Aperçu du poste

Le Gestionnaire de la Chaîne d'Approvisionnement est un poste clé pour le succès et la livraison de programmes de qualité. L'IRC définit la Chaîne d'Approvisionnement comme les systèmes et fonctions nécessaires pour mettre en œuvre efficacement les programmes, y compris la planification, l'approvisionnement, la logistique, la gestion des stocks, la gestion des propriétés et des biens ainsi que la gestion des véhicules et de la flotte.

Le Gestionnaire de la Chaîne d'Approvisionnement est chargé d’appuyer la fonction de la Chaîne d'Approvisionnement afin d'assurer un approvisionnement et une prestation efficace des fonctions de la Chaîne d'Approvisionnement au niveau du bureau principal et sur le terrain.

Principales responsabilités

Sous la supervision directe du Coordinateur de la Chaîne d'Approvisionnement, vous serez responsable de ce qui suit :

A.    Planification de la Chaîne d'Approvisionnement

Le Gestionnaire de la Chaîne d'Approvisionnement est chargé de travailler en étroite collaboration avec les parties prenantes internes et externes pour assurer une planification et une préparation efficaces de la Chaîne d'Approvisionnement afin d’appuyer la mise en œuvre du programme. La planification de la Chaîne d'Approvisionnement consiste à : -

•  Participer à l’élaboration des plans de passation de marchés pour les subventions en cours, en collaboration avec les coordonnateurs/gestionnaires de programme et les parties prenantes internes et externes afin d’appuyer la mise en œuvre du programme ;
• S'assurer que les équipes du programme élaborent un plan de distribution des fournitures et les biens des subventions en cours ou terminées au niveau des entrepôts ;
• Coordonner avec le personnel de terrain de la Chaîne d'Approvisionnement pour s'assurer qu'il y a suffisamment d'espace dans les entrepôts avant d'envoyer les fournitures du programme aux sites de terrain ;
• S'assurer que le Département de la Chaîne d'Approvisionnement est bien doté en personnel et que les rôles et responsabilités de chacun font l’objet d’une description de poste claire ;
• Préparer les plans d'approvisionnement, les plans d'entreposage, les plans de transport et de distribution ;
• Mettre en œuvre de tous les SOP d’approvisionnement d’IRC ;
• Développer des stratégies d'approvisionnement et des relations avec les fournisseurs ;
• Superviser le marché de l'approvisionnement et mener des études et analyses de marché.

B. Approvisionnement

• Effectuer des analyses de données sur la gestion du parc auto, des assets et des stocks afin de faire des propositions pour une meilleure gestion
• Élaborer et réviser régulièrement les plans d'approvisionnement et de distribution des subventions ; assurer la résolution de tous les problèmes connexes en collaboration avec la direction de l'unité des programmes ;
• Développer et mettre en œuvre une stratégie d'approvisionnement de Bangui vers les bases par catégorie ;
• Préparer et soumettre des rapports sur la Chaîne d'Approvisionnement à temps opportun et précis pour éclairer le processus de prise de décision.
• Assurer la bonne gestion des dédouanements : transmettre le dossier au transitaire, faire le suivi du paiement des droits et taxes, donner l’accord d’expédition au fournisseur, communiquer avec le programme/demandeur des dates d’arrivée, archiver tous les documents de dédouanement, mettre à jour constamment le tableau de suivi des dédouanements

C. Gestion des Stocks, de l’Entreposage et des Biens

• Assurer le contrôle des stocks, le stock tampon, le stock de contributions en nature (CIK) et les produits alimentaires ;
• Assurer la mise en œuvre les politiques d'inventaire de l'IRC en ce qui concerne tous les éléments du projet, y compris le décompte des cycles, le signalement des écarts, l'assurance qualité pharmaceutique ainsi que les politiques de la chaîne du froid le cas échéant ;
• Elaborer et assurer la mise à jour et le respect des plans de distribution du materiel ;
• Coordonner la mise en œuvre des procédures d'élimination des stocks ;
•  Elaborer les plans d’entretien des biens conformément aux politiques d'IRC, y compris les réparations et le processus de couverture d’assurance ;
• Conduire des évaluations des besoins en biens et service pour son département ;
• Gérer la cession des propriétés et des biens aussi bien que la gestion des enchères ;
• Garantir la bonne exécution des inventaires des stocks et des biens et le rapport sur les biens sont exacts, régulièrement produits, examinés et approuvés avant la date de clôture de la subvention.
• La bonne exécution du calendrier des inventaires sur toute la mission
• Superviser  l’inventaire annuel des stocks et biens sur toute la mission

D. Logistique et Opérations de Flotte

·       Effectuer la diffusion et l’adhésion des politiques de sécurité des véhicules par tous les utilisateurs de véhicules ;

·       Effectuer des évaluations des besoins de transport ;

·       Élaborer et superviser les plans de mouvement du parc, les réparations de véhicules, l'affectation des chauffeurs, la sécurité des véhicules et la consommation de carburant ;

·       Développer une analyse des coûts de gestion des véhicules ;

·       S’assurer que le statut juridique de la flotte (dédouanement, enregistrement, licences, assurances) est à jour ;

·       Production, examen et utilisation réguliers des rapports mensuels des véhicules pour renseigner le processus décisionnel stratégique.

·       S’assurer que les planning de maintenance sont mis en place et suivis pour tout le parc auto

E. Conformité

• Identifier, documenter et rapporter à temps opportun tout écart d'approvisionnement de l'IRC, conformément au mécanisme en vigueur pour un suivi approprié.
• S'assurer que tout le personnel (international et national) connaît et se conforme pleinement aux politiques d’IRC ;
• Mettre en œuvre et maintenir les tâches de séparation au niveau des achats et autres fonctions connexes ;
• Examiner et fournir des commentaires sur les rapports assignés sur la Chaîne d'Approvisionnement soumis par les bureaux pays ;
• Développer et appuyer la mise en œuvre des plans d’amélioration ;
• Informer rapidement le Coordinateur et/ou le Directeur Régional de tout sujet de préoccupation ou de violations potentielles ou soupçonnées de politique de la Chaîne d’Approvisionnement ;
• Fournir un appui constructif aux autres fonctions pour assurer une conformité efficace aux politiques et procedures ;
• Mettre en œuvre des initiatives de Chaîne d'Approvisionnement discrètes et limitées à temps opportun pour améliorer la performance ou la conformité (c'est-à-dire la mise en œuvre d'un plan d'action corrective post-audit).

F. Gestion et Développement du Personnel :

• Appuyer le recrutement du personnel de la Chaîne d'Approvisionnement (tests écrits et entretiens) grâce à l'utilisation efficace de la matrice de compétences de la Chaîne d'Approvisionnement d’IRC ;
• S'assurer que les objectifs de chaque membre de l'équipe sont définis en fonction des visions de l'unité organisationnelle ainsi que du (des) contexte (s) opérationnel (s);
• Fournir une orientation face à face et à distance au personnel nouvellement embauché de la Chaîne d'Approvisionnement, au niveau des pays désignés ;
• Évaluer les compétences du personnel de la Chaîne d'Approvisionnement et les lacunes en matière de formation et élaborer des programmes d'intervention appropriés ;
• Proposer des programmes de formation et de développement professionnel ;
• Coordonner la formation et tenir les documents de formation.

G. Gestion Technique et Systèmes :

• Participer au développement et à la mise en œuvre des ERP, BvA, autres systèmes de Chaîne d'Approvisionnement et aux procédures opérationnelles standard de SC, si necessaire ;

Contacts internes et/ou externes :

Interne : Relations étroites avec le personnel régional et national de la Chaîne d'Approvisionnement à tous les niveaux, le Directeur Adjoint des Opérations et les Coordonnateurs / Gestionnaires de Projet. Participer activement à la Chaîne d'Approvisionnement mondiale et régionale, à des conférences et à des sessions animées selon les besoins.

Externe : Il ou elle peut servir comme représentant (te) de la Chaîne d'Approvisionnement IRC dans des réunions extérieures, d'autres organisations non- gouvernementales, des groupes inter-institutions et des fondations.