Asistente de apoyo de oficina

Introducción

La OIT a través de la cooperación internacional viene ejecutando con diferentes entidades del estado colombiano, Programas de formación para el empleo y de reparación colectiva en el marco de una ruta de generación de ingresos y empleabilidad con enfoque en cierre de brechas de capital humano que participan en los proyectos, mediante el desarrollo de competencias laborales, procesos de formación integrados con estrategias transversales, socioemocionales, socio laborales, permanencia e intermediación. Todo lo anterior con un enfoque de cierre de brechas y atención de barreras de acceso al empleo e inclusión laboral.

En ese marco de acciones, la estrategia promueve la apropiación y el fortalecimiento de las capacidades de la organizaciones, asimismo dejan capacidades territoriales, permitiendo la articulación entre la formación y las demandas del sector productivo / empleador, con calidad de los servicios que posibilite que tanto la población participante de la formación como los empleadores puedan ver cumplidas sus expectativas, generando mayores oportunidades para el crecimiento social así como la reactivación y recuperación económica en el territorio.

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Estas iniciativas buscan la consecución de grandes resultados que, en su conjunto, posibilitarán que las personas beneficiarias puedan equiparar sus oportunidades, además que se encuentren en mejor posición para acceder y permanecer en el mercado laboral bajo condiciones de trabajo decente. 

Es así como surge la necesidad de contar con un asistente de apoyo de oficina con el fin de aportar en el desarrollo de actividades del proyecto relacionadas con servicios generales de apoyo de oficina, completando diversas tareas de apoyo estándar de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estas tareas contribuirán al funcionamiento puntual y efectivo de las actividades y podrán abarcar tareas relacionadas con la preparación de correspondencia, la preparación de documentos, el mantenimiento de bases de datos, el apoyo a reuniones, los trámites de viajes.

Principales funciones

Bajo la supervisión de la Coordinadora de Relaciones Institucionales de la Oficina de Proyectos de la OIT en Colombia, el funcionario realizará las siguientes funciones y responsabilidades.

1. Desempeñar las funciones de preparador(a) en el Sistema Administrativo de la Oficina para la preparación de las transacciones necesarias del proyecto.

2. Redactar correspondencia rutinaria y dar formato una serie de documentos como cartas de invitación, informes, documentos de trabajo, presentaciones, entre otros) relacionados con actividades del programa y/o proyecto en conformidad con el Manual de Estilo de la OIT y usando el software apropiado.

3. Otorgar apoyo secretarial, logístico y administrativo en reuniones, seminarios, talleres u otro tipo de eventos organizados por el programa y/o proyecto.  Esto incluye la distribución de documentos de trabajo y otros materiales para el desarrollo de dichas actividades.  

4. Apoyar las funciones de gestión de conocimiento del proyecto, mediante el uso del correo electrónico y otras herramientas que garanticen una comunicación efectiva con la Sede y con las demás oficinas en el terreno.

5. Mantener en orden y al día los archivos y registros oficiales relacionados con las actividades del programa y/o proyecto. Actualizar las bases de datos y los sistemas de información internos.  Hacer búsquedas básicas, consolidar información y registros para facilitar la preparación de informes a solicitud de su supervisor y/o colegas.

6. Gestionar oportunamente los preparativos de viaje para misiones: obtener autorizaciones de viaje, hacer reservas de alojamiento, consultar con la agencia de viajes sobre el procedimiento para obtener visas, solicitar visados de seguridad (security clearances), entre otras autorizaciones que se requiera para estos efectos.  Algunas de estas funciones también se deberán llevar a cabo cuando se realicen actividades y se traslade a los participantes entre diferentes localidades.

7. Colaborar con la preparación de documentos y materiales que se utilizarán durante las misiones del programa y/o proyecto en las localidades en las que realice sus actividades.

8. Mantenerse al día de los cambios en las políticas, procedimientos, directrices y procesos relacionados con sus funciones. 

9. Desempeñar otras tareas afines y/o funciones asignadas por el Coordinador Nacional del Proyecto y/o director de País.

10. Responder a consultas básicas por teléfono, correo electrónico y en persona o remitirlas a la persona/unidad adecuada. Proporcionar información fácilmente accesible en los archivos y bases de datos de la Oficina. Recibir a los visitantes y remitirle a la persona adecuada, y concertar citas.

Educación

Educación secundaria completa

Ventaja / Valorable / Deseable : Estudio universitario en áreas de administración e ingenierías.

Experiencia

Cuatro años de trabajo en funciones administrativas generales.

Ventaja:

Experiencia de trabajo en proyectos de cooperación técnica o con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo.
Experiencia laboral en una agencia del Sistema de Naciones Unidas, una organización no gubernamental, o de la cooperación internacional.
Experiencia laboral en áreas de contabilidad y/o finanzas y administración.
Conocimientos y habilidades de trabajo en algún campo administrativo.

Idiomas e informática

Excelente conocimiento del idioma de trabajo en el lugar de destino. Nivel intermedio de inglés

Uso de software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y navegadores de internet, de preferencia en el entorno Microsoft 365

Uso de herramientas colaborativas y para organización de reuniones virtuales.

Competencias

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al aprendizaje, comunicación y colaboración.

Técnicas generales

Habilidad para redactar correspondencia.

Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo. 

Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, trabajar bajo presión, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.  

Debe demostrar un comportamiento responsable y tener habilidad para tratar a las personas con tacto y diplomacia, tratar temas confidenciales con discreción y debe mostrar altos niveles de conducta ética. 

Habilidad para aclarar información, obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas. 

Habilidad para comunicarse efectivamente en forma oral y escrita. 

Precisión y habilidad para poner atención en los detalles, buscar y recuperar información de las bases de datos y recopilar informes.