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Asistente Administrativo (a) Financiero (a) para proyecto

San Salvador | El Salvador

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: San Salvador | El Salvador
  • Grade: Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Legal - Broad
    • Administrative support
    • Banking and Finance
    • Project and Programme Management
  • Closing Date:
Background
 
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
 

La economía de El Salvador se caracteriza por un bajo crecimiento. Para el año 2020, La Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) estimó que se experimentaría una reducción del Producto Interno Bruto (PIB) de El Salvador de 8,6%. Los datos del Banco Central de Reserva (BCR) reportaron a finales del 2020 una caída del 7.9% en el PIB provocada en gran medida por el impacto de COVID-19. Además, la recesión económica provocó pérdidas de empleo, por  ejemplo, en el primer semestre de 2020 se perdieron más de 60,000 empleos formales. Los sectores más afectados por el COVID fueron los servicios turísticos, la industria cultural, los servicios educativos, el transporte, hotelería entre otros. Los cuales son sectores en los que se concentra la participación de la mujer en el mercado laboral.

 

En este contexto, el proyecto  busca generar capacidades locales en las comunidades seleccionadas y áreas de intervención, especialmente mujeres emprendedoras, a través del desarrollo de capacidades para la generación local de productos y servicios turísticos de calidad que resalten la cultura local, y donde los participantes apliquen herramientas digitales, conocimientos y habilidades adquiridas para generar empleos e ingresos como medio para prevenir la migración irregular y crear oportunidades que faciliten la reintegración de los repatriados a los territorios locales.

 

El objetivo del proyecto es promover un desarrollo económico dinámico e inclusivo en El Salvador, a través de 3 grandes resultados:

Resultado 1: Aumento de los ingresos de las MIPYME a través de la tasa de crecimiento de las ventas promedio de la organización beneficiaria (empresas) del proyecto.

Resultado 2: Capacidad digital fortalecida a través de una tasa de mejora de las capacidades de empleo digital.

Resultado 3: Aumento de la calidad del empleo a través de la proporción del empleo formal en empleos no agrícolas, por género.

 

El proyecto es ejecutado en forma directa por PNUD, modalidad DIM es decir aplicando políticas, reglas y regulaciones del PNUD, con el financiamento de la Agencia de Cooperación Internacional de Corea (KOICA) y teniendo como aliados nacionales para la realización de las actividades a CONAMYPE y MITUR.

 
Duties and Responsibilities
 

Entre sus responsabilidades se encuentran las siguientes:

 

Funciones administrativas

  1. Proporcionar asistencia administrativa y logística a la unidad de ejecución el proyecto.
  • Apoyar en el control de inventario de los equipos y mobiliario en custodia del proyecto, a fin de velar por el buen uso de estos.
  • Apoyar la organización de reuniones internas de trabajo y con los involucrados del proyecto virtuales y presenciales (realizar convocatorias, reserva de sala, lista de asistencia, entre otros servicios requeridos en coordinación con las áreas organizacionales responsables).
  • Apoyar en la organicación de visitas de campos relacionadas con las actividades del proyecto, coordinar los trámites necesarios para la programación de vehículos y demás trámites de salida.
  • Mantener actualizado datos de contactos de los interesados claves del proyecto a nivel interno y externo.
  • Organizar y mantener actualizado todos los archivos del proyecto, incluidas la gestión de compras, las consultorías y asistencias técnicas contratadas.

 

  1. Asistir en la preparación de informes y otros documentos a solicitud de PNUD, donante y/o la Junta del Proyecto.
  • Redacción y gestión de notas, cartas, memorandum, entre otros documentos que apoyen la gestión administrativa del proyecto.
  • Facilitar información administrativa/financiera durante evaluaciones al Proyecto, y apoyar en la revisión de documentos o informes finales de los estos.
  • Apoyar a la coordinación del proyecto en la elaboración y actualización del Plan Operativo Anual y demás documentos de planificación.

 

Funciones financieras y contables

 

  1. Apoyar la gestión administrativa de las adquisiones del proyecto.
  • Brindar apoyo en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios  identificando la modalidad de compra más óptima de acuerdo con los procedimientos, normas y política de compras del PNUD y asegurando que sean debidamente documentadas.
  • Asistir a la coordinación en la gestión diaria y la supervisión de las actividades del proyecto, incluyendo seguimiento a los procesos de contratación de bienes, equipos y/o servicios requeridos para el logro de los resultados, dando seguimiento desde la solicitud inicial hasta la solicitud de pago en los sistemas informáticos correspondientes.
  • Apoyar a la coordinación del proyecto en la elaboración y actualización Plan de Adquisiciones y presupuestos anuales.
  • Garantizar  que la documentación de cada proceso de gestión de compra y solicitud de pago esté completa y que toda información referente al proceso sea proporcionada de manera oportuna a las áreas correspondientes.
  • Mantener actualizado el directorio de proveedores de bienes y servicios de acuerdo con los estándares del PNUD.

 

  1. Garantizar la gestión financiera del proyecto de manera adecuada y oportuna.
  • Proporcionar de forma oportuna a la coordinación la información financiera que sea necesaria para la toma de decisiones de gestión del proyecto.
  • Mantener registros actualizados de los fondos y gastos del proyecto, asegurando que toda la documentación financiera relacionada con el proyecto está adecuadamente respaldada y disponible cuando lo requiera la coordinación del proyecto y/o el donante.
  • Apoyar en la preparación de documentación sustentatoria para la presentación de informes financieros para el donante y el PNUD.
  • Revisar los gastos del proyecto, verificando montos, asegurando la disponibilidad de presupuesto y estimando la disponibilidad financiera de fondos requeridos para efectuar los pagos de manera mensual.
  • Garantizar que los fondos del proyecto se utilicen de conformidad con el documentos del proyecto aprobados y las reglas y procedimientos financieros pertinentes.
  • Realizar conciliaciones mensuales entre los registros de gastos del proyecto y los reportes del PNUD, asegurando que los gastos han sido cargados debidamente a las cuentas correspondientes y actividades del Plan de trabajo.
  • Revisar los presupuestos anuales y los informes de gastos del proyecto, y notificar a él/la Coordinador/a de Proyecto si hay alguna discrepancia o problema.
  • Velar porque todas los proceso y reportes presentados mantenga un alto nivel de calidad y transparencia.

 

 
 
Competencies
 

Core

Lograr Resultados:

Nivel 1: Planifica y monitorea su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite

Pensar de forma Innovadora:

Nivel 1:  Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, realiza mejoras

Aprender Continuamente:

Nivel 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con Agilidad:

Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.

Actuar con Determinación:

Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad confiado

Comprometerse y Asociarse:

Nivel 1: Demuestra compasión, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas

Facilitar la Diversidad y la Inclusión:

Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación.

 

Competencias técnicas

Área temática

Nombre

Definición

Gestión Empresarial

Comunicación

Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia.

Gestión Empresarial

Comunicación

Capacidad para gestionar las comunicaciones de forma interna y externa, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales adecuados.

Ética

Conocimiento de las políticas de las Naciones Unidas y ética

Conocimiento y comprensión del Estatuto y Reglamento del Personal de las Naciones Unidas y otras políticas relacionadas con la ética y la integridad.

Administración y Operaciones

Gestión de documentos y registros

Gestión general de documentos (físicos o electrónicos); Política de registro y retención, incluido el almacenamiento y el archivado.

Auditoría e

Investigación

Conceptos, procesos y gestión de adquisiciones

Conocimiento de procesos y gestión de compras.

Auditoría e Investigación -

General

Financiero

Conceptos y principios clave de la contabilidad financiera, interpretación del análisis financiero, contabilidad de gestión, etc.

Adquisiciones

Análisis de datos

Habilidad para extraer, analizar y visualizar datos de compras para formar conocimientos significativos y ayudar a la toma de decisiones para negocios efectivos.

Finanzas

Administración de presupuesto

Capacidad para apoyar los aspectos presupuestarios del proceso de planificación del trabajo, elaboración y gestión de los presupuestos del equipo.

 
Required Skills and Experience
 
Education:
Bachillerato completo.
Deseable Licenciatura en Administración, Contabilidad, Economía o afines.
 
Experience:
  • Al menos cinco años de experiencia laboral relevante, preferiblemente en un entorno de gestión de proyectos que involucre a una agencia de financiación internacional/multilateral.
  • Deseable, experiencia previa en el Sistema de Naciones Unidas.
Disclaimer

Important applicant information

All posts for NPSA are subject to local recruitment.

 
 
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 
 
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
 
Applicant information about UNDP rosters
 
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
 
Scam warning
 
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
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