Auxiliar del Servicio de Asistencia de IRIS

Introducción

El puesto está adscrito al Servicio de Servicios de Gestión de las Tecnologías del Departamento de Gestión de la Información y de las Tecnologías (INFOTEC). Este departamento es responsable de la gestión de la información y la utilización de la tecnología en la OIT. Proporciona infraestructura, tecnologías, aplicaciones y servicios informáticos modernos, seguros y fiables que permiten a la OIT gestionar la información y utilizar eficazmente la tecnología para cumplir su mandato. IRIS es la aplicación de la OIT del sistema de planificación de recursos institucionales de Oracle. 

El/la titular del puesto se encargará de brindar un servicio de apoyo de nivel avanzado para los procesos funcionales e institucionales diarios a los usuarios finales de las aplicaciones de IRIS (por ejemplo, Compras, Viajes, Administración de Recursos Humanos, Gestión Estratégica, Cuentas por pagar, etc.) y otras aplicaciones y herramientas administrativas en la sede y las oficinas exteriores. Asimismo, se encargará de crear, publicar y mantener el material de formación para los usuarios finales (artículos de divulgación de conocimientos, tutoriales en vídeo, presentaciones, sesiones informativas), en colaboración con homólogos institucionales para validar la documentación.

El/la titular del puesto deberá basarse en su experiencia y uso experto anteriores respecto de los procesos administrativos relacionados con las finanzas, la contabilidad y/o los recursos humanos. El/la titular del puesto se asegurará de prestar a los usuarios finales de IRIS, y de otras aplicaciones administrativas que correspondan a su ámbito de responsabilidades, servicios de alta calidad, transparentes y orientados al cliente. Además, los análisis de los incidentes y problemas notificados deberán llevarse a cabo de forma que faciliten el diálogo con los equipos funcionales y técnicos de IRIS y contribuyan a la mejora continua de los procedimientos existentes y a la resolución de los problemas. El Jefe del Servicio de Asistencia de IRIS asignará tareas y proporcionará orientación técnica al titular del puesto. 

El/la titular del puesto dependerá del Administrador del Servicio de Asistencia.
 

Funciones específicas

1.Analizar y filtrar los problemas y solicitudes relacionados con IRIS y otras aplicaciones administrativas que presenten los usuarios finales. Determinar cuál es el problema, si puede resolverse o si debería notificarse a la dirección. 
2.Proponer soluciones a las cuestiones planteadas y tratar de aislar los problemas y determinar la causa para facilitar su resolución. Cuando proceda, informar sobre el problema y resolverlo con el grupo de apoyo adecuado.
3.Proporcionar información y aclaraciones a los usuarios sobre las funcionalidades y procesos de IRIS u otras aplicaciones administrativas. Impartir o participar en la formación de los usuarios finales en el marco de clases teóricas o sobre una base ad hoc.
4.Determinar las necesidades de documentación en relación con IRIS y validarlas con los homólogos institucionales; crear, publicar y mantener documentación en diferentes formatos (artículos de divulgación de conocimientos, tutoriales de vídeo, presentaciones, ejercicios); participar en exámenes inter pares de documentación elaborada por colegas, y preparar y dirigir sesiones de información. Los temas pueden abarcar procesos, procedimientos o funcionalidades de IRIS u otras aplicaciones administrativas nuevas o modificadas.
5.Prestar asistencia en la elaboración, el mantenimiento y la aplicación de situaciones hipotéticas de prueba para garantizar que los procesos y procedimientos operativos y la aplicación de IRIS u otras aplicaciones administrativas funcionan de la manera prevista.
6.Contribuir al mantenimiento y la actualización de los datos maestros y procesos de IRIS para garantizar el pleno funcionamiento de sus funcionalidades.
7.Llevar un registro de las preguntas y cuestiones planteadas y hacer el seguimiento de la resolución de problemas utilizando el programa informático de gestión de servicios Jira.
8.Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1.Prestar servicios de apoyo de calidad y oportunos a los departamentos de la Oficina en relación con computadoras y soluciones informáticas.
2.Responder a consultas complejas y prestar asistencia con respecto a cuestiones difíciles del ámbito de la informática.
3.Utilizar y administrar sistemas informáticos de la Oficina y los departamentos mediante equipos y programas especializados.
4.Participar en reuniones, actividades y proyectos destinados a mejorar el nivel de los servicios prestados a la Organización.
5.En caso de ser necesario, prestar otros servicios de apoyo informático.
6.Asumir ciertas responsabilidades limitadas de supervisión, según proceda.
 

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios de enseñanza secundaria finalizados, así como formación especializada en una de las áreas profesionales exigidas.

Experiencia

Al menos seis años de responsabilidad progresiva en áreas de trabajo administrativo (como finanzas, contabilidad, recursos humanos, etc.). Se requiere un mínimo de tres años de experiencia práctica con un sistema de planificación de recursos institucionales de Oracle. Se valorará la experiencia en el ámbito de la prestación de asistencia y organización de reuniones, clases de formación y talleres. 

Idiomas

Se requiere un excelente dominio de dos idiomas oficiales de la Organización (español, francés o inglés), con capacidad para redactar correctamente en uno de ellos como mínimo. Se valorarán los conocimientos prácticos de un tercer idioma.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Excelente conocimiento y comprensión de la integración de los módulos de planificación de los recursos institucionales y procesos completos complejos (por ejemplo, compra y pago, contratación y pago, mantenimiento de proveedores, viajes, etc.). Capacidad para trabajar con datos de manera precisa. Capacidad para utilizar sistemas automatizados. Capacidad para introducir y extraer datos de forma fiable. Capacidad para seguir procedimientos administrativos informáticos de modo fiable (por ejemplo, copias de seguridad, datos de seguridad y operaciones de sistemas). Estar familiarizado con las computadoras personales. Capacidad demostrada en la utilización de aplicaciones informáticas. Capacidad demostrada para responder a las necesidades de los usuarios de sistemas informáticos. Capacidad para solucionar problemas relacionados con equipos, programas informáticos y redes. Capacidad para corregir código informático. Capacidad para aprender nuevas tecnologías. Capacidad para resolver problemas bastante complejos relacionados con los procesos de IRIS. Capacidad para formar a los usuarios finales. 

Gestión eficaz del tiempo; capacidad para realizar varias tareas de forma simultánea; capacidad para trabajar de forma independiente y flexible en un entorno de trabajo colaborativo y en equipo; excelentes dotes de liderazgo, gestión y organización; alto grado de motivación, iniciativa y deseo de mejorar las formas de trabajo. Capacidad para trabajar en lugares de trabajo con espacios abiertos. Buen conocimiento de los procesos, políticas y procedimientos administrativos pertinentes en el marco de las Naciones Unidas; capacidad para recopilar, documentar y analizar información; capacidad para extraer conclusiones y proponer soluciones. Excelentes dotes de comunicación tanto orales como escritas; capacidad para comunicarse de forma clara y eficaz y para adaptarse al público destinatario. Capacidad para determinar eficazmente las necesidades de los usuarios y satisfacerlas; capacidad para establecer relaciones productivas con los usuarios; capacidad para asumir la responsabilidad a fin de garantizar la satisfacción de los usuarios. Nivel intermedio de conocimientos sobre la serie de productos de Microsoft Office (por ejemplo, Word, Excel, Powerpoint, Visio, etc.). Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.