Travel Protocol Assistant

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les CSUs ont ete instaures dans la structure organisationnelle de l'OMS pour apporter un appui aux responsables de programmes et aux staffs, dans le but de leur permettre d'assumer entierement leurs responsabilites dans l'environnement du GSM et egalement assurer le respect des textes, principes et procedures de l'OMS, dans toutes les transactions administratives et financieres et tout type de transaction dans le contexte du nouveau systeme ERP (Enterprise Resource Planning).

DESCRIPTION OF DUTIES

L'Assistant Travel & Protocole rend compte au Charge des Operations et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dans la gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants:TravelOrganisation des voyages et des reunions. Initier et gerer les plans de reunion dans le GSM; Initier et gerer les requetes de voyages pour les reunions et missions officielles; Gerer les arrangements administratifs pour toutes les missions et les reunions officielles du bureau pays ainsi que les plans de voyage.Assure la conformite et le respect des politiques liees au voyage; Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations des missions; Initie et fait le suivi des requetes de voyages officielles dans le systemeGere les demandes de reservation des chambres pour les staffs ou consultants en mission au Togo. A cet effet, il/elle est responsable de la gestion des relations et de la mise a jour des informations sur les hotels et sites d'hebergement repondant aux criteres de securite des Nations Unies au Togo.Veille a informer le staff de toutes les modifications apportees aux SOP dans le cadre des voyages.Assiste l'ensemble du personnel dans la mise a jour et la soumission des plans de voyage dans le systeme et dans la soumission des claims dans les delais. Assiste dans la production de rapports, statistiques et/ou collecte d'informations en cas de besoin.Fais le suivi avec les collegues de l'Unite Travel Procurement des autres pays, du bureau regional et du Siege pour les formalites liees aux deplacements des staffs et du personnel du Ministere en mission dans le cadre des activites financees ou suivies par le Bureau de l'OMS au Togo.Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations liees aux voyages.Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'equipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.ProtocoleInitie et fait le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de visas de tout le personnel et les consultants en mission au Togo.Initie et fait le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de badges pour tout le personnel aupres de l'UNDSS.Assure la facilitation pour les voyages officiels de Monsieur le Representant et de toute autre personnalite en visite au Togo.Assure le suivi des relations entre le Bureau de l'OMS au Togo et le Ministere des Affaires Etrangeres pour toutes les procedures liees aux activites du bureau et necessitant leur intervention. Produit une situation hebdomadaire des visas et arrivees et departs du bureau et assure la coordination avec la logistique pour le transport et l'hebergement des staffs et/ou consultants en mission au Togo.Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'equipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplome d'etudes secondaires suivies d'une formation en Administration et Gestion.
Desirable: Bac 2 en Administration et en gestion.

Experience

Essential: Au moins 5 annees d'experience dans une institution publique ou privee reconnue.
Desirable: Experience dans des postes d'appui administratif ou dans le suivi des voyages au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une experience dans les systemes bases sur Oracle ou un autre systeme similaire a ERP est un atout.

Skills

Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise,actualiser ses connaissances dans l'utilisationde la technologiemoderne de bureaupar le biaisdescours internes,surle tasou l'auto-formation.Il / ellese tient au courantdeschangements dans les procedureset les pratiques, regles et reglements, la structure organisationnelle,dans le Bureau Pays, le groupe organiqueet l'OMS,pour etre en mesuredebriefer et expliquer les procedures aux autres membres du personnel.

WHO Competencies

Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Ensuring the effective use of resources

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French.
Desirable: Intermediate knowledge of English. Intermediate knowledge of Langues locales.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XOF 9,526,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.