Secretario/a administrativo/a superior (80%)

Introducción

El puesto está adscrito al Servicio Médico (MEDSERV), que forma parte del Departamento de Desarrollo de los Recursos Humanos (HRD) y abre todos los días de las 08.00 a las 17.00 horas. MEDSERV tiene el mandato de brindar asistencia a todos los miembros del personal de la OIT, dondequiera que se encuentren. El/la titular del puesto dependerá directamente del Médico Consejero y deberá prestar una amplia gama de servicios de secretaría especializados de gran responsabilidad, entre ellos coordinar la labor de la secretaría de MEDSERV y administrar un sistema de recopilación y registro electrónico de datos.

El secreto médico es esencial para el funcionamiento de MEDSERV. La persona seleccionada deberá firmar una cláusula de confidencialidad como parte de su contrato de trabajo.
 

Funciones específicas

1.    Proporcionar apoyo administrativo y de secretaría al equipo clínico de MEDSERV, incluida la organización de formación, reuniones y preparación de misiones.  Recibir y asistir a pacientes y visitantes, responder a consultas en persona, por correo electrónico o por teléfono.
2.    Iniciar, procesar y realizar el seguimiento de las acciones administrativas en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) (Sistema Integrado de Información de Recursos - IRIS), como autorizaciones de viaje, solicitudes de compra, órdenes de compra, contratos con colaboradores externos.  Preparar recibos para dichas compras en IRIS.  Verificar que la información se ajusta a las normas aplicables. Introducir los datos completos en IRIS.
3.    Redactar y hacer el seguimiento de la correspondencia general y administrativa relativa a MEDSERV.
4.    Proporcionar apoyo y asistencia de secretaría en la producción de material informativo y educativo de promoción de la salud preparado en la unidad y garantizar que se disponga a tiempo de suministros adecuados de dicho material.
5.    Responder a las necesidades médicas poniéndose en contacto con el médico o la enfermera adecuados en situaciones urgentes y de emergencia, como miembro del equipo de respuesta a emergencias de MEDSERV.
6.    Prestar apoyo administrativo en la preparación de documentación para la Caja Común de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas y para el Comité de Indemnizaciones. Mantener el sistema de archivo y seguimiento del material médico relacionado con estos organismos.  
7.    Mantener y actualizar las bases de datos y preparar informes y estadísticas estándar. Actualizar la información de la página web MEDSERV a petición del equipo clínico.
8.    Establecer contactos con proveedores de asistencia sanitaria externos para concertar citas, seminarios y presentaciones.  Relacionarse con médicos externos para obtener información y mantener los expedientes pertinentes.
9.    Realizar otras tareas administrativas generales, como el mantenimiento de la cuenta de caja para gastos menores de MEDSERV, el pedido de existencias y equipos no médicos para la unidad.
10.    Mantenerse al corriente de los cambios en las normas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativas y compartir la información con el personal, proporcionando las aclaraciones necesarias.
11.    Realizar otras tareas pertinentes que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1.    Analizar, registrar, asignar o controlar la distribución del correo, la correspondencia (a menudo confidencial) y los documentos destinados al personal de la unidad de trabajo. Recomendar plazos de entrega y fechas de seguimiento, y coordinar las respuestas. Seguir la evolución de las tareas corrientes que entrañen la preparación de correspondencia y de informes. 
2.    Redactar correspondencia administrativa en dos idiomas. Revisar y corregir el formato, la ortografía y la gramática de la correspondencia, los informes y los documentos preparados por otros miembros del personal, en particular los que requieran la firma del supervisor. Realizar traducciones oficiosas de la correspondencia a otro idioma. 
3.    Crear sistemas de archivo y referencia manuales o automatizados para la unidad de trabajo, y garantizar su mantenimiento. Crear archivos de referencia sobre temas concretos en consulta con el personal de la categoría de servicios orgánicos, determinar la naturaleza de las necesidades del supervisor y recopilar material de referencia adecuado. 
4.    Brindar apoyo administrativo para las reuniones y conferencias que se celebren en Ginebra o en otros lugares. Asistir a reuniones, tomar apuntes y redactar actas, según se requiera. Llevar la planificación de los viajes de los miembros de la unidad de trabajo, realizar los trámites relativos a los viajes, hacer un seguimiento de los viajes programados y concluidos, y realizar las actualizaciones correspondientes para verificar la utilización de los fondos. Proporcionar orientación sobre los procedimientos a otros miembros del personal de los servicios generales. Efectuar un seguimiento de los movimientos del personal, las licencias y los derechos a prestaciones. Establecer prioridades de trabajo y asegurar la distribución equitativa de la carga de trabajo de los otros miembros del personal de los servicios generales. 
5.    Examinar las solicitudes de citas con el supervisor, teniendo en cuenta la naturaleza y la urgencia de las mismas, fijar citas provisionales, confirmarlas tras comprobar que los horarios establecidos son convenientes para ambas partes y modificarlos en caso de imprevistos. Determinar otras maneras para remitir y atender consultas externas dentro de la unidad o en otras unidades de trabajo. 
6.    Encargarse del tratamiento de texto de declaraciones, informes y estudios, incluidos los cuadros estadísticos, etc., a partir de manuscritos y de otras fuentes, utilizando para ello diversos software. Efectuar búsquedas en bases de datos con el objetivo de averiguar el estado y la evolución de los casos que revistan especial interés para el supervisor, y solicitar informes y estadísticas normalizados y actualizados en materia de gestión. Se podrá solicitar al/a la titular del puesto que actualice páginas web.
 

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios o escuela comercial. 

Experiencia

Cinco años de experiencia como secretario/a. Experiencia en un servicio de medicina del trabajo será considerado como una ventaja.

Idiomas

Perfecto dominio de dos lenguas de trabajo (inglés, francés español) ; capacidad de redactar correspondencia administrativa en los dos idiomas.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

 

Capacidad para utilizar software de tratamiento de textos y de correo electrónico. Conocimiento de las reglas de la Oficina para la preparación de documentos y la utilización de los sistemas de archivo. Capacidad para realizar búsquedas en Internet. Capacidad para utilizar otros paquetes de software requeridos por la unidad de trabajo. Puede exigirse el conocimiento de los software necesarios para actualizar sitios web. Conocimiento de los procedimientos de creación y mantenimiento del sistema de archivos. Conocimiento de los procedimientos para la creación de formularios administrativos. Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la Oficina con el fin de completar tareas. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas recibidas a fin de elegir la manera más adecuada de proceder. Capacidad para buscar y extraer información de bases de datos y elaborar informes. Conocimiento de los procedimientos relativos a las misiones y a otros viajes oficiales. Conocimiento de las normas y procedimientos relativos a las licencias. Capacidad para responder a las solicitudes de las visitas. Capacidad para seleccionar el material informativo y de referencia que otros miembros del personal necesitarán para establecer las prioridades y la urgencia de las solicitudes, y para mantener la confidencialidad. Aptitudes de supervisión. 

Competencias personales: Capacidad para ofrecer respuestas adecuadas y útiles a las consultas que se realicen por teléfono o en persona. Capacidad para trabajar en equipo con colegas de otras disciplinas. Capacidad para organizar el propio trabajo. Discreción absoluta en el tratamiento de los asuntos confidenciales. Flexibilidad. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género.

Información adicional
El personal de MEDSERV debe cumplir el horario de atención de la unidad. El/la candidato/a seleccionado/a deberá respetar el horario de atención y cooperar con sus colegas para coordinar los turnos.