Secrétaire principal (administration) 80%

Introduction

Le poste est à pourvoir au sein du Service médical du BIT(MEDSERV), ouvert quotidiennement de 08h00 à 17h00, qui fait partie du Département du développement des ressources humaines (HRD). MEDSERV a pour mandat d'assister tous les membres du personnel du BIT, quel que soit leur lieu de travail. Le/la titulaire du poste de secrétaire administratif/ve principal(e) relèvera directement du médecin-conseil et devra s'acquitter d'un ensemble de tâches de secrétariat à hautes responsabilités, y compris la coordination des travaux du secrétariat de MEDSERV et l'administration d'un système de collecte et d'enregistrement de données électroniques. 

Le secret médical est essentiel au fonctionnement de MEDSERV. Le/la candidat(e) retenu(e) devra signer une clause de confidentialité faisant partie de son contrat de travail.
 

Tâches spécifiques

1.    Fournir un soutien administratif et de secrétariat à l'équipe clinique de MEDSERV, y compris l'organisation de formations, de réunions, la préparation de missions.  Recevoir et assister les patients et les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements en personne, par courriel ou par téléphone.
2.    Initier, traiter et suivre les actions administratives dans le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) (Integrated Resource Information System - IRIS) telles que les autorisations de voyage, les demandes d'achat, les bons de commande, les contrats de collaborateurs externes.  Préparer les reçus pour ces achats dans IRIS.  Vérifier que les informations sont conformes aux normes applicables. Saisir des données complètes dans IRIS.
3.    Rédiger et assurer le suivi de la correspondance générale et administrative relative à MEDSERV.
4.    Fournir un soutien et une assistance en matière de secrétariat pour la production de matériel d'information et d'éducation sur la promotion de la santé préparé au sein de l'unité et veiller à ce qu'un approvisionnement adéquat de ce matériel soit disponible à temps.
5.    Répondre aux besoins médicaux en contactant le médecin ou l'infirmier(ère) approprié(e) dans les situations d'urgence, en tant que membre de l'équipe d'intervention d'urgence de MEDSERV.
6.    Fournir un soutien administratif dans la préparation de la documentation pour la Caisse de retraite commune du personnel des Nations Unies et pour le Comité de rémunération. Maintenir le système de classement et le suivi du matériel médical relatif à ces organismes.  
7.    Maintenir et mettre à jour les bases de données et préparer les rapports et statistiques standards. Mettre à jour les informations sur la page Web du MEDSERV à la demande de l'équipe clinique.
8.    Assurer la liaison avec les prestataires de soins de santé externes pour organiser des rendez-vous, des séminaires et des présentations.  Assurer la liaison avec les médecins externes pour obtenir des informations et maintenir les dossiers pertinents.
9.    Effectuer d'autres tâches administratives générales telles que la gestion de la petite caisse de MEDSERV, la commande de stocks et d'équipements non médicaux pour l'unité.
10.    Se tenir au courant des changements apportés aux règles administratives, aux règlements, aux politiques, aux procédures et aux directives et partager l'information avec le personnel, en fournissant des éclaircissements supplémentaires si nécessaire.
11.    Effectuer d'autres tâches pertinentes selon les besoins.
Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1.    Analyser, consigner, assigner et surveiller la distribution du courrier, de la correspondance (souvent confidentiels) et des documents au personnel de l’unité de travail. Recommander les dates butoir et de suivi et coordonner les réponses.  Suivre l'avancement des travaux en cours impliquant la préparation de la correspondance et des rapports.  
2.    Rédiger en deux langues la correspondance administrative. Réviser et corriger la correspondance, les rapports et les documents élaborés par des tiers afin d’en vérifier la mise en page, l’orthographe et la syntaxe, en particulier s'agissant des documents soumis au supérieur hiérarchique pour signature. Traduire la correspondance dans une langue de façon informelle.  
3.    Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence manuels ou automatisés de l’unité de travail. Préparer en collaboration avec le personnel des services organiques des dossiers généraux sur des sujets assignés et déterminer la nature des besoins du supérieur hiérarchique et compiler le matériel de référence requis.  
4.    Fournir un soutien administratif lors des réunions et conférences organisées à Genève et ailleurs.  Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus selon que de besoin.  Tenir à jour le programme de voyages de l’unité de travail, prendre les dispositions de voyage nécessaires, assurer le suivi des voyages prévus et réalisés et actualiser les données connexes pour suivre l’utilisation des fonds. Orienter et conseiller les membres du personnel de la catégorie des services généraux sur les procédures.  Surveiller les mouvements de personnel, les congés et les indemnités. Fixer les priorités de travail et veiller au partage équitable de la charge de travail entre les membres du personnel de la catégorie des services généraux.  
5.    Examiner les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique, en tenant compte de leur nature et de leur caractère d'urgence, fixer des rendez-vous sous réserve de confirmation, confirmer des dates acceptables pour les deux parties et réorganiser les calendriers en cas d'imprévus. Déterminer d’autres moyens, pour l’unité de travail ou d’autres unités, d’orienter et de traiter les requêtes extérieures.  
6.    Transcrire des déclarations, des rapports et des études, y compris des tableaux statistiques, etc. à partir de manuscrits et d'autres sources en utilisant divers logiciels de traitement de textes. Effectuer des recherches dans des bases de données afin de déterminer l’état d’avancement des cas présentant un intérêt particulier pour le supérieur hiérarchique et de demander des rapports et des statistiques de gestion standard actualisés.  Le/la titulaire peut être appelé(e) à actualiser des pages Web.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une école de commerce. 

Expérience

Cinq ans d'expérience du travail de secrétariat. Une expérience dans le domaine des services de santé au travail sera considérée comme un avantage.

Langues

Excellente maîtrise de deux langues de travail (anglais, français, espagnol), y compris la capacité de rédiger de la correspondance administrative dans les deux langues.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences Techniques 

Connaissance des logiciels de traitement de texte et de courrier électronique. Connaissance des règles internes de préparation de documents et des systèmes de classement. Aptitude à effectuer des recherches sur Internet. Maîtrise des progiciels requis par l'unité de travail. La connaissance des logiciels d'actualisation des sites Web peut être nécessaire. Connaissance des procédures pour mettre au point et tenir à jour le système de classement. Connaissance des procédures pour la préparation de formulaires administratifs. Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements pour déterminer la meilleure marche à suivre. Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports. Connaissance des procédures régissant les missions et autres voyages officiels. Connaissance des règles et procédures régissant les congés. Aptitude à répondre aux questions des visiteurs. Aptitude à trouver la documentation générale et de référence pour des tiers, à examiner les requêtes afin d'en déterminer l'urgence et les priorités, et à respecter le caractère confidentiel de certains sujets. Faculté d’encadrement. 

Compétences comportementales : Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou directement. Aptitude à bien travailler avec des collègues au sein d'une équipe multidisciplinaire. Aptitude à organiser son propre travail. Discrétion absolue dans le traitement des questions confidentielles. Souplesse. Une aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre est également exigée.

Informations supplémentaires
Le personnel de MEDSERV est tenu de se conformer aux horaires d'ouverture de l'unité. Le/la candidat(e) retenu(e) sera tenu(e) de respecter ces heures d'ouverture et de travailler avec ses collègues pour coordonner les équipes.