Assistant(e) au service Desk IRIS

Introduction

Le poste d’assistant(e) au service Desk IRIS est à pourvoir au sein du Service de gestion des technologies (TMS) du Département de la gestion de l'information et des technologies (INFOTEC). INFOTEC est chargé de gérer l'information et l'utilisation des technologies pour le compte de l'Organisation. INFOTEC fournit une infrastructure, des technologies, des applications et des services informatiques modernes, sécurisés et fiables qui permettent au BIT de tirer parti au mieux de la technologie pour exécuter son mandat. IRIS est la version du progiciel de gestion intégré (PGI) d'Oracle utilisée au BIT. 

Le/la titulaire du poste devra fournir, au jour le jour, un support fonctionnel d'un niveau avancé et un appui au processus métiers aux utilisateurs finaux au siège et dans les bureaux extérieurs. Cela comprend le soutien d’IRIS (par exemple, modules achats, voyages, administration des ressources humaines, gestion stratégique, comptes créanciers divers, etc.), ainsi que d'autres applications et outils administratifs. Il/elle est également chargé(e) de créer, de publier et de maintenir la documentation de formation pour les utilisateurs finaux (articles de fond, tutoriels vidéo, présentations, sessions d'information), en travaillant avec les homologues pour valider la documentation.

Il/elle devra pouvoir s'appuyer sur une expérience préalable et une très grande habitude des processus administratifs relatifs à la gestion financière, à la comptabilité et/ou aux ressources humaines. Le/la titulaire veillera à ce que les services destinés aux personnes utilisant IRIS ou d'autres applications administratives relevant de leur domaine de compétence soient de grande qualité et fournis de façon transparente, dans une optique de service au client. En outre, il/elle devra procéder à l'analyse des incidents et problèmes rencontrés en cherchant à favoriser le dialogue avec les équipes fonctionnelles et techniques d'IRIS et à contribuer à l'amélioration continue des procédures existantes et des mécanismes de résolution des problèmes. Le/la titulaire du poste se verra confier des tâches par le chef d'équipe du Service Desk IRIS et recevra des conseils techniques de sa part.

Le/la titulaire relèvera du responsable du Service Desk.

Tâches spécifiques

1.Analyser et filtrer les problèmes et questions relatives à IRIS et à d’autres applications administratives soumises par des utilisateurs finals. Vérifier la nature du problème et déterminer s'il peut être résolu directement ou s'il doit être transmis au niveau supérieur de la hiérarchie.
2.Proposer des solutions aux difficultés signalées et chercher à isoler les problèmes et déterminer leur cause première pour faciliter le dépannage. Informer le groupe d'assistance concerné du problème et le résoudre avec lui, selon les besoins.
3.Organiser des séances d'information sur les fonctionnalités et processus IRIS et d’autres applications administratives à l'intention des utilisateurs et leur fournir toutes autres explications nécessaires. Animer des formations à l'intention des utilisateurs, dans le cadre de cours formels ou individuellement, ou contribuer à de telles formations.
4.Identifier les besoins en documentation IRIS, les valider avec d'autres homologues, créer, publier et maintenir la documentation sous différents formats (articles de fond, tutoriels vidéo, présentations, exercices), participer à l'examen par les pairs de la documentation produite par des collègues, préparer et animer des sessions d'information. Les thèmes peuvent avoir trait à des processus, procédures ou fonctionnalités IRIS/d’autres applications administratives nouveaux ou modifiés ou à des problèmes connus.
5.Contribuer à la préparation, à la mise à jour et à l'exécution de scénarios de test en vue de vérifier que les procédures et processus administratifs et les applications IRIS/autres applications administratives fonctionnent comme escompté.
6.Participer à la maintenance et à la mise à jour des données de référence et des processus IRIS pour assurer la bonne marche générale des fonctionnalités d'IRIS.
7.Enregistrer les questions et problèmes soumis et garder la trace des solutions proposées au moyen du logiciel de gestion des services Jira.
8.S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1.Fournir, en temps voulu, des services d'appui de qualité aux services du Bureau en matière d'informatique et de solutions informatiques.
2.Répondre à des requêtes complexes et fournir une aide concernant des questions difficiles relatives à l'informatique.
3.Exploiter et gérer les systèmes informatiques des départements et du Bureau au moyen de matériels informatiques et logiciels spécialisés.
4.Participer à des réunions, des activités et des projets destinés à améliorer la qualité des services fournis à l'Organisation.
5.Fournir d'autres services d'appui informatique selon que de besoin.
6.Assumer éventuellement des fonctions d'encadrement limitées.
 

Qualifications requises

Formation

Avoir achevé des études secondaires complétées par une formation spécialisée dans l'un des domaines d'activité requis.

Expérience

Au moins six ans d'expérience dans un poste à responsabilités croissantes dans le domaine de l'administration (gestion financière, comptabilité, ressources humaines, etc.). Au moins trois ans d'expérience directe d'un progiciel de gestion intégré d'Oracle. Une expérience dans l’assistance et la préparation de réunions, de séminaires de formation ou d’ateliers serait un atout.

Langues

Parfaite maîtrise de deux langues officielles (anglais, français ou espagnol) de l’Organisation, avec de bonnes aptitudes rédactionnelles dans au moins une d’entre elles ; la connaissance pratique d’une troisième langue officielle serait un avantage supplémentaire.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
 

Une excellente connaissance et compréhension de l'intégration des modules du progiciel de gestion intégré et des processus complexes de bout en bout (par exemple, Procure to Pay, Hire to Pay, Supplier maintenance, Travel, etc. est requise. Aptitude à traiter des données avec précision. Aptitude à utiliser des systèmes informatisés. Aptitude à introduire et à extraire des données de façon fiable. Aptitude à appliquer des procédures informatiques administratives de façon fiable (par exemple, sauvegardes, sécurité des données et exploitation de systèmes). Bonne connaissance des ordinateurs individuels. Aptitude confirmée à utiliser des applications informatiques et à répondre aux besoins des utilisateurs des systèmes informatiques. Aptitude à résoudre les problèmes de matériel, de logiciel et de réseau.
Aptitude à corriger les scriptes de programmes. Aptitude à apprendre de nouvelles technologies. Aptitude à résoudre des problèmes informatiques relativement complexes relatifs aux processus IRIS. Aptitude à former des utilisateurs finaux.
 
Aptitude confirmée à respecter des délais et exécuter des fonctions multitâches. Aptitude à travailler de façon autonome, en faisant preuve d'une bonne capacité d'adaptation, dans le cadre d'une équipe de collaborateurs. Faire preuve d'esprit d'initiative et avoir la volonté d'améliorer les méthodes de travail. Aptitude à travailler dans un bureau paysagé. Bonne compréhension des politiques, procédures et processus administratifs applicables au sein du système des Nations Unies. Aptitude à rassembler des informations, les consigner et les analyser ; aptitude à proposer des solutions et à tirer des conclusions. Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite ; aptitude à communiquer de façon claire et efficace, et à s'adapter au public visé. Aptitude à bien comprendre les besoins des utilisateurs et à y répondre de façon efficace. Aptitude à établir avec les utilisateurs une relation fructueuse ; avoir leur satisfaction à cœur. Maîtrise suffisante de la suite logicielle Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Visio, etc.) Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.