Assistant/e programme VNU

Details

Mission and objectives

Dans le cadre d’un processus de transformation que le Programme VNU a engagé des 2017, un processus de régionalisation et restructuration des unités terrain VNU a été effectué en accord avec les priorités stratégiques du Programme. Ainsi, 6 bureaux régionaux ont été établis à Bangkok, Dakar, Nairobi, Amman, Panama et Istanbul dont la responsabilité est de (i) soutenir les efforts déployés par les États membres dans la réalisation des ODD par le volontariat et (ii) mobiliser des Volontaires des Nations Unies pour appuyer les activités du système des Nations Unies à l’échelle de pays et de la région. Au niveau des pays, les unités de terrain du programme VNU interagissent avec les entités des Nations Unies pour intégrer le volontariat de manière stratégique dans la mise en œuvre et la réalisation de leurs missions. Dans le cadre de ce processus, le programme VNU collabore avec les entités des Nations Unies afin d’identifier les possibilités, pour les volontaires, d’apporter une valeur ajoutée spécifique et unique aux programmes de développement et aux missions de maintien de la paix.

Context

Les unités de terrain des VNU sont principalement responsables de la mobilisation et du placement des Volontaires des Nations Unies dans les agences, fonds et programmes des Nations Unies axés sur la paix, le développement et les besoins humanitaires. Les unités de terrain des VNU représen-tent et positionnent les VNU dans leurs pays respectifs et proposent des solutions intégrées basées sur l’engagement volontaire à ses partenaires, que ce soit le gouvernement, les entités des Nations Unies, la société civile et le secteur privé. Supervision, initiation, orientation et devoir de protection des Volontaires des Nations Unies. Les Volontaires des Nations Unies devraient bénéficier du devoir de protection et de diligence de l’entité hôte égal à celui de tout son personnel. L’appui de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies inclut, mais n'est pas limité à : • Des séances d'information préliminaires sur l'organisation et sur le contexte profession-nel y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orientation vers l'environnement local ; • Un appui administratif à l’arrivée, y compris l’ouverture de comptes bancaires, les de-mandes de permis de séjour et autres démarches officielles requises par le gouverne-ment hôte ou l'entité hôte ; • Une orientation, un mentorat et un encadrement adéquats par un superviseur, y compris la provision d’un plan de travail clair et d’une évaluation de performance ; • L'accès à l'espace de bureau, aux équipements de bureau, l’appui informatique et à tous les autres systèmes et outils requis pour atteindre les objectifs de l’affectation, y compris une adresse électronique de l'entité hôte ; • L’accès aux connaissances institutionnelles, ainsi qu’aux programmes de formation et d'apprentissage de l'entité hôte ; • L’inclusion du volontaire dans le plan de sécurité ; • La gestion de ses congés ; • Des indemnités journalières de subsistance pour les voyages officiels, le cas échéant ; • Tous les changements apportés à la description de l'affectation entre le recrutement ef-fectif du Volontaire des Nations Unies et son arrivée sur son lieu d’affectation ou pendant l’affectation doivent être officialisés avec le Programme des Volontaires des Nations Unies.

Task description

Sous la supervision directe de l’Analyste au Programme VNU, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes : Appui au déploiement et à la gestion des volontaires Fournir un appui logistique et administratif aux agences hôtes et aux volontaires ONU pour les re-crutements et gestion administrative des affectations comme suit : 1. Sélection des candidats • Appui administratif aux agences hôtes dans la coordination et l’organisation des évaluations, entretiens des candidats (e.g. tests écrits, entretiens, desk reviews) ; • Soumettre les documents relatifs à la sélection au Volunteer Service Center basé au siège du Programme VNU à Bonn pour leur action 2. Arrivée et orientation des volontaires ONU • Fournir le soutien nécessaire aux Volontaires des Nations Unies à leur arrivée, pour l’ouverture des comptes bancaires, formulaires requis pour obtenir des visas, des permis de résidence, etc. • Appuyer les agences hôtes et les Volontaires ONU dans l’émission de permis / visa de rési-dence, des cartes d’identité VNU et accès aux systèmes tels qu’-e-services, UVP pour les volontaires ; • Effectuer les sessions d’information pour les volontaires sur les procédures administratives et l’engagement volontaire conformément aux descriptions d’affectation • Organiser et coordonner les sessions d’information et de présentation par les agences hôtes, faciliter les adresses email professionnelles • Confirmer l’arrivée des Volontaires ONU et leurs personnes à charge auprès de VSC (Vo-lunteer Service Center) au siège VNU ; • S’assurer que les contrats, les désignations de bénéficiaires sont dument signés et envoyés au VSC au siège. 3. Appui pendant l’affectation • Suivre le statut contractuel de tous les Volontaires des Nations Unies en service et faire la liaison avec les agences hôtes pour les prolongations, remplacements, rapatriements, etc. Faire le suivi avec VSC au siège. • Faire le suivi sur la gestion du payroll et collecter les informations relatives aux droits tels que congés dans les foyers, remboursement de MORSS (gardiennage, etc.) • Fournir une assistance logistique et administrative d’urgence en cas d’évacuation médi-cale/sécuritaire ou en cas de décès d’un/e volontaire ONU et appuyer l’agence hôte dans la gestion de crise ; • Appuyer les Volontaires ONU dans leurs formalités de fin d’affectation, y inclut visas de sor-tie, checklist a compléter pour les paiements des indemnités de fin d’affectation. • Appuyer les volontaires dans leurs demandes de congés dans les foyers • Maintenir à jour dans UVP les dossiers des Volontaires des Nations Unies affectés dans le pays, en veillant à ce que toute la correspondance nécessaire y soit reflétée • Maintenir une liste de contacts de tous les Volontaires des Nations Unies en activité, y com-pris leurs personnes à charge reconnues ; • Appuyer les ressources humaines dans le processus de traitement des réclamations ainsi que la gestion du payroll des VNU ; • Effectuer d'autres tâches administratives selon les besoins. 4. Assurer la promotion et la mobilisation des volontaires en ligne auprès des partenaires dans le pays. - Identifier les opportunités de moblilisation des volontaires en ligne - Organiser des sessions périodiques d’information auprès des agences et autres structures. En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la do-cumentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activi-tés commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur parti-cipation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la pu-blication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou en-courager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.