avec des organismes du système des nations unies est un atout

• Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et logiciels de bureau  ) Google suite est un atout

• Expérience dans traitement de systèmes basés sur le Web est un atout

• Français : très bonne connaissance (lu, parlé, écrit)

• Anglais : connaissance  (lu, parlé, écrit)  est un atout

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.