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SMO Assistant

Praia

  • Organization: WHO - World Health Organization
  • Location: Praia
  • Grade: Administrative support - GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
  • Closing Date: 2022-12-04

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OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

L’équipe de pays est chargée de promouvoir la coopération technique, de susciter l’intérêt et de coordonner l’aide au développement sanitaire en se fondant sur les stratégies mondiales et régionales, ainsi que sur les orientations de l’OMS. Cette équipe contribue également à la collecte, à l’analyse et à la diffusion des informations sanitaires.

DESCRIPTION OF DUTIES

Le/la titulaire du poste s’acquitte des tâches suivantes : Engager des projets de correspondance sur l’orientation des gestionnaires de programme ; mettre ces projets sous leur forme finale conformément au guide de rédaction de l'OMS et du département et vérifier la qualité de la langue utilisée, le respect des règles de grammaire et l’exactitude des informations présentées avant de soumettre toute correspondance à l’approbation et à la signature de la hiérarchie ;Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d’affaires dans le GSM/Oracle, des lettres d’invitation, des estimations des coûts et des demandes d’autorisation de voyage ; aider à la préparation des documents ; envoyer le matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;Analyser la correspondance et les demandes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations générales et identifier les domaines nécessitant une action de la part des responsables de programme, en attirant l'attention sur des questions importantes. Planifier les réunions des administrateurs de programme en fonction des calendriers et des besoins ; tenir les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des questions nécessitant des mesures pour garantir une réponse rapide aux demandes de l’OMS ;Obtenir les documents d’information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participent les gestionnaires de programme, vérifier leur disponibilité et s’assurer qu’ils disposent des dossiers et documents d’information adéquats ;Veiller à ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, aux règles, aux pratiques, aux procédures et aux normes rédactionnelles de l’OMS et les corriger si cela s’avère nécessaire avant de soumettre les documents à la signature du Représentant de l’OMS ;Utiliser des outils de suivi appropriés, surveiller et s’assurer que les délais et les échéances sont respectés, et que la correspondance et les demandes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;Utiliser le GSM pour préparer les demandes d’autorisation de voyage pour les missions effectuées par les administrateurs de programme. Faire les réservations de vols et d’hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes, à la demande ; Accomplir d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris l’appui administratif et le soutien au bureau du Représentant de l’OMS.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential : un diplôme de fin d’études secondaires suivi d’une formation en administration et/ou en gestion.

Desirable:

Expérience

Essential: Au moins huit (8) années d’expérience acquise dans une institution publique ou privée de renom.

Desirable: une expérience à des postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou de toute autre institution des Nations Unies serait un atout. Une expérience des systèmes basés sur Oracle ou d’un autre système de type ERP est un atout.

Skills

Le ou la titulaire du poste fera preuve de maîtrise professionnelle et actualisera ses connaissances de l’utilisation des technologies modernes de bureautique par des formations internes, de formations en cours d’emploi ou l’autoformation. Il ou elle doit se tenir au courant des changements des procédures et pratiques, des règles et règlements, et de structure organisationnelle au sein du bureau de pays, du groupe organique et de l’OMS dans son ensemble, afin de pouvoir les présenter et les expliquer à d’autres membres du personnel.

WHO Competencies

Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Moving in a changing environement

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French.
Desirable: Intermediate knowledge of English.


REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at ESC 2005481 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

  • This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
  • Only candidates under serious consideration will be contacted.
  • A written test may be used as a form of screening.
  • In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
  • Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
  • WHO is committed to workforce diversity.
  • WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
  • WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
  • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
  • This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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