Secretario/a superior (Administración)

Introducción

El puesto está adscrito al Departamento de Programación y Gestión Estratégicas (PROGRAM), que forma parte de la Cartera de Gestión y Reforma. PROGRAM asesora al Director General y proporciona orientación y presta asesoramiento y asistencia al personal directivo superior y a los demás miembros del personal de la OIT sobre la planificación y puesta en práctica del programa, así como sobre la presentación de informes al respecto y la asignación de recursos para su ejecución. El Departamento se encarga de preparar el Programa y Presupuesto de la OIT y los documentos conexos. Su labor se rige por los principios de la gestión y la elaboración de presupuestos basadas en los resultados a fin de garantizar la eficacia y la eficiencia institucionales. 
El/la titular del puesto deberá prestar una serie de servicios administrativos y de secretaría en el Departamento, de conformidad con las normas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos. 

La/el titular del puesto dependerá del Director del Departamento, a través de la Directora Adjunta.

Funciones específicas

1.    Ocuparse de la correspondencia y los registros administrativos del Departamento, incluidas las listas y los expedientes personales pertinentes.
2.    Revisar y corregir la ortografía y la gramática de la correspondencia, las orientaciones, las fichas informativas y los informes y comprobar que se ajustan al Manual de estilo de la OIT. Formatear documentos de acuerdo con la identidad de marca de la OIT.
3.    Preparar formularios administrativos, como autorizaciones de viaje, solicitudes de reembolso de gastos de viaje, órdenes de compra, pedidos y contratos de colaboración externa y de servicios en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y velar por que los servicios administrativos pertinentes se ocupen de su procesamiento. Colaborar con la funcionaria encargada de la certificación de transacciones financieras del Departamento en cuestiones relacionadas con el presupuesto, como las fuentes de financiación, los métodos de pago a los consultores y otros proveedores, de acuerdo con las normas y reglamentos de la OIT.
4.    Prestar apoyo administrativo para la preparación, organización y realización de actividades como las sesiones de revisión de los planes de trabajo basados en resultados, así como de los diversos tipos de reuniones en línea que organice el Departamento. Esta tarea implica trabajar en coordinación con los miembros del personal y los asociados de la OIT que participen en las actividades.
5.    Colaborar en la recopilación, el procesamiento y el archivo del material de referencia y de las aportaciones de toda la Oficina necesarias para la preparación de documentos sobre los planes de trabajo basados en resultados, los Programas de Trabajo Decente por País y la Dependencia Común de Inspección del sistema de las Naciones Unidas.
6.    Participar en la edición y actualización de las páginas web pertinentes del Departamento. 
7.    Desempeñar las tareas de funcionario encargado de las licencias. Llevar una lista de los días de licencia y los planes de misión.
8.    Iniciar los procedimientos relativos a concursos, contrataciones, prórrogas de contratos de personal y su seguimiento.
9.    Actuar como punto focal sobre gestión del desempeño para el Departamento
10.    Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativos y compartir la información con el personal, aportando aclaraciones adicionales, siempre que se requiera.
11.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1.    Analizar, registrar, asignar o controlar la distribución del correo, la correspondencia (a menudo confidencial) y los documentos destinados al personal de la unidad de trabajo. Recomendar plazos de entrega y fechas de seguimiento, y coordinar las respuestas. Seguir la evolución de las tareas corrientes que entrañen la preparación de correspondencia y de informes.
2.    Redactar correspondencia administrativa en dos idiomas. Revisar y corregir el formato, la ortografía y la gramática de la correspondencia, los informes y los documentos preparados por otros miembros del personal, en particular los que requieran la firma del/de la supervisor/a. Realizar traducciones oficiosas de la correspondencia a otro idioma.
3.    Crear sistemas de archivo y referencia manuales o automatizados para la unidad de trabajo, y garantizar su mantenimiento. Crear archivos de referencia sobre temas concretos en consulta con el personal de la categoría de servicios orgánicos, determinar la naturaleza de las necesidades del/de la supervisor/a y recopilar material de referencia adecuado.
4.    Brindar apoyo administrativo para las reuniones y conferencias que se celebren en Ginebra o en otros lugares. Asistir a reuniones, tomar apuntes y redactar actas, según se requiera. Llevar la planificación de los viajes de los miembros de la unidad de trabajo, realizar los trámites relativos a los viajes, hacer un seguimiento de los viajes programados y concluidos, y realizar las actualizaciones correspondientes para verificar la utilización de los fondos. Proporcionar orientación sobre los procedimientos a otros miembros del personal de los servicios generales. Efectuar un seguimiento de los movimientos del personal, las licencias y los derechos a prestaciones. Establecer prioridades de trabajo y asegurar la distribución equitativa de la carga de trabajo de los otros miembros del personal de los servicios generales.
5.    Examinar las solicitudes de entrevista con el/la supervisor/a, teniendo en cuenta la naturaleza y la urgencia de las mismas, establecer compromisos provisionales, confirmar horarios convenientes para ambas partes y reorganizar horarios modificados a causa de imprevistos. Identificar medios alternativos para dar curso a las consultas externas en la propia unidad o remitirlas a otras unidades de trabajo.
6.    Encargarse del tratamiento de texto de declaraciones, informes y estudios, incluidos los cuadros estadísticos, etc., a partir de manuscritos y de otras fuentes, utilizando para ello diversos programas informáticos. Efectuar búsquedas en bases de datos con el objetivo de averiguar el estado y la evolución de los casos que revistan especial interés para el/la supervisor/a, y solicitar informes y estadísticas normalizados y actualizados en materia de gestión. Se podrá solicitar al/a la titular del puesto que actualice páginas web.
 

Calificaciones requeridas

Educación

Educación secundaria completa
 

Experiencia

Cinco años de experiencia relevante.  Se valorará la experiencia laboral en la OIT o en otros organismos de las Naciones Unidas.  

Idiomas

Excelente dominio de dos idiomas de trabajo (inglés, francés, español), incluida la capacidad de redactar correspondencia administrativa en ambos idiomas. Uno de ellos debe ser el inglés.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

ompetencias técnicas: Conocimiento de las normas de preparación de documentos y de la utilización de sistemas de archivo. Capacidad para responder adecuadamente a las consultas telefónicas y personales.  Capacidad para trabajar con procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones en PowerPoint, navegadores web y otros programas informáticos. Conocimiento de los procedimientos de preparación de formularios administrativos y de RRHH en sistemas ERP, idealmente basados en Oracle. Conocimiento de las normas y procedimientos que rigen las vacaciones, las cuestiones de RRHH, las publicaciones y las reuniones. Conocimiento de los procedimientos de creación y mantenimiento del sistema de archivos.  Conocimiento de los procedimientos de elaboración de formularios administrativos.  Capacidad para obtener servicios para la realización de tareas de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina.  Capacidad de evaluar la correspondencia y las consultas para determinar la mejor forma de proceder.  Capacidad para buscar y recuperar información de bases de datos y elaborar informes.  Conocimiento de los procedimientos que rigen las misiones y otros viajes oficiales.  Capacidad para editar y actualizar páginas web. Capacidad para responder a las solicitudes de los delegados u otros visitantes.  

Competencias de comportamiento:     Buenas aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con los demás.  Discreción en el tratamiento de asuntos confidenciales.  Capacidad de iniciativa y responsabilidad. Capacidad para organizar su propio trabajo y para trabajar tanto de forma independiente como en equipo. Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir los plazos.  Atención a los detalles.   Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y demostrar comportamientos y actitudes no discriminatorios y sensibles a las cuestiones de género.