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Asistente de Administración

Managua

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Managua
  • Grade: Administrative support - LICA-4, Local Individual Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

1. Antecedentes generales del proyecto / asignación

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte,educación y salud, entre otras áreas. 

ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente,transparente y sostenible. 

iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares. 

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.

UNOPS viene brindando asistencia técnica en la implementación de proyectos de infraestructura de salud con el Gobierno de Nicaragua y diversos Bancos Internacionales de Desarrollo, La asistencia comprenderá entre otros el fortalecimiento de capacidades e implementación de programas y proyectos de inversión, desarrollo y/o revisión de estudios de inversión, diseños y estudios definitivos, y estrategias de adquisiciones, procesos de licitación y contrataciones, gerencia de obras de infraestructuras y supervisión de obras. 

Dado el contexto anterior se espera que el/la Asistente de Administración deberá apoyar a la Gerencia del Proyecto y el equipo en las operaciones del área de infraestructuras y adquisiciones de bienes en los aspectos de organización de documentos, apoyo administrativo, arreglos de viaje, investigación y recopilación de información y colaboración con las áreas de operaciones (finanzas, recursos humanos y adquisiciones). Se espera que él / ella contribuya a alcanzar y superar el desempeño de la organización y sus objetivos de servicio.

Functional Responsibilities

2.  Propósito y alcance de la asignación  

Para la ejecución de este proyecto se requiere la conformación de un equipo multidisciplinario de profesionales en distintas especialidades que lleven a cabo la gerencia técnica del proyecto así como también personal de soporte, quien bajo la supervisión del Project Manager, realizará las actividades necesarias para asistir en la ejecución del proyecto.

Responsabilidades

  • Organiza las citas para el supervisor, recibe visitas, lugares y pantallas de llamadas telefónicas y responde a las solicitudes rutinarias de información.

  • Provee apoyo administrativo y logístico a reuniones, comités, conferencias, etc.

  • Responde o redacta respuestas a la correspondencia estándar / rutinaria y otras comunicaciones.

  • Utiliza un paquete de procesamiento de textos para producir una gran variedad de documentos e informes grandes y complejos.

  • Revisa documentos y edita textos para precisión, gramática, puntuación y estilo, así como para el cumplimiento de las normas establecidas para el formato.

  • Realiza tareas administrativas generales (por ejemplo, registro de licencia y asistencia, arreglos para reuniones y otros eventos, seguimiento del presupuesto, etc.).

  • Realiza los arreglos de viaje y de hotel y prepara las autorizaciones / reclamaciones de viaje para el supervisor(es).

  • Investiga, compila y organiza información y materiales de referencia de diversas fuentes para los informes. Crea hojas de cálculo y presentaciones; Administra y actualiza bases de datos para listas de correo y otra información; Y mantiene archivos electrónicos y de papel.

  • Revisa, registra, distribuye y procesa el correo entrante. Sigue las acciones inminentes de seguimiento.

  • Colaborar con las diferentes áreas operativas de la oficina (Administración, Finanzas, Adquisiciones) a lo largo de todo el desarrollo de los proyectos asignados.

  • Cualquier otra actividad solicitada por el Project Manager.


Procedimientos:

  • Seguir las normas y procedimientos de UNOPS para la gestión de proyectos, así como garantizar el cumplimiento de todas las políticas de la organización (Directivas de la Organización e Instrucciones Administrativas). 

Gestión de los conocimientos:

  • Asistir en la sistematización las lecciones aprendidas utilizando la plantilla de informes

  • Mantener actualizadas las plataformas de UNOPS con las informaciones de avance del proyecto..



El TDR adjunto despliega la mayor parte de las funciones, experiencia y conocimientos requeridos, por favor descárguelo para ampliar la lectura completa de esta sección.

Contexto de la posición:

Bajo la guía de la Asociada Senior de Administración y la supervisión del Country Manager, el/la Asociado/a Ejecutivo/a  apoya y supervisa personal prestando servicios técnicos y administrativos, incluyendo procesos especializados y no especializados, transacciones en administración y logística de la oficina, asegurando eficiencia y calidad en la prestación de servicios.

Así mismo, gestionará la agenda del Country Manager y el HOP, coordinando directamente la logística de eventos y reuniones, ante entidades privadas y gubernamentales, como punto focal de la Oficina de Nicaragua para estos efectos.  El/La  Asociada Ejecutiva promueve un enfoque orientado al cliente y consistente  con las reglas y regulaciones de UNOPS en la oficina.  

Contexto de la posición:

Bajo la guía de la Asociada Senior de Administración y la supervisión del Country Manager, el/la Asociado/a Ejecutivo/a  apoya y supervisa personal prestando servicios técnicos y administrativos, incluyendo procesos especializados y no especializados, transacciones en administración y logística de la oficina, asegurando eficiencia y calidad en la prestación de servicios.

Así mismo, gestionará la agenda del Country Manager y el HOP, coordinando directamente la logística de eventos y reuniones, ante entidades privadas y gubernamentales, como punto focal de la Oficina de Nicaragua para estos efectos.  El/La  Asociada Ejecutiva promueve un enfoque orientado al cliente y consistente  con las reglas y regulaciones de UNOPS en la oficina.  

Education/Experience/Language requirements

5. Calificaciones y experiencia

a.Educación

  • Finalización de estudios secundarios es requerido

  • Estudios universitarios o técnicos en carreras afines a las funciones o el objeto del proyecto, ej. Administración, ingeniería civil o arquitectura, pueden sustituir años de experiencia laboral requerida (4 años).

  • Se valorará conocimiento y manejo de AutoCAD, Microsoft Project y programas afines.

  • Se valorará conocimiento y manejo de G-Suite (Google Docs, Google Sheet, GMail…) 

b. Experiencia Laboral

  • Se requiere mínimo de 4 años (o menos en función de los títulos académicos aportados) de experiencia brindando soporte administrativo a proyectos.

  • Deseable experiencia en proyectos de infraestructura.

  • Deseable experiencia en organismos de desarrollo internacional.

c.  Lenguajes

  • Se requiere manejo fluido del idioma español.

  • Deseable nivel básico de inglés

Competencies ES


Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

  • Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Individual (contrato regular mensual)
  • Contrato Regular Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.
  • Nivel de Contrato: LICA 4 (ICS-4) - Contrato local. Se anima a candidato/as locales o extranjero/as (que cuenten con permiso de trabajo y residan en Nicaragua), a postularse en la presente convocatoria.
  • Duración de Contrato: Indefinido: contrato abierto, sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio.
  • Duty station: Managua, Nicaragua
  • Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. 
Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles.
UNOPS es un empleador incluyente, por lo que invitamos a postularse a mujeres y hombres indistintamente de su etnia, discapacidad, orientación sexual o identidad de género. Estamos comprometidos a promover una representación equitativa.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.
 

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados/as para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • Para contratos retainer / lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación aproximada de 20 horas.
  • El/La candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS. 
  • Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. 
La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.
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