By continuing to browse this site, you agree to our use of cookies. Read our privacy policy

PUBLISHING ASSISTANT [Temporary]

Geneva

  • Organization: UN - United Nations
  • Location: Geneva
  • Grade: GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Communication and Public Information
  • Closing Date: 2022-10-15

Org. Setting and Reporting

Ce poste se situe dans l’Unité de Production de la Section des Impressions au sein du Service de la production et de l’appui dans la Division de la gestion des conférences, Département de l'assemblée générale et de la gestion des conférences, Genève. Le titulaire travaille sous la supervision du Chef du groupe de production.

Responsibilities

Sous la supervision générale du Chef de la Section des Impressions et la supervision directe du Chef de l’Unité de production, le titulaire sera responsable des fonctions suivantes:

• Etudie toutes les spécifications techniques des publications soumises pour l’impression (type de papier demandé, tirage, nombre de couleurs dans la publication, etc.) propose la méthode de production la plus rentable avec le matériel adéquat, et le délai d’exécution nécessaire à la réalisation du produit et informe les départements demandeurs ;
• Réalise un dossier de travail en utilisant un logiciel spécialisé dans le domaine de la gestion du flux de production, et fait le suivi avec le chef de l’unité de production ;
• Rassemble, à l’aide de logiciels spécialisés dans le domaine, des estimations des coûts de production et de la comptabilité, toutes les données techniques requises pour l’estimation des coûts de production des impressions internes des publications, affiches, bulletins, fourres, dépliants, le coût des fournitures, de la main d’oeuvre, et l’amortissement du matériel et de l’équipement de la section ;
• Etudie les méthodes optimales à employer pour le pré-presse, l’impression, et la reliure ;
• Fournit les estimations avec les variations de coûts pour les options demandées par le département demandeur. Effectue le suivi avec les clients pour assurer l'approbation du budget par les gestionnaires de fonds, et assurer le lien avec le Bureau Exécutif pour la validation des lignes budgétaires avant soumission du travail ;
• Interprète correctement les paramètres requis pour l’estimation du coût de tous les travaux ; enregistre, dans le logiciel spécialisé dans le domaine des estimations des coûts de production et de la comptabilité, les informations des coûts globaux et du coût unitaire du produit ;
• Si, à la suite de l'analyse, le travail exige l'utilisation de consommables qui ne sont pas en stock (p. ex. papier, encre) ou de services qui ne sont pas fournis (p. ex. gaufrage), Le titulaire du poste pourra être amené à les solliciter à l'externe en utilisant le processus « Low Value Acquisition » ;
• Effectue la livraison journalière du stock de papier pour la production, contrôle et saisit les mouvements du matériel en donnant les informations (état du stock) au superviseur de l’Unité de production ;
• Le titulaire du poste effectuera toutes les fonctions demandées par la direction, en fonction de leur sous-unité de production d'origine.

Competencies

PROFESSIONALISME :
Bonne connaissance des processus de graphisme, d'impression et de reliure dans domaine de l’imprimerie. Connaissance en matière de devis et de comptabilité dans le domaine de l’imprimerie. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés. De tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise.

APTITUDE A LA COMMUNICATION :
S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse. Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.

SOUCI DU CLIENT :
Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue. Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre. Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieurs qu’extérieurs, afin de pouvoir devancer les problèmes. Tenir les clients informés de l’avancement des projets. Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

SENS DES RESPONSABILITES :
Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements. Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité. Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation. Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées. Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Education

Diplôme d’études secondaires accomplies ou équivalent.

Work Experience

Au minimum 5 années d’expérience et de pratique dans le domaine de l’imprimerie, dont au moins 1 année préférable au sein des Nations Unies sont requises.

Une très bonne expérience du calcul des coûts et de l'estimation dans le domaine de la conception graphique pour les publications imprimées et en ligne est souhaitable.

Une très bonne expérience du calcul des coûts et de l'estimation dans le domaine de la conception graphique pour les publications imprimées et en ligne est souhaitable.

Languages

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste affchiché, la maîtrise du français est requise. Bonne connaissance de l’anglais est requise afin de communiquer avec les clients.

Assessment

L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

Special Notice

• Ce poste n'est vacant que pour une période provisoire jusqu'au 15 Novembre 2021, avec possibilité d'extension selon les disponibilités financières.
• Si le candidat sélectionné est un fonctionnaire du Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies, il s'agira d'une affectation temporaire. Si cette affectation temporaire peut permettre au candidat sélectionné d'acquérir de l'expérience, elle ne porte que sur une période limitée et ne préjuge en rien de la sélection du futur titulaire du poste. Selon les modalités de financement du poste à pourvoir, le droit de faire acte de candidature pourrait être limité aux candidats basés dans le lieu d'affectation concerné.
• Pour cette vacance de poste temporaire, le droit de faire acte de candidature pourrait être limité aux «candidats internes», qui ont été recrutés à l'issue d'un concours, dont les modalités sont prévues par la disposition 4.16 du Règlement du personnel, ou d'une procédure de sélection sanctionnée par un organe central de contrôle, comme prévu par la disposition 4.15 dudit Règlement.
• Les fonctionnaires des organisations appliquant le régime commun des Nations Unies qui atteindront l'âge réglementaire de départ à la retraite au cours de la période considérée ne peuvent pas se porter candidats. Le fait de faire acte de candidature ou d'être sélectionné pour cette vacance de poste temporaire est sans effet sur l'âge réglementaire de départ à la retraite, cette date ne pouvant être repoussée. Les retraités ayant dépassé l'âge de départ obligatoire à la retraite qui souhaitent être considérés pour cet emploi temporaire, doivent sélectionner "départ à la retraite" pour le motif de leur départ. Les retraités ne peuvent être employés par l'Organisation que si les conditions suivantes sont remplies : (a) L'Organisation ne peut faire face à ses besoins opérationnels, aucun fonctionnaire qualifié n'étant disponible pour exercer les fonctions considérées ; (b) L'engagement proposé n'a pas d'effets préjudiciables sur les perspectives de carrière ou les possibilités de réaffectation d'autres fonctionnaires et constitue un moyen économique et rationnel de répondre aux besoins du service.
• Le recrutement pour ce poste est soumis à la règle 4.4 du Règlement du personnel de l'Organisation des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et catégories apparentées sont recrutés dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu'ils ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le fonctionnaire nommé à un poste visé par la présente disposition n'a pas droit aux indemnités et prestations réservées exclusivement au recrutement international.
• Seuls les lauréats du test d’aptitude standardisé pour les services généraux peuvent être nommés aux postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Les candidats n’ayant pas réussi ce test au moment où ils font acte de candidature peuvent être invités à le passer ultérieurement.
• Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.

United Nations Considerations

According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.

You need an Impactpool account to apply for this job

It's free and takes only a moment to sign up

Sign up and apply

Already a member of Impactpool?

Sign in to your account
or