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Assistant Administratif (SSA/G5)

Goma

  • Organization: WHO - World Health Organization
  • Location: Goma
  • Grade: Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2022-08-16

TERMES DE REFERENCE ASSISTANT ADMINISTRATIF GS5/SSA

1) Contexte et justification / Raison d’être du poste
Apporter un appui administratif à l’unité PRSEAH dans le respect des politiques, procédures, règles et réglementation de l’OMS.

2) Description du poste
Objectifs du Programme et objectifs stratégiques immédiats

L’unité de prévention et de réponse à l'exploitation, aux abus et au harcèlement sexuels (PRSEAH) de l’OMS a pour mission de lutter contre les grands manquements à la responsabilité envers ceux avec qui et pour qui les humanitaires travaillent. Comme l'a clairement dit le Secrétaire général des Nations Unies, la confiance que les gens placent dans les humanitaires ne devrait jamais être ébranlée par des actes ignobles d'exploitation, d'abus et harcèlement sexuels. Donc, Il est de la responsabilité du personnel humanitaire et des fonctionnaires des Nations Unies de protéger ceux qu’ils servent. Tolérance zéro aux Exploitation, Abus et harcèlement reste l’objectif principale de l’Organisation des Nations Unies et l’OMS.

Contexte organisationnel
(Décrire le rôle de l’individu au sein de l’équipe, l’orientation et la supervision des supérieurs hiérarchiques et la formation ou l’information fournie à d’autres membres du personnel)
L’Assistant Administratif PRSEAH travaillera en étroite collaboration avec les autres membres du personnel administratif et particulièrement avec l’équipe PRSEAH de l’OMS. Le ou la titulaire est appelé (e) à travailler avec un minimum de supervision, conformément aux procédures et pratiques établies, traitant de questions de routine de façon indépendante et en se référant au superviseur pour des problèmes ou des situations inhabituelles. Une orientation générale est fournie par le superviseur ou un autre professionnel du personnel à travers des objectifs généraux et des instructions concernant l'affectation des ressources, les divisions et les besoins des programmes et des priorités.

Résumé des tâches assignées (Décrire ce que le/la titulaire du poste doit faire pour atteindre les principaux objectifs)
Sous la supervision du Coordinateur PRSEAH et les orientations technique l’Administrateur chargé des Opérations, l’Assistant Administratif fournit un appui aux gestionnaires et aux membres du personnel dans la réalisation des tâches ci-après :
1. Apporter une assistance administrative et logistique de l’unité PRSEAH ;
2. Organiser toutes les réunions internes et autres événements de l’unité PRSEAH en relation avec les collègues du bureau pays ;
3. Gérer la documentation de l’unité PRSEAH ;
4. Etablir les PV et rapports de réunion ;
5. Assurer la fluidité des informations entre le niveau central et les pôles ;
6. Contribuer à la mise à jour du système informatique de gestion de l’unité PRSEAH ;
7. Initier suivant la demande, la production de supports techniques documentaires de l’unité PRSEAH ;
8. Apporter un appui administratif aux responsables de l’unité dans la mise en œuvre des activités ;
9. Organiser les missions externes en relations avec les chargés de l’unité PRSEAH (réservation de salles de réunion et d’hôtels, Transports, etc) ;
10. Effectuer le suivi et l’affectation des équipements mis à la disposition de l’unité PRSEAH ;
11. Effectuer toutes autres activités demandées par le superviseur dans le cadre de ses compétences.

3) Profil de recrutement
Compétences : Génériques

1. Communiquer de manière crédible et efficace
2. Produire des résultats
3. Favoriser l'intégration et le travail d'équipe
4. Avancer dans un environnement en constante évolution
5. Se connaitre et se gérer

Compétences fonctionnelles :
Décrire les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste.
Tous les employés de l’OMS sont tenus d’avoir trois compétences, à savoir « le travail d’équipe », « le respect et la promotion des différences individuelles et culturelles », ainsi que « la communication ». Une solide expérience dans l’organisation des réunions et en évènementiels, la Connaissance des systèmes ERP, la capacité à identifier les insuffisances et les anomalies ainsi que la capacité à prendre des mesures correctives. Des bonnes capacités d’analyse ; Un haut niveau de discernement et esprit d’initiative ; Excellentes capacités rédactionnelles et un souci du détail.

EDUCATION
Formation (Qualifications)

•Essentielle : Fin d’études secondaires en administration générale avec une formation pratique axée en gestion.
•Souhaitable : - Un diplôme universitaire en gestion est un atout.

EXPERIENCE
· Essentielle :

- Au moins 5 à 7 ans d’expériences impliquant des responsabilités progressivement plus importantes en gestion administrative et de PSEA.
- Expérience des projets financés par les bailleurs de fonds
· Souhaitable :
- Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage

LANGUES
Une excellente connaissance de la langue française et une bonne connaissance de l’anglais.

Autres considérations
(Cadre de travail, si différent du cadre normal, compétences informatiques, etc.)
Maîtrise de l’outil informatique et aptitude à utiliser une variété de logiciels. La maîtrise de Microsoft Excel est indispensable pour l’utilisation des modules du WHO Global Management System (GSM). Excellentes connaissances des autres applications de Microsoft (Word, PowerPoint, etc)

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