Procurement Clerk (Asistente de Adquisiciones)

Mexico City

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Mexico City
Grade: Level not specified - Level not specified
Occupational Groups:
- Administrative support
- Procurement
Closing Date: Closed

Background

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

El Procurement Clerk trabaja en estrecha colaboración con el personal de operaciones, programas y proyectos en la oficina central de PNUD México, así como con el personal de la sede del PNUD, para intercambiar información y garantizar una prestación de servicios consistente.

Se espera que la persona contratada muestre iniciativa, un enfoque positivo y una fuerte orientación de servicio al cliente. Como tal, se espera que sea flexible en el desempeño de tareas emergentes y deberes adicionales, según lo requiera el supervisor directo o la Gerencia.

Alcance del Trabajo

- - - - Apoyo en la implementación de estrategias operativas.
      - Apoyo a los procesos de contratación.
      - Apoyo en la implementación de la estrategia de abastecimiento.
      - Soporte administrativo.

Resumen de funciones clave:

Apoyo en la implementación de estrategias operativas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
- Suministrar insumos para la preparación de planes de trabajo orientados a resultados del Equipo de Adquisiciones.
- Pleno cumplimiento de las actividades de adquisiciones con apego a las normas, reglamentos, políticas y estrategias de las Naciones Unidas y el PNUD.

Apoyo a los procesos de adquisición para los Proyectos del PNUD y de otras agencias del Sistema de Naciones Unidas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
- Apoyo a la implementación de procesos de adquisición, incluida la preparación de documentos de licitación, recepción de cotizaciones, ofertas o propuestas.
- Asistencia para priorizar las solicitudes de adquisición, en términos de urgencia, para que el Asociado/Asistente de Adquisiciones tome las medidas adecuadas.
- Seguimiento de todos los procesos de compra hasta la entrega, aceptación y pago. Dar seguimiento a las unidades solicitantes sobre sus solicitudes de adquisición, asegurando que se cumplan todos los requisitos.
- Preparación de correspondencia rutinaria, memorandos e informes sobre adquisiciones.
- Extraer, ingresar, copiar y archivar datos de diversas fuentes.
- Recopilación de información para el proceso de recuperación de costos por servicios de adquisiciones.
- Administración de contratos, que incluye elaboración de contratos, modificaciones, liquidaciones, seguimiento de pagos y comunicaciones.
- Compartir conocimientos – Apoyar actividades de capacitación y asistencia técnica en materia de adquisiciones, para personal de oficina y proyectos cuando se requiera.
- Apoyar el proceso de evaluación de ofertas, preparación de informes de evaluación y presentación de casos ante los comités de evaluación, cuando se requiera.

Apoyo en la implementación de la estrategia de abastecimiento, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
- Mantener actualizada la lista de proveedores.
- Llevar a cabo investigaciones en línea sobre proveedores y precios de mercado.

Prestación de apoyo administrativo y logístico a los procesos de contratación

Soporte administrativo:
- Apoyo a la organización de conferencias, talleres, retiros desde Adquisiciones.
- Traducción de correspondencias simples (inglés-español), cuando sea necesario.

Acuerdo Institucional

Bajo la guía y supervisión directa del Asociado de Adquisiciones y del Asistente de Adquisiciones como

backstop, el Procurement Clerk apoya los servicios de adquisiciones en la Oficina de País, asegurando alta calidad y precisión en su trabajo. El Procurement Clerk promueve en la Unidad de Adquisiciones un enfoque de Atención al Cliente, con orientación a resultados.

Competencias y Cualificaciones

*Esenciales*
Lograr Resultados:	NIVEL: Nivel 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos.
Pensar Innovadoramente:	NIVEL : Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras.
Aprender Continuamente:	NIVEL : Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.
Adaptarse con Agilidad:	NIVEL : Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible.
Actuar con Determinación:	NIVEL : Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado.
Participar y Asociarse:	NIVEL : Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas.
Facilitar la Diversidad y la Inclusión:	NIVEL : Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación

Competencias Transversales y Técnicas

*Área Temática*	*Nombre*	*Definición*
Adquisiciones	Adquisiciones	La capacidad de adquirir bienes, servicios u obras de una fuente externa.
Administración de Empresas	Comunicación	Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas, a través de diversos medios y canales apropiados (E-mail, Teams, Zoom, etc.)
Administración de Empresas	Trabajar con evidencia y datos	Capacidad para inspeccionar, limpiar, transformar y modelar datos con el objetivo de descubrir información útil, informar conclusiones y respaldar la toma de decisiones.

Requisitos Académicos Mínimos	Nivel medio-superior. Licenciatura Administrativa/Financiera/o afín deseable pero no requerida.
Años Mínimos de Experiencia Relevante	4 años de experiencia laboral relevante brindando soporte a tareas de adquisiciones o similar. experiencia comprobable en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (principalmente Word y Excel). experiencia en el uso de cualquier sistema informático de administración de datos o entrada y salida de datos.
Habilidades Requeridas	Eficacia operativa Capacidad para realizar una variedad de tareas y deberes repetitivos y rutinarios relacionados con adquisiciones. Habilidad para revisar datos, identificar y ajustar discrepancias. Capacidad para manejar un gran volumen de trabajo, posiblemente bajo limitaciones de tiempo. Facilidad para trabajar apegándose a normas y reglamentos administrativos. Conocimiento y comprensión de las mejores prácticas y procedimientos de oficina, administrativos y de secretaría. Conocimiento profundo de las aplicaciones de software de oficina relacionadas con el procesamiento de datos de Word y Excel. Habilidad para organizar y completar múltiples tareas estableciendo prioridades. Gestión de datos Recopilar y compilar datos digitales con rapidez y precisión identificándo lo relevante y descartando lo que no lo es, registrándolo de manera accesible en bases de datos. Recopilar, verificar y registrar minuciosa y metódicamente datos digitales, demostrando atención a los detalles e identificando y corrigiendo errores por iniciativa propia. Transmitir datos de archivos (a través de teléfonos inteligentes y otras herramientas); interpretar datos, sacar conclusiones y/o identificar patrones que respalden el trabajo de otros. Apoyar los procesos de inventariado de activos. Gestión de documentos, correspondencia e informes. Crear, editar y presentar información (consultas, informes, documentos) en formatos visualmente atractivos, claros y presentables, como tablas, formularios, presentaciones, notas informativas/libros e informes utilizando funciones avanzadas de presentación y procesamiento de textos y software básico de base de datos y hojas de cálculo. Editar, formatear y proporcionar entradas a la correspondencia, informes, documentos y/o presentaciones utilizando procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos que cumplan con los estándares de calidad y/o que requieran una corrección mínima. Contar con buena gramática, ortografía y estructura de redacción en el idioma requerido. Garantizar que la correspondencia, los informes y los documentos cumplan con estándares profesionales. Planificación, organización y multitarea Organizar y completar con precisión múltiples tareas, estableciendo prioridades y teniendo en cuenta asignaciones especiales, interrupciones frecuentes, plazos, recursos disponibles y múltiples relaciones de informes. Planificar, coordinar y organizar la carga de trabajo sin dejar de ser consciente de las prioridades cambiantes y los plazos competitivos. Demostrar capacidad para cambiar rápidamente de una tarea a otra, a fin de satisfacer múltiples necesidades de apoyo. Establecer, construir y mantener relaciones de trabajo efectivas con el personal y los clientes para facilitar la prestación de apoyo.
Habilidades deseadas adicionales a las competencias mencionadas en la sección de Competencias	Experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en web y módulos de compras ERP. Experiencia en Naciones Unidas o trabajando para alguna organización internacional.
Lenguaje(s) Requerido(s)	Fluidez en español. Inglés deseable

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

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The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

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