CHEF DE PROJET

GÉNÉRALITÉS DU POSTE

Le Senior manager/ Team Leader est une personne compétente qui dirigera des études de recherche de haute qualité sur la santé maternelle et néonatale dans les milieux hospitaliers et communautaires.

 Il (Elle) est responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi-évaluation des activités du projet dans toutes les zones de compétence, coordonne les activités des membres de l’équipe du projet pour soutenir la mise en œuvre de toutes les étapes de la recherche SMN

 Il/elle devra veiller à la coordination des équipes Programme et Support, à la planification et au suivi conjoint de tous les aspects du projet (ex : les activités, les achats, les dépenses, les recrutements) et créer un cadre de travail constructif et favorable à l’apprentissage, à l’analyse des problèmes et défis, et à l’identification de solutions, toujours avec l’objectif d’assurer la redevabilité auprès des bénéficiaires et du bailleur de fonds du projet ainsi que visiter régulièrement les différents sites, afin de soutenir les équipes dans la mise en œuvre et de cultiver de bonnes relations avec les différentes parties prenantes afin de faciliter l’accès et l’acceptation d’IRC dans les zone d’interventions et supervisera l'ensemble des staffs du projet bases a Kaga Bandoro, Ndele et Bocaranga.

 Sous la supervision du Coordonnateur de recherche, le chef de projet travaille en étroite collaboration avec l’équipe de recherche du Siège, d’autres responsables de la santé dans le programme pays, le responsable du suivi et évaluation ainsi que l’équipe cadre de district, les agents des formations sanitaires, ainsi que les autorités administratives et coutumières, ainsi que les communautés.

TÂCHES:

1) Gestion du programme de recherche :

• Supervision de la recherche : fournir un leadership technique et de gestion à la recherche en veillant aux approbations éthiques nationales, à ce que les activités soient mises en œuvre conformément au plan de travail et au protocole de recherche approuvé, au respect des normes de protection des données et à ce que les questions de recherche reçoivent une réponse avec la documentation le rapport nécessaires compilés.
• Engagement des parties prenantes : l’étude de recherche devant comprendre un engagement fort des parties prenantes avec les autorités  gouvernementales nationales et locales, les prestataires de soins de santé et les membres de la communauté ; le Team Leader devra veiller à ce que les parties prenantes locales au niveau des districts sanitaires, établissements de santé, de la communauté  et du gouvernement soient tenues informées des progrès et des résultats et participent à l’identification des recommandations pour le renforcement du système de santé 
•  Supervision de la collecte des données : fournir une supervision technique, en collaboration avec l’équipe de recherche du Siège, aux collecteurs des données pour assurer la collecte et la compilation exactes des données quantitatives et qualitatives 
•  Documentation et recherche : faire partie de l’équipe pour l’analyse, la publication des résultats ainsi que la rédaction principale des rapports finaux et des produits, y compris un manuscrit de journal ;
•  Soutien logistique et organisation : travailler avec le personnel de la chaine d’approvisionnement et des achats de l’IRC ainsi qu’avec les parties prenantes locales pour planifier, organiser et faciliter les visites de sites, les ateliers et les formations ;Si nécessaire, participer aux évaluations d’urgence, élaborer un état détaillé et planifier des actions appropriées ;
•  Surveiller les indicateurs de performance de qualité en veillant au respect des normes techniques, des meilleures pratiques et des directives des donateurs ;
•  Rechercher et entretenir des partenariats de qualité avec les structures communautaires , Le cas échéant, favoriser les liens entre les programmes, échanger des informations, des expériences et contribuer activement à l’intégration de la protection de la réduction des risques de catastrophe dans les études du programme santé ;
•  Collaborer avec d’autres secteurs concernés, en particulier le wash et la nutrition, la protection et l’autonomisation de la femme et la protection de l’enfance pour assurer une bonne couverture du processus de recherche ;

2) Développement du programme de recherche :

•  Contribuer à  la conception, déjà la planification et déjà la rédaction de nouvelles propositions de recherche et aux rapports de donateurs chaque fois que nécessaire ;
•  En collaboration avec le coordonnateur santé, le Team Leader doit élaborer un plan des dépenses, des prévisions d’articles, examiner le budget par rapport aux dépenses réelles pour les subventions de recherche mensuellement et prend des mesures nécessaires ;
•  S’assurer que le budget du projet est utilisé de manière appropriée et efficace et que les dépenses sont conformes aux procédures financières de l’IRC, au plan des dépenses et aux exigences des donateurs ;
•  Assurer la collecte des données, leur compilation, la préparation et la soumission à temps opportun de tous les rapports internes, y compris les rapports hebdomadaires et autres rapports mensuels, trimestriels et donateurs, Siège et spéciaux associés ;

Gestion des performances du personnel, apprentissage et développement :

•  Embaucher, superviser des collecteurs des données/ enquêteurs et renforcer des capacités des membres de l’équipe des compétences techniques et de gestion pertinente ;
•  Développer et mettre en œuvre des approches de renforcement des capacités et de supervision à distance pour renforcer les capacités des membres de l’équipe ;
•  Encadrer, former et superviser le personnel subordonné, notamment en communiquant des attentes claires, en fixant des objectifs de performance annuels, en fournissant des commentaires/ évaluations de performance positifs et constructifs réguliers et opportuns et en fournissant des évaluations de performance semestrielles documentées ;
•  Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de son équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de s’acquitter de ses fonctions avec succès ;
•  Approuver et gérer toutes les demandes de temps, de présence et de congé pour assurer une couverture adéquate de service, assurer la soumission mensuelle et précise des feuilles de temps (TimeSheet) et effectuer des examens probatoires ;
•  Tenir des réunions de haute qualité avec chacun des subalternes directs et des parties prenantes externes sur une base régulière et prévisible, au moins une fois par mois ;
•  Promouvoir et surveiller les soins et le bien-être du personnel ; modéliser des pratiques saines de conciliation travail-vie personnelle ; soutenir des interventions appropriées en réponse aux besoins identifiés en matière de soins du personnel national et international ;
•  Adhérer et agir conformément aux politiques et procédures IRC Global HR et communiquer par la parole et l’exemple un niveau élevé de conformité à toutes les politiques et règlementations applicables ;

Gestion du budget :

• Mettre à jour le plan de dépense au moins deux fois par mois, sur la base du staffing et des achats prévus et en tenant compte des dates de paiement anticipées.
• Veiller à la consommation progressive, rationnelle et exhaustive du budget, en vous référant constamment au budget approuvé par le bailleur et au BvA system, et en mettant régulièrement à jour les plans d’achat et de dépense en conséquence.
• Examiner chaque semaine le statut des requêtes d’achat (PRs), des commandes (POs), des contrats de service et des requêtes de paiement dans le BvA system, afin de les pousser si nécessaire et d’éviter toute duplication, omission ou modification imprévue.
• Se coordonner avec les départements logistique et financier, afin de procéder aux corrections nécessaires (ex : transactions à recoder, duplications à éliminer) et accélérer la soumission, l’approbation, le renvoi pour clarification, l’annulation et le paiement des requêtes dans le BvA system.
• Prévoir les besoins en cash du projet et les soumettre chaque mois au Chef de base et à la Finance

Gestion des achats, des équipements et des déplacements des staffs :

• Appuyer l’équipe dans l’élaboration, la mise à jour et la soumission mensuelles à la Logistique d’un plan d’achat exhaustif et cohérent.
• Se coordonner avec la Logistique pour planifier les commandes, l’acheminement, la livraison, l’entreposage et la distribution sur le terrain des intrants nécessaires à la mise en œuvre des activités.
• Participer aux contrôles de qualité des produits proposés ou livrés à IRC par les fournisseurs.
• Siéger dans les comités d’achat pour finaliser la sélection des fournisseurs lorsque c’est nécessaire.
• Garantir une gestion et une utilisation adaptées des stocks et équipements destinés au projet.
• Prévoir les déplacements des équipes en se basant sur la flotte disponible et les procédures applicables

Gestion du personnel :

•  Veiller à ce que chaque membre de l’équipe comprenne et assume son rôle et ses responsabilités, par des entretiens réguliers entre superviseur et supervisé, des objectifs de performance clairs, atteignables et mesurables, et des évaluations de performance.
•  Créer un environnement de travail positif, constructif et dynamique, en promouvant une communication franche et respectueuse entre tous les membres de l’équipe.
•  Gérer les conflits interpersonnels par l’écoute, le dialogue et la médiation.
•  Renforcer les compétences de l’équipe dans les secteurs pertinents pour le projet et pour IRC.
•  Être attentif au bien-être au travail et aux plans de carrière de chacun.

Gestion de la sécurité :

•  S’assurer que chaque membre de l’équipe-projet soit pleinement conscient des problèmes sécuritaires et politiques dans la zone d’intervention, et par conséquent respectueux des procédures opérationnelles standard (SOP) d’IRC et des consignes du Field Coordinator.
•  En collaboration avec le département Sécurité et l’équipe-projet elle-même, analyser régulièrement l’évolution de la situation sécuritaire dans les zones ciblées et veiller à ce que les conditions de sécurité minimales soient réunies avant tout déploiement de staff.
•  Encourager l’équipe à rapporter au département Sécurité tous les incidents et rumeurs dont ils auraient connaissance dans ce domaine.

Coordination externe et representation:

•  Représenter le programme auprès des représentants du gouvernement local, des agences partenaires, etc au besoin ;
• En coordination avec le coordonnateur santé, développer et maintenir activement des relations de travail efficace avec les parties prenantes, les acteurs gouvernementaux, les ONG nationales et locales et d’autres acteurs concernés ;
• Assister déjà toutes les réunions pertinentes en rapport avec le programme santé, selon les besoins et informer des priorités de l’IRC lors de ces réunions ;
• Faciliter les visites sur le terrain pour les parties prenantes internes et externes si nécessaire ;
• Communiquer régulièrement avec les bénéficiaires, les autorités locales, les services techniques déconcentrés, les ONG présentes localement et tous les autres acteurs-clé, lors de la préparation et de la mise en œuvre des activités, afin de les impliquer au maximum et de favoriser l’acceptation et la compréhension du travail d’IRC.
• Veiller à ce que tous les contacts établis par l’équipe avec les bénéficiaires soient respectueux et délicats.
• Participer (en personne ou via un délégué) à un maximum de réunions techniques et de coordination, afin d’assurer la visibilité et la connaissance du travail d’IRC.