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Logistics Assistant/Cluster_SC5_Dori-Fada-Kaya- Ouahigouya

Ouagadougou

  • Organization: WFP - World Food Programme
  • Location: Ouagadougou
  • Grade: Administrative support - Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Logistics
    • Supply Chain
  • Closing Date: Closed

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces postes sont à pourvoir à Dori, Ouahigouya, Kaya, et Fada. Les titulaires relèvent du ou de la Responsable du Cluster Logistique régional concerné, ou de son ou sa suppléant(e).

À ce niveau, les titulaires des emplois concernés doivent assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités nécessitant d'eux qu'ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à leur disposition, et ce pour toutes les modalités d’assistance utilisées dans le cadre des services du PAM et des services communs d'appui logistique. Toutes et tous doivent pouvoir recommander des lignes d’action à leurs collègues à divers échelons et peuvent assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.

DESCRIPTION DU POSTE

Mettre en œuvre des procédures et des activités normalisées d'appui logistique de façon à pouvoir assurer efficacement la fourniture des biens et services, et ce pour toutes les modalités d'exécution.  

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

•    Soutenir les opérations logistiques des partenaires du Cluster Logistique (CL) du Burkina Faso en respectant les procédures et en contribuant, directement ou indirectement, à la fourniture efficace de l'assistance humanitaire aux bénéficiaires.  
•    Coordonner les demandes de services logistiques et veiller à la mise en œuvre - en temps voulu - du support demandé par les partenaires du Cluster Logistique.  
•    Gérer les activités contractuelles des prestataires de services logistiques, y compris le suivi et l'évaluation de la performance.  
•    Aider à évaluer les prestataires et les fournisseurs (transporteurs, commerçants, etc.) pour faciliter leur sélection.  
•    Répertorier les demandes techniques et les demandes d'aide, y répondre et/ou formuler des recommandations les concernant, en faisant preuve d'esprit d'initiative et en suivant les procédures en place, afin d'assurer le traitement rapide et précis de toutes les demandes avec un grand souci de service aux partenaires.  
•    Assurer l'établissement, le suivi et la révision des budgets pour toutes les modalités d'exécution, et veiller au respect des procédures.  
•    Aider au contrôle de la qualité et de l'intégrité des données.  
•    Contribuer à la planification des opérations pour toutes les modalités d'exécution, afin de s'assurer que les exigences relatives aux services logistiques communs sont prises en considération.  
•    Gérer le traitement de la documentation relative à l'exécution des opérations logistiques, prendre les mesures nécessaires pour résoudre des problèmes opérationnels et faire remonter les problèmes complexes au ou à la responsable hiérarchique.  
•    Effectuer des recherches, collecter des données, mener des analyses, établir des rapports et veiller à l'exactitude des informations dans les systèmes internes, afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.  
•    Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour aider à gérer les opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.  
•    Superviser le travail du personnel d'appui et prodiguer des conseils et des orientations pratiques, afin de s'assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux normes et délais convenus, et ce pour toutes les modalités d'assistance.  
•    Appuyer les activités logistiques de préparation aux situations d'urgence et d'intervention en cas de crise, y compris l'actualisation de l'évaluation de la capacité logistique et du plan d'urgence, pour renforcer l'intervention du PAM dans les situations d'urgence.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

  • Expérience des systèmes internes utilisés pour assurer le suivi des expéditions en cours, des approvisionnements, des demandes d'indemnisation et des stocks alimentaires.
    • Expérience de l'administration des contrats conclus avec des prestataires de services tiers.
    • Expérience de l'établissement des documents contractuels.
    • Expérience de l’analyse des données 
    • Expérience dans la gestion électronique des stocks et de l'établissement des rapports y afférents.
    • Expérience de la fourniture d'une assistance technique à l'utilisation des systèmes internes.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

  • Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
  • Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
  • Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
  • Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

  • Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
  • Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
  • Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
  • Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance    

  • Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
  • Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
  • Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
  • Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat        

  • Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
  • Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
  • Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
  • Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

Nom de la capacité Description du comportement attendu pour le niveau de compétence
Gestion et optimisation de la chaîne d'approvisionnement Affiche l'aptitude au suivi et aux rapports sur les opérations de la chaîne d'approvisionnement pour permettre aux équipes d'évaluer efficacement les performances et la durabilité des réseaux actuels.
Planification, gestion de projets et de ressources Soutient les efforts de planification, de prévision et de gestion des ressources de sa propre équipe en recueillant des données provenant de diverses sources.
Gestion de l'information et rapports Rassemble des informations et des données précises et en temps opportun pour permettre une prise de décision claire sur les rapports au sein de l'unité individuelle et, par conséquent, sur la communauté humanitaire.
Analyse du marché, passation de marchés et exécution opérationnelle Capacité de recueillir et de rassembler les informations nécessaires pour permettre au PAM de prendre des décisions opérationnelles claires.
Gestion des entrepôts et des stocks Démontre sa capacité à mettre en place des procédures d'entrepôt opérationnelles et des directives normatives pour gérer l'entrepôt du PAM, gérer efficacement l'inventaire à l'aide des systèmes de l'entreprise et assurer l'atténuation des pertes.
Assistance technique et coordination Démontre la prise de conscience de l'importance de l'assistance technique et de la coordination avec les principaux intervenants et la capacité de mener des activités de logistique, en respectant les mandats et les priorités des programmes.

 

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Education:

Avoir un BAC+3 et/ou un certificat d’études post-secondaires en logistique, comptabilité, gestion, économie, etc.…

Langue:

Avoir une maitrise de la langue française et niveau B (intermédiaire) en Anglais

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

    • Au moins 5 ans d'expérience professionnelle dans la chaîne d'approvisionnement et/ou les opérations logistiques (c'est-à-dire le transport terrestre, le transport aérien, ou la gestion d'entrepôt, l'expédition de fret, etc.).
    • Expérience des systèmes internes utilisés pour assurer le suivi des expéditions en cours, des approvisionnements, des demandes d'indemnisation et des stocks alimentaires.
    • Expérience de l'administration des contrats conclus avec des prestataires de services tiers.
    • Expérience de l'établissement des documents contractuels.
    • Expérience de l’analyse des données 
    • Expérience dans la gestion électronique des stocks et de l'établissement des rapports y afférents.
    • Expérience de la fourniture d'une assistance technique à l'utilisation des systèmes internes.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Avoir 5 ans d'expérience professionnelle

Etre de nationalité Burkinabé

Contrat de un an renouvelable

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Date limite d'application 25 janvier 2023.

WFP has a zero-tolerance approach to conduct such as fraud, sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. All selected candidates will be expected to adhere to WFP’s standards of conduct and will therefore undergo rigorous background verification internally or through third parties. Selected candidates will also be required to provide additional information as part of the verification exercise. Misrepresentation of information provided during the recruitment process may lead to disqualification or termination of employment

WFP will not request payment at any stage of the recruitment process including at the offer stage. Any requests for payment should be refused and reported to local law enforcement authorities for appropriate action.

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