Secretaria (a)

Introducción

El puesto está adscrito al Servicio de Mercados Laborales Inclusivos, Relaciones Laborales y Condiciones de Trabajo (INWORK) del Departamento de Condiciones de Trabajo e Igualdad (WORKQUALITY). 
INWORK se esfuerza por mejorar las condiciones de trabajo y la protección de los trabajadores mediante políticas eficaces y por contribuir a lograr un mercado laboral inclusivo que brinde acceso a un empleo de calidad para todos, incluidas unas relaciones laborales sólidas. Más concretamente, el Servicio se encarga de realizar análisis multidimensionales sobre la protección de los trabajadores, la vulnerabilidad en el trabajo y las instituciones del mercado de trabajo, con inclusión análisis sobre las repercusiones en los mercados de trabajo y los resultados económicos y en la igualdad. De este modo, INWORK elabora y, previa solicitud, proporciona asesoramiento integrado en materia de políticas en función de las necesidades, las prioridades y los recursos nacionales. 
La persona titular del cargo proporcionará servicios de apoyo de oficina al Grupo sobre las instituciones y el funcionamiento del mercado de trabajo y al grupo sobre las Condiciones de Trabajo. 
El/la titular del puesto dependerá del Jefe del Servicios.

Funciones específicas

Preparar los trámites que deben procesarse en el Sistema Integrado de Información sobre los Recursos (IRIS), por ejemplo, solicitudes de viaje y de reembolso de gastos de viaje, órdenes y solicitudes de compra y pedidos y contratos de colaboración externa y de servicios. Efectuar el seguimiento necesario ante los servicios administrativos pertinentes en relación con esos trámites, con cargo a todas las fuentes de financiación.
2.    Proporcionar servicios administrativos, de secretariado y logísticos para reuniones y seminarios organizados por el Servicio. Esto incluye la reserva de salas de reunión, la coordinación de los viajes y del alojamiento de los participantes y todas las medidas de seguimiento pertinentes, así como la preparación de correspondencia. 
3.    Formatear las publicaciones de INWORK, lo que incluye insertar referencias bibliográficas.
4.    Utilizar los contenidos que se le proporcionen para actualizar las páginas del sitio web de la OIT relacionadas con algunos de los temas tratados por el Servicio.
5.    Iniciar los trámites para la compra de mobiliario y suministros de oficina.
6.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1. Procesar textos de documentos diversos (correspondencia, informes, tablas, presentaciones, manuscritos) mediante el software adecuado. Puede pedirse que tome notas al dictado y que transcriba grabaciones. Corregir la sintaxis, la puntuación, la gramática y el formato de material y documentos preparados por otras personas para que se adapten a los requisitos de la organización. Enviar faxes y correo electrónico. Puede pedírsele que actualice bases de datos especializadas y/o páginas web.
2. Realizar una criba, cargar si es necesario y redirigir mensajes de correo electrónico y correspondencia. Informar y recordar al personal responsable las fechas de seguimiento, así como controlar fechas límite para llevar a cabo acciones específicas. Esbozo de correspondencia estándar en un idioma y mecanografiado de dos idiomas. seguimiento de tareas administrativas.
3. Crear y actualizar los sistemas de archivo y referencia de la unidad de trabajo. Aclarar las necesidades con el personal profesional si se requieren especificaciones en la documentación y ubicarla para facilitar la búsqueda y la referencia. Actualizar el material de escritorio y otros materiales imprescindibles para la unidad.
4. Proporcionar servicios de secretariado para las reuniones.
5. Recibir, evaluar y referenciar consultas telefónicas y en persona en dos idiomas al personal apropiado a fin de responder consultas generales. Acordar citas para el Jefe de departamento y el personal profesional de la unidad, recibir visitas. Iniciar preparativos de viajes.

Calificaciones requeridas

Educación

estudios secundarios o formación profesional administrativa.

Experiencia

cuatro años como secretaria.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo y conocimientos prácticos de un segundo idioma que sean satisfactorios para poder responder a las consultas, enviar el correo y atender visitas.    . 

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

capacidad para utilizar software de tratamiento de textos y correo electrónico. Conocimiento de las reglas de la organización a la hora de preparar documentos y de emplear sistemas de archivo. Capacidad para responder de manera adecuada al teléfono y a las consultas que se realizan en persona. Capacidad para trabajar en equipo y para organizar el propio trabajo. Capacidad para realizar búsquedas en Internet. Capacidad para servirse de otros paquetes de software que requiera la unidad de trabajo. Puede exigirse conocimiento del software necesario para actualizar páginas web. Conocimiento de procedimientos dirigidos a crear y actualizar sistemas de archivo. Conocimiento de procedimientos para preparar formularios administrativos. Capacidad para obtener servicios que ayuden a completar las tareas de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina. Capacidad para evaluar correspondencia y consultas a fin de elegir la manera más adecuada de abordarlas.

Competencias personales
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.