Adjoint·e principal·e aux finances

2. Assurer un contrôle budgétaire et de suivi efficace, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Extraction des informations financières requises des accords de projet de l'UNOPS et mise en place des comptes nécessaires conformément aux politiques et procédures financières existantes de l'UNOPS.

• Compilation des données pour la préparation des prévisions budgétaires.

• Suivi et révision de l'état des allocations budgétaires et des dépenses sur une base continue. Réseautage continu avec les clients/partenaires pour fournir des commentaires et convenir mutuellement des actions correctives, le cas échéant.

• Établir et maintenir des mécanismes de contrôle financier appropriés pour respecter les allocations budgétaires.

• Tenue, exploitation et contrôle des comptes bancaires. Tenue du livre de caisse, y compris contrôle des décaissements, analyse et rapprochement de compte.

• Préparation et confirmation de la pertinence des transactions opérationnelles traitées par l'interprétation et la détermination des politiques, règlements, règles applicables, c'est-à-dire les décaissements dans les limites autorisées, la paie, les accords contractuels, les paiements aux fournisseurs, les réclamations de voyage, etc.

• Maintenance et contrôle de la petite caisse et du fonds d'avance opérationnelle et préparation du rapport pour l'établissement, le réapprovisionnement et la clôture.

• Contacts fréquents avec la banque locale pour obtenir des informations au jour le jour sur les taux de change, les taux d'intérêt, l'évolution des procédures et de la réglementation bancaire, etc.

• Examen des demandes de paiement pour s'assurer qu'elles sont complètes avant le traitement, en s'assurant que la documentation nécessaire est complète et que toutes les procédures requises sont remplies pour permettre le paiement.

• Examen et confirmation de la validité des frais en vérifiant les montants autorisés et en s'assurant de la disponibilité du budget et des fonds.

4. Fournir un soutien comptable et administratif, axé sur l'atteinte des résultats suivants:

• Tenue de grands livres et de registres comptables pour le classement et l'enregistrement des transactions financières et pour le rapprochement des comptes et la préparation de rapports récurrents ou spéciaux.

• Saisie en temps voulu des transactions dans le système comptable et financier informatisé et soumission en temps voulu des comptes mensuels ; respect des règles et règlements financiers de l'UNOPS dans toutes les transactions financières

• Élaboration du rapport de rapprochement bancaire. Examen et analyse des rapports pour détecter les écarts et prendre les mesures nécessaires. (Pour des raisons de contrôle interne, cette fonction ne doit pas être exercée par le poste chargé de la gestion du compte bancaire).

• Clarification et réponse aux questions et observations des auditeurs (tant internes qu'externes).

• Communication avec les collègues/clients sur les domaines nécessitant une vérification, des corrections, des informations supplémentaires, etc. pour améliorer la qualité des résultats et/ou la soumission des comptes et augmenter la base de connaissances dans le processus.

• Examen des pièces justificatives et des pièces justificatives pour l'exhaustivité, l'exactitude et l'exactitude des frais de code de compte.

5. Assurer un reporting et un contrôle financiers efficaces, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Appui à la préparation des échéanciers mensuels de dépenses et des états trimestriels et de fin d'année.

• Contacts avec les collègues du projet et les bureaux régionaux pour vérifier, corriger, ajouter et améliorer la qualité des activités financières d'un projet particulier, y compris les rapports financiers.

• Contacts fréquents avec d'autres membres du personnel financier de l'organisation pour la préparation des paiements, le rapprochement des données, les rapports aux clients ou les activités d'audit.

• Préparation des états financiers pour les clients.