Asistente de administración (monitoreo de proyectos)

Buenos Aires

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Buenos Aires
Grade: Administrative support - LICA-4, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
- Monitoring and Evaluation
- Project and Programme Management
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

En el marco de sus actividades en la República Argentina, UNOPS conforma equipos de trabajo para apoyar en el diseño y la ejecución de diversos proyectos que requieren la contratación de un/una Asistente de administración (monitoreo de proyectos) dada las necesidades de intervención en áreas de desarrollo Urbano y las políticas aplicadas en el territorio de la República Argentina, para lograr la implementación de proyectos que aúnen áreas como infraestructura, fortalecimiento de actores y desarrollo social, involucrando a todos los actores que puedan intervenir en un proyecto: sector público (ministerios nacionales, provincias, municipios), organizaciones sociales y cooperativas, sector privado, beneficiarios/as y otras agencias del Sistema de Naciones Unidas.

El Programa “Mejoramiento de la Infraestructura Federal para el Desarrollo Sostenible (MIF)” dependiente del Ministerio de Obras Públicas de la República Argentina, tiene como principal objetivo contribuir al desarrollo de la Infraestructura Urbana en todas las áreas de la República Argentina para poder proyectar y fomentar el desarrollo local, humano, la integración social y la cultura de los mismos, a través de:

Ejecución de Proyectos de Renovaciones Urbanas;
Intervención territorial de evaluación y ejecución;
Formulación y ejecución de obras de Infraestructura Urbana;
Adquisición de equipamiento e insumos para atender déficits de infraestructura urbana;
Ejecución de obras en el espacio público (playones deportivos, plazas, veredas, peatonalización de espacios públicos, cordón cuneta)
Fortalecimiento Institucional del Ministerio de Obras Públicas, así como de los restantes actores/entidades asociadas a la ejecución de este programa.

El programa contribuye con los planes de Infraestructura Federal, para la ejecución de obras de infraestructura de urbanización, con el fin de posibilitar el acceso a los servicios básicos, a la consolidación barrial y la puesta en valor del espacio público, al desarrollo de las infraestructuras para la recuperación de la matriz productiva, a la construcción de equipamiento social para el fortalecimiento de las redes comunitarias y sanitarias, teniendo como ejes la equidad en el acceso a los servicios públicos por parte de la ciudadanía, la creación de puestos de trabajo, la promoción de la inclusión social y el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

El Programa MIF se ejecuta con la asistencia y cooperación de la Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS).

Functional Responsibilities

Bajo la supervisión del Responsable y/o Gerente de Proyecto el/la Asistente de Administración (monitoreo de proyectos) llevará a cabo las siguientes tareas:

1. Implementación del proyecto

Preparar y mantener los archivos del proyecto, incluyendo reportes internos y externos.
Apoyar en la gestión de flujos de información del proyecto por la vía de procedimientos de control documental;
Apoyar en el monitoreo de asignación de tareas encargadas por el Gerente de Proyecto a los equipos de trabajo, verificando el cumplimiento de actividades e hitos de ejecución;
Apoyar al Responsable y/o Gerente de Proyecto en las tareas de seguimiento de las actividades y productos del proyecto;
Apoyar al Responsable y/o Gerente de Proyecto en la documentación de las desviaciones con relación a los planes;
Apoyar al Responsable y/o Gerente de Proyecto en la documentación de informes y reportes de ejecución y/o monitoreo del proyecto;
Apoyar al Responsable y/o Gerente de Proyecto en el mantenimiento de archivos electrónicos y archivos de adquisiciones, recursos humanos y finanzas, de acuerdo a las Directivas de UNOPS.

2. Gestión de transacciones:

Ingresar al sistema contable (one UNOPS) las solicitudes de pago del proyecto;
Apoyar en el relevamiento de información para la elaboración de reportes financieros del proyecto;
Apoyar en la consolidación de la documentación de respaldo de transacciones financieras para fines de revisión y auditoría.

3. Relación con partes interesadas:

Apoyar en la organización, y registro de resultantes de las instancias de coordinación con asociados, proveedores, gobiernos locales, agencias de la ONU, organizaciones no gubernamentales, con la finalidad de facilitar el desarrollo de las actividades de UNOPS en el proyecto;
Apoyar en la documentación de los informes de ejecución para los distintos actores del proyecto;
Proveer insumos de información a él o la Responsable de Comunicaciones del proyecto;
Colaborar con los recursos humanos del proyecto en aspectos logísticos, de coordinación, resolución de problemas, viajes, misiones a terreno, emisión de reportes, etc.

4. Gestión de conocimientos; misceláneos

Apoyar la compilación de lecciones aprendidas y mejores prácticas del proyecto;
Apoyar en la preparación de las instancias de formación de capacidades desarrolladas en el proyecto.
Realizar contribuciones a las redes de conocimiento y comunidades de práctica;
Desempeñar otras funciones y actividades que sean requeridas por el Gerente de Proyecto;
Actuar como back - up de otros/as Asistentes de administración (monitoreo de proyectos).

El objetivo principal de esta asignación está vinculado a la gestión efectiva de los procesos/ actividades de rendición de cuentas.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación

Se requieren estudios secundarios completos.
Título universitario/ tecnicatura será considerado un plus y permite reemplazar algunos años de experiencia relevante.

b. Experiencia laboral

Mínimo 4 años de experiencia (de acuerdo a título aportado) progresiva en apoyo a áreas de gestión de proyectos, con entidades públicas, privadas o internacionales. (Con estudios secundarios se precisan 4 años de experiencia, con tecnicatura se precisan 2 años de experiencia y con licenciatura 0).
Se requiere experiencia con herramientas básicas del Google Pack (Gmail, Google Docs, Google Sheets y Google Slides) o del Office Pack (Word, Excel, Powerpoint).
Se considera un plus aportar experiencia en sector público.
Se considera un plus experiencia en Organizaciones Sociales.
Se considera un plus experiencia de trabajo en campo.

c. Idiomas

Se requiere dominio nativo del idioma español.
Inglés es un requisito deseable.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA)
Nivel de contrato: Local ICA 4 - Soporte
Duración del contrato: Indefinido. Contrato Continuo ICA sujeto a requerimientos de la organización, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.

Este contrato se establece en la modalidad de Contrato regular mensual, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). 7 p.m. Argentina
Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Los perfiles GPRS incompletos no serán considerados.
Favor de adjuntar los títulos académicos.
Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de unas 4 horas.
El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales.

La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas y grupos diversos. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a sus colaboradores y reconoce la importancia de mantener un equilibrio entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política estricta de armonización laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.
A solicitud, UNOPS busca acomodar razonablemente a candidatas y candidatos con necesidades especiales.
La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

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