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Project Assistant - NPSA 4

Brasília | Brazil

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Brasília | Brazil
  • Grade: Administrative support - Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: Closed
Background
 
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
 
Governo brasileiro, por meio da cooperação Sul-Sul, busca contribuir para a melhoria dos indicadores de desenvolvimento sustentável de países dos continentes americano, africano e asiático. Para tanto, tem celebrado acordos de cooperação que permitam a transferência de tecnologia e de conhecimentos, o compartilhamento de experiências e de boas práticas em políticas públicas com vistas a desenvolver capacidades individuais e institucionais nos países parceiros.
 
A Agência Brasileira de Cooperação (ABC) é o setor responsável no Ministério das Relações Exteriores pelas atividades de planejamento, negociação, elaboração, implementação, execução, monitoramento e avaliação de iniciativas de cooperação técnica Sul-Sul empreendidas pelo Governo brasileiro. De modo a cumprir com suas atribuições, e em função da intensificação de suas atividades, a ABC conta com o apoio técnico de profissionais habilitados em gestão de projetos desenvolvidos em diversas áreas, tais como agropecuária, saúde, desenvolvimento social, trabalho, administração pública, cultura, economia, transportes, dentre outras, bem como de profissionais com perfil administrativo, financeiro e gerencial.
 
Cabe destacar que as ações de cooperação Sul-Sul (CSS) brasileiras buscam alinhamento com as políticas nacionais de desenvolvimento do país, bem como visam ao cumprimento dos objetivos de desenvolvimento sustentáveis – Agenda 2030 das Nações Unidas. Nesse contexto, a CSS brasileira está voltada a ações nas áreas de educação, saúde e agricultura e outras, a exemplo de administração pública financeira e bancária, produção de medicamentos, desenvolvimento urbano, formação profissional. Busca-se, dentro do demandado pelos parceiros, a multidimensionalidade da atuação. A experiência brasileira é um referencial para os países cooperantes. A diversidade das realidades que o Brasil apresenta facilita o estabelecimento de um diálogo próximo das realidades de diferentes países africanos.
 
O Projeto BRA/18/026 “Melhoria da efetividade e transparência dos sistemas de registro de agrotóxicos dos países da América Latina e Caribe” tem como objetivo contribuir para o aumento da produtividade e competitividade do setor algodoeiro de países da América Latina e Caribe produtores da commodity, por meio do fortalecimento de capacidades técnicas e organizacionais das Instituições governamentais relevantes, a partir das experiências do Brasil em relação a registro de agrotóxicos.
 
Além do PNUD, participam do projeto, a Agência Brasileira de Cooperação (ABC), a Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária, o Ibama (Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais e Renováveis), o MAPA (Ministério da Agricultura, Abastecimento e Pecuária) e o Instituto Brasileiro do Algodão (IBA), responsável pelo financiamento das ações decorrentes do Projeto.
 
 
 
 
Duties and Responsibilities
 
Sob a supervisão direta da/o Gerente de Projetos, a/o Assistente de Projetos exercerá as seguintes atribuições:
 
 
Apoio à gestão técnica:
  • Apoiar a disponibilização e organização de informações técnicas que auxiliem a/o Gerente de Projeto na preparação de respostas às auditorias internas e externas dos projetos de cooperação técnica;
  • Auxiliar a elaboração, a implementação de mecanismos de monitoramento e avaliação (compilação de dados, dos questionários, da avaliação, das atividades, elaboração de quadros comparativos e gráficos, etc.);
  • Apoiar a elaboração dos relatos das missões técnicas, dos relatórios de progresso, dos relatórios finais e dos planos de trabalho anuais;
  • Auxiliar na elaboração dos Termos de Referências para os processos de compra de bens e serviços bem como na elaboração de minutas de documentos tais como: Contratos, Memorando de Entendimento, etc.);
  • Apoiar a condução e monitoramento dos fluxos e cronogramas de atividades, processos de compras, contratação de consultorias, contratos assinados, pagamentos e assinatura de Cartas de Acordo;
  • Manter estreito relacionamento com as instituições parceiras, apoiando na orientação quanto às dúvidas cotidianas e regras de implementação;
  • Organizar e acompanhar missões, reuniões técnicas de trabalho, visitas de campo e eventos relacionados.
 
 
Apoio administrativo, logístico e operacional:
  •  
  • Monitorar os fluxos das despesas dos projetos, incluindo o acesso ao sistema Atlas, o acompanhamento repasses de recursos e análise dos relatórios de prestação de contas;
  • Manter controle dos gastos dos projetos;
  • Elaborar planilhas de gastos e de relatórios de execução orçamentário-financeira dos projetos;
  • Apoiar a elaboração de revisão orçamentária e atualização do plano anual de trabalho;
  • Apoiar os procedimentos para realização de licitações para aquisição de bens e serviços (elaboração de Termos de Referência, realização de pesquisa de preço e monitoramento dos produtos ou serviços contratados);
  • Monitorar os contratos de pessoa física e jurídica no âmbito do Projeto;
  • Dar suporte administrativo e logístico na organização de conferências, workshops, realização de treinamentos, encontros técnicos, seminários, entre outros, incluindo providências relacionadas a viagens, transportes e hospedagens nacionais e internacionais;
  • Operar os sistemas corporativos de gestão de projetos e contratações do PNUD (Atlas, Intranet e Portal da JOF) em todo o ciclo dos projetos;
  • Garantir que todos os arquivos físicos e digitais dos projetos sejam devidamente arquivados;
  • Apoiar o agendamento de reuniões e a elaboração de atas;
  • Apoiar a tradução nos idiomas português/inglês/espanhol; Realizar funções de secretariado bilíngue durante missões internacionais (lista de presença, distribuição de documentos, compilação de apresentações, elaboração de Atas e aidememoires de reuniões, entre outros);
  • Preparar correspondências de rotina;
  • Realizar outras atividades demandadas pelo/a supervisor/a.
 
 
Apoio à gestão de conhecimento produzida ao longo da implementação do Projeto:
 
  • Manter-se atualizado sobre as regras administrativas, financeiras e operacionais do PNUD;
  • Assegurar a facilitação da gestão do conhecimento, a construção e o compartilhamento de informações; 
  • Prover orientação para as instituições parceiras sobre dúvidas de rotina e regras de implementação de projetos;
  • Apoiar a sistematização de banco de imagens e vídeos.
 
 
 
 
Competencies
 
 
Competências Comportamentais Essenciais:

 

Alcançar Resultados:

NÍVEL 1: Planeja e monitora o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega um trabalho de qualidade dentro do prazo

Pensamento Inovador:

NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é pragmático para resolver problemas, faz melhorias

Aprendizagem Contínua:

NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback

Adaptar com Agilidade:

NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida de forma construtiva com a ambiguidade/incerteza, é flexível

Atuar com determinação:

NÍVEL 1: Mostra determinação e motivação, capaz de entregar com calma diante da adversidade, confiante

Engajar-se e ser parceiro:

NÍVEL 1: Demonstra compaixão/compreensão para com os outros, forma relacionamentos positivos

Promover Diversidade e Inclusão:

NÍVEL 1: Apreciar/respeitar as diferenças, consciente do preconceito inconsciente, confrontar a discriminação

 
 
 
Competências Multifuncionais e Técnicas
 

Área temática

Nome

Definição

Direção de negócios e estratégia

Visão de negócio e Pensamento Comercial

Capacidade de compreender e lidar com uma situação de negócios de maneira a chegar a um bom resultado

Conhecimento e compreensão das estruturas operacionais da organização e capacidade de fazer bons julgamentos e decisões rápidas dentro de tais estruturas

Direção de negócios e estratégia

Pensamento Sistêmico

Capacidade de usar análise objetiva e julgamento de problemas para entender como os elementos inter-relacionados coexistem dentro do todo de um processo ou sistema, e considerar como a alteração de um elemento pode impactar outras partes do sistema

  Gestão de negócios

Facilitação do conhecimento

Capacidade de motivar indivíduos e comunidades de colaboradores a participarem e compartilharem, especialmente externamente

 

Desenvolvimento de negócios

Design baseado na Inteligência Coletiva

Capacidade de reunir grupos de pessoas diversos, dados, informações, ideias e tecnologia para projetar serviços ou soluções

 

Desenvolvimento de negócios

UNDP

Representation

Capacidade de representar o PNUD e compartilhar de forma produtiva o conhecimento e as atividades do PNUD; defender o PNUD, seus valores, missão e trabalho com vários constituintes

Ética

Conhecimento da política da ONU - ética

Conhecimento e compreensão do UN Staff Regulations and Rules e outras políticas relacionadas com a ética e integridade.

Agenda 2030: Engajamento e eficácia

ODS

Integração

Compartilhamento de conhecimento da Cooperação Sul-Sul e Triangular SDG Finance

Parceria Global para Cooperação Eficaz para o Desenvolvimento

 
 
 
Required Skills and Experience
 
 
Education:
  • Diploma do Ensino Médio ou Graduação em Administração de Empresas, Economia, Relações Internacionais ou áreas afins serão considerados.
 
 
 
Experience:
  • Em caso de Ensino Médio completo é requerido o mínimo de 4 anos de experiência profissional em identificação, elaboração, execução e/ou monitoramento de projetos de cooperação internacional ou em organismos internacionais;
  • Em caso de Graduação completa é requerido o mínimo de 1 ano de experiência profissional em identificação, elaboração, execução e/ou monitoramento de projetos de cooperação internacional ou em organismos internacionais;

 

 

 

Desired skills:

  • Experiência de no mínimo 1 ano em cooperação sul-sul ou em países em desenvolvimento, além do Brasil;
  • Conhecimento de procedimentos para implementação de projetos de cooperação técnica internacional no âmbito do Governo Brasileiro e da cooperação sul-sul;
  • Experiência na organização de eventos e acompanhamento de missões técnicas;
  • Experiência nas áreas de licitações, administração, contabilidade e prestação de contas
  • “Working knowledge” oral e escrito no idioma francês.

 

 

Required Language(s):

  • Fluência oral e escrita nos idiomas português, inglês e espanhol.

 

 

 

Disclaimer
 
 
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 
 
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
 
Applicant information about UNDP rosters
 
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
 
Scam warning
 
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
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