Associé.e Exécutif.ve Adjoint.e

Sous la direction et la supervision générales de la directrice du bureau multipays et en étroite collaboration avec l'équipe de direction, l'associé.e exécutif.ve doit:

• Fournir un appui fonctionnel, une coordination et une assistance à la Directrice et à son bureau à travers:

• La préparation  et / ou le partage d'informations, des discours et des présentations détaillées et d’autres documents en liaison étroite avec  le Bureau de développement des partenariats, selon les besoins, pour l’usage interne et externe de la Directrice.

• L’appui au  bureau de la Directrice à l’organisation  des retraites, des formations et des ateliers sous-régionaux pour le personnel, y compris la préparation de leur agenda, la documentation, l'examen du budget et l'autorisation des dépenses;

• l’organisation des événements de haut niveau avec des invités d'ambassades, de gouvernements, d'agences des Nations Unies, d'organisations gouvernementales / non gouvernementales et d'autres partenaires;

• La coordination et la préparation des réunions avec les principaux partenaires / donateurs (logistique, points de discussion, notes de fond, présentations, etc.)

• La gestion de la circulation efficace des informations, des actions à suivre après instructions

• L’organisation des réunions régulières et ponctuelles notamment celles avec le SMT du CDMC et des réunions de tout le personnel;

• La participation aux réunions pertinentes pour ensuite faire des rapports à la Directrice 

• La préparation des procès-verbaux des réunions et les résumés des actions à entreprendre; suivi avec les points focaux / personnes responsables et suivi des progrès sur les questions discutées et les points prévus;

• La mise en place d’ un réseau efficace et l’échange d’informations avec les fonctionnaires et entités du gouvernement, les partenaires financiers et les clients commerciaux importants et les parties prenantes;

• La mise en place d’un protocole approprié et de directives de correspondance de l'équipe du bureau lors des communications avec le gouvernement, les donateurs et d'autres partenaires externes;

• Le support au développement de systèmes et de procédures efficaces pour l’amélioration et la rationalisation du flux de travail et de communication au sein du SMT et entre les différentes équipes de bureau du CDMC, afin de répondre aux exigences professionnelles et au rythme élevé;

• l’entretien,  le développement et le renforcement des contacts avec les donateurs, les fonctionnaires et entités gouvernementales, les partenaires et autres parties prenantes, y compris les représentants et les bureaux administratifs des agences et missions des Nations Unies

• la mise à jour régulière de tous les fichiers papier et électroniques, les documents de référence et les dossiers confidentiels, au besoin, et l’ évaluation  des informations en vue de leur conservation ou de leur élimination

• la gestion du flux d'informations au bureau et diffuser les communications institutionnelles et inter services au personnel au besoin

• la facilitation du partage d'informations avec et entre les services de gestion de programme, de partenariat / développement des affaires et de soutien et ses unités opérationnelles

• le suivi des délais, des engagements pris, des mesures prises ainsi que la collecte et la soumission des rapports au directeur et, les rapports du directeur du bureau multi pays au directeur régional

• la rédaction de correspondance de routine, de circulaires interservices, de notes d'information générales, de documents, de rapports et de procès-verbaux de réunions; et la traduction (français / anglais) si nécessaire

• la préparation des feuilles de calcul, des bases de données, des présentations et des tableaux garantissant un style approprié et l'exactitude des informations

• la gestion des missions et du calendrier de représentation du directeur multi-pays, ainsi que les préparatifs de voyage, conformément aux règles et réglementations d'approbation 

• la préparation des documents d'information, de présentation et de positionnement de haute qualité pour le directeur multi-pays pour les rendez-vous, les réunions et les missions; et consolider et préparer les déclarations de positionnement du CDMC, y compris la rédaction et l’édition de documents d’information et de points de discussion, en collaboration avec le Bureau de développement des partenariats et l'équipe de communication

• L'élimination des goulots d’étranglement des communications au bureau 

• La coordination du flux d’informations entre le Bureau régional AFR, les groupes de pratique au Siège et le bureau du Directeur et la diffusion des communications institutionnelles et inter services entre le bureau multipays et le Siège au Directeur et à la haute direction selon les besoins

• La compilation, la rédaction, le suivi et l’analyse des informations sur des sujets / problèmes assignés, la collecte d’ informations à partir de diverses sources et l’évaluation des valeurs et / ou impact potentiel

• le classement de toutes les informations sensibles ou confidentielles collectées

• La compilation des rapports et de la documentation administrative à la demande du directeur

• L’appui à la Directrice en ce qui concerne la préparation, l'organisation et le suivi des activités, y compris, mais sans s'y limiter, la rédaction des notes conceptuelles, des termes de référence, la rédaction et l'édition des estimations de coûts et des budgets sur les propositions de projets;

• Effectuer des voyages locaux ou internationaux à la demande de la Directrice; 

• La fourniture de tous services administratifs, logistiques, protocolaires et de secrétariat  pour le directeur

• La coordination des efforts internes et externes de gestion des connaissances et de partage d’informations du CDMC;

• Les recherches, des analyses et des mises à jour sur les tendances et les problèmes de développement / politiques / sociaux / économiques au fur et à mesure qu'ils surviennent dans les pays;

• L’organisation, la coordination et le soutien logistique pour des événements et des ateliers, y compris des retraites annuelles; de la formation du personnel des Nations Unies sur les questions de coordination, d'administration et de protocole pour le directeur / et le SMT;

• La formation du personnel de soutien temporaire aux méthodes, systèmes et procédures de bureau;

• Les contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

• L'appui  à la numérisation et  au maintien d’un système de classement et des archives de documents appropriés, y compris les listes de contacts des partenaires;

• La gestion et la coordination du  bureau de la directrice, assurer à tout moment un environnement de professionnalisme et de travail d’équipe et établir des normes de conduite exemplaires pour l’équipe du bureau.

• Avoir un diplôme secondaire est exigé 

• Une Formation universitaire de premier niveau (Bachelor) dans un domaine lié au développement international, à la communication, à l'administration des affaires ou à l'administration publique serait un atout.

• Un diplôme technique pertinent, ou une certification dans un domaine lié au développement international, à la communication, à l'administration des affaires ou à l'administration publique serait un atout considérable.

• Un minimum de 6 ans d'expérience professionnelle pertinente en appui administratif est requis pour les candidat.e.s titulaires d’un diplôme secondaire.

• Un minimum de 2 ans d’expérience professionnelle pertinente pour les candidat.e.s titulaires d’une Licence (Bachelor) est exigé

• Un minimum de 4 ans d’expérience professionnelle pertinente pour les candidat.e.s titulaires d’un diplôme technique est exigé

• Expérience en tant qu'administrateur exécutif, support client et logistique, assistant commercial ou rôle similaire serait un atout.

• Connaissance des logiciels tableurs, des logiciels de traitement de texte et de présentation; La connaissance de G-suite est un atout;

• La connaissance des systèmes de gestion de l'UNOPS est un atout supplémentaire

• Une parfaite maitrise du français est requise
• La connaissance de l'anglais est un atout