Finance and Administrative Assistant - G5(DC)

Introduction

L'OIT est l'institution des Nations Unies qui a pour mission d'améliorer l'accès des hommes et des femmes à un travail décent et productif, dans des conditions de liberté, d'équité, de sécurité et de dignité. Ses principales tâches consistent à promouvoir les droits au travail, encourager la création d'emplois décents, développer la protection sociale et renforcer le dialogue dans la recherche de solutions aux problèmes du monde du travail.

Le renforcement de la protection sociale est un axe prioritaire du Programme de travail décent de l’OIT au Sénégal 2018 - 2022. La protection sociale est aussi reprise comme priorité dans le Plan cadre des Nations Unies pour l’assistance au développement au Sénégal à travers l’axe 2 : Accès aux services sociaux de base de qualité et protection sociale.

La revue globale du système de protection sociale[1] du Sénégal achevée en 2020 par le BIT avec un financement de l’Union européenne, montre très clairement que les objectifs de la SNPS ne pourront être atteint en laissant en rade les travailleurs de l’économie informelle urbaine et rurale. Ces travailleurs ne sont pas couverts par les dispositifs classiques de sécurité sociale, liés au salariat, et ne répondent pas toujours aux critères de vulnérabilité et de pauvreté pour être enrôlés dans les programmes d’assistance sociale.

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Afin d’améliorer cette situation, le Gouvernement à travers le Ministère du Travail, du Dialogue Sociale et des Relations avec les Institutions, a développé le Régime Simplifié des Petits contribuables (RSPC) qui vise à garantir une protection sociale aux travailleurs de l’économie informelle en leur offrant notamment des prestations d’assurance maladie, de vieillesse, de maternité, d’accident de travail et maladie professionnels, et de vieillesse. Ce régime s’inscrit dans la réforme phare du PSE intitulée « Accès de l'économie informelle à la protection sociale : le Régime Simplifié pour les Petits Contribuables (RSPC) ». Par ailleurs, un processus d’élaboration d’un code unique de sécurité sociale est en cours et prévoit la mise en place d’un régime de sécurité sociale des travailleurs indépendants y compris les travailleurs de l’économie informelle en milieu urbain et rurale. Une phase pilote du RSPC a démarré en 2021 avec l’opérationnalisation de la branche santé pour le secteur artisanal.

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Le projet Bâtir des systèmes nationaux de protection sociale robustes pour couvrir les travailleurs de l’économie informelle et leurs familles, faciliter leur accès aux soins de santé et leur permettre de faire face aux défis de demain financé par la Belgique a appuyé la mise en place du RSPC à travers le développement d’une Mutuelle Sociale Nationale des Artisans du Sénégal (MSNAS). Le projet a appuyé le développement du cadre légale et réglementaire de la MSNAS, la finalisation des paramètres régissant les contributions et les prestations ainsi que l’opérationnalisation de la mutuelle y inclut l’enregistrement des adhérents, la mise en place d’unité régionales et le lancement de campagnes de communication. Ces activités ont été complétés par d’interventions d’autres projets notamment un projet sur les synergies entre protection sociale et finances publiques financé par l’Union Européenne et qui a appuyé plusieurs mesures de plaidoyer pour des financements adéquats pour la protection sociale ainsi que plus spécifiquement l’identification de mesures incitatives et de prise en compte effective du genre dans le dispositif et la phase pilote de la branche santé.

Le projet, d’une durée de 36 mois, est mis en œuvre au Sénégal par l’Equipe technique du Travail décent pour l’Afrique de l’Ouest, basée à Dakar. Dans ce cadre, L'OIT cherche à recruter un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et financier(e) pour appuyer la mise en œuvre du projet au Sénégal.

1. Supervision

Le poste est basé à Dakar, au Sénégal, sous la responsabilité générale du Directeur de l’Equipe d'Appui technique de l'OIT au Travail décent pour l'Afrique occidentale et Bureau de Pays pour le Sénégal, Cabo Verde, la Gambie, la Guinée et la Guinée Bissau et sous la supervision directe du Coordonnateur national de projet. L’Assistant(e) administratif(ve) se chargera du suivi administratif et financier quotidien du projet au Sénégal.

Fonctions et responsabilités essentielles

Tâches administratives

1. Participer à l'organisation et la préparation des réunions, prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et ateliers ; élaborer des compte-rendu des réunions ;
2. Préparer la documentation nécessaire pour les contrats de service, les contrats de collaboration extérieure ainsi que des contrats avec les fournisseurs de biens et de services et tout type de contrat exigé par le projet ;
3. Faire les arrangements de voyage, les réservations d'hôtel, les demandes de visa et préparer les formulaires d'autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel du projet ;
4. Préparer les correspondances, les formulaires et les justifications d’ordre administratif, attacher les informations nécessaires ; Rechercher et préparer les documents administratifs pour le superviseur pour une utilisation lors des missions officielles, des réunions spéciales et autres ; Tenir des registres de contacts importants et des listes d’adresses actualisées ;
5. Maintenir un système de suivi et porter à l’attention du superviseur les questions qui nécessitent une attention immédiate ; Fournir au supérieur hiérarchique du projet des conseils sur les procédures administratives ; Assurer la conservation des documents officiels et fichiers du projet.

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Tâches financières

1. Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; Elaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers ;
2. Préparer les achats sur la base des spécifications et les estimations des couts des activités prévues en conformité avec les procédures du BIT ; Préparer et suivre les demandes d’engagement de crédits et de paiements ;
3. Préparer et vérifier les pièces justificatives, assurer le suivi des paiements du projet et préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins ;
4. Calculer et compiler les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collaborer à l’établissement des états budgétaires du projet, vérifier les allocations budgétaires du projet ; établir les engagements de dépenses et assigner des codes ;
5. Classer et archiver les documents financiers du projet et tenir à jour les dossiers et registres administratifs et financiers du projet ; Conseiller et assister le personnel du projet sur les questions financières ;
6. Effectuer toute autre tâche pertinente assignée par le superviseur hiérarchique.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en gestion, comptabilité et/ou finances, ou une autre formation dans le domaine des tertiaires.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans la gestion des projets.         

Langues

Maitrise effective du français. Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout.

Compétences

• Aptitude à traiter les opérations administratives et financières, à tenir les documents financiers et administratifs, et à élaborer les rapports y afférent. Bonne maîtrise de l’outil informatique, notamment de l’environnement bureautique Windows (Word, Excel, Access, Power point…) ainsi que des logiciels courants de comptabilité.
• Bonne connaissance des concepts de programme et de budget . Connaissances des opérations du bureau
• Bonne connaissance de la gestion administrative et financière des projets de coopération en développement complexes, connaissance des techniques comptables, de la fiscalité locale et des méthodes bancaires
• Bonne connaissance des normes comptables internationales comme les Normes comptables internationales pour le secteur public (normes IPSAS) ou d’autres normes comptables internationales ou nationales
• Aisance dans la communication orale et écrite ;

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• Bonnes compétences de rédaction et d’analyse ;
• Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps ;
• Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
• Avoir le sens des responsabilités et du détail ;
• Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité ;
• Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;
• Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions ;
• Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
• Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions ;
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre

N.B. Le recrutement est conditionné par la disponibilité des fonds.

 « Le BIT attache une grande importance aux valeurs éthiques, à la diversité parmi son personnel et vise à assurer un équilibre entre les sexes en son sein ».