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Registry Clerk

Conakry

  • Organization: WHO - World Health Organization
  • Location: Conakry
  • Grade: GS-4, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Documentation and Information Management
  • Closing Date: 2022-08-18

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Des unites d'appui administratif aux pays (CSU) ont etecreees dans la structure organisationnelle pour aider les directeurs de serviceet les membres du personnel a assumer pleinement leurs responsabilites dansl'environnement du Systeme mondial de gestion (GSM) et garantir le respect despolitiques, procedures, regles et reglements institutionnels sur toutes lesquestions et transactions administratives et financieres dans le contexte d'unprogiciel de gestion integre (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la direction et la supervision du responsable des operations, le ou la titulaire du poste executera les taches decrites ci-apres.Il ou elle assure la maintenance du systeme d'enregistrement du courrier et des archives enœuvrant essentiellement pour obtenir des resultats tels que:la configuration et le maintien en place du systeme d'archivage specifique aubureau de pays conformement au systeme d'archivage de l'OMS;l'ouverture de nouveaux dossiers thematiques selon la necessite et l'elimination desanciens dossiers en application du plan de conservation etabli;la tenue ajour des archives, en veillant a ce que les fichiers soient bien stockes etaccessibles; et la conservation securisee des documents;la mise adisposition de photocopies de documents contenus dans les dossiers confidentiels du service du courrier et des archives, a la demande de membresdu personnel; la fourniture d'une assistance en vue de la collecte des documents de reference et d'information a partir des dossiers disponibles;la mise enplace et la maintenance d'un systeme d'enregistrement des mouvements defichiers au sein du bureau; la tenue a jour des dossiers destines a lacirculation et a la lecture au sein du bureau;la preparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activites du servicedu courrier et des archives;la participation a la creation et a l'entretien d'un systeme electronique d'enregistrement du courrier ou d'archivage en etroite collaboration avec le personnel du service d'assistance informatique.Le ou la titulairedu poste assure une gestion efficace ducourrier en mettant l'accent sur les resultats ci-apres:la reception,l'enregistrement, l'encodage et la transmission des telecopies, des lettres etdes autres courriers entrants au service, a l'unite ou au fonctionnaire approprie; l'enregistrementet l'envoi des communications sortantes, y compris la valise diplomatique, etle suivi des expeditions; la preparation des formulaires de recapitulation des pieces jointes et des documents necessaires et la tenue ajour le dossier des colis recus par valise diplomatique pour s'assurer que tousles colis sont comptabilises.Le ou la titulaire du poste s'acquitte de toute autre tache qui pourrait lui etre confiee par son superieur hierarchique

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: un diplome de fin d'etudes secondaires ou une formation technique ou commerciale equivalente.
Desirable: une formation postsecondaire dans les domaines de l'enregistrement et du classement des dossiers, de la documentation ou d'autres formations analogues.

Experience

Essential: deux a quatreannees d'experience pertinente et la capacite a travailler avec un ordinateur.
Desirable: une experience de travail dans une institution dusysteme des Nations Unies ou dans une organisation multilaterale ou internationale a but non lucratif œuvrant pour le developpement sanitaire, ouune experience de travail dans toute autre institution du systeme des NationsUnies est un atout. Une experience de l'utilisation d'Oracle ou d'un autre progiciel de gestion integre est un avantage

Skills

Le ou la titulaire du poste maintient et tient ajour ses competences en informatique par des cours internes, par la formationen cours d'emploi ou par l'autoformation. Il ou elle doit suivre de pres l'evolution des procedures et pratiques, regles et reglements, et leschangements apportes a la structure organisationnelle au sein du departement,du groupe organique et de l'OMS, afin de pouvoir presenter cette structure ases collegues et d'expliquer les procedures.

WHO Competencies

Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Moving forward in a changing environment

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French.
Desirable: Beginners knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at GNF 114,941,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

  • This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
  • Only candidates under serious consideration will be contacted.
  • A written test may be used as a form of screening.
  • In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
  • Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
  • WHO is committed to workforce diversity.
  • WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
  • WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
  • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
  • This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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