Manager Administration & Services Generaux

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non-gouvernementale dont la mission est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes, y compris la crise climatique, à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir. IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour à l’est du Tchad. L'assistance aux réfugiés soudanais s’est étendue à la gestion de onze camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement. En 2012, IRC a étendu sa couverture géographique dans la province du Guéra où l’organisation travaille actuellement dans cinq districts sanitaires et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale ainsi que des activités de planification familiale, de réponse et de prévention aux violences basées sur le genre (VBG). En mai 2016, IRC a établi sa présence dans la province du Lac pour répondre à la crise liée à Boko Haram. Elle y met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, nutrition, relèvement économique ainsi que protection et réponse aux VBG.

Aperçu du poste : Le Manager Administration et services Généraux à la responsabilité générale de la gestion administrative : des relations avec l’administration publique, des correspondances (interne et externe), de la gestion des infrastructures et des contrats de bail, de l’accommodation des réunions/ateliers et de toutes autres factures (téléphones, hôtels, eaux, électricité etc.)

Principales responsabilités :

Administration Générale

• Revoir annuellement les règles relatives au personnel national ainsi que le manuel de procédures administratives ;
• En charge des dossiers administratifs tels que : la recherche de visa, autorisation de circuler, du renouvellement de l’accord-cadre avec le Gouvernement en s’assurant de la confidentialité des dossiers sensibles
• Rédiger le draft des correspondances (lettres, memos, rapports et autres documents à la demande des responsables) et veiller à l’archivage de ces documents pour le département administratif et pour le bureau de la   Direction nationale  
• Coordonner l’envoi et la réception des courriers physiques ou électroniques d’IRC et toutes les tâches administratives telles que les traductions, les photocopies, la circulation des memos et / ou circulaires en rapport avec l’Administration 
• Veiller à prendre toutes les dispositions nécessaires à la tenue des réunions, ateliers, séminaires, et visites en coordonnant avec le secteur ou département hôte, l’arrivée du personnel en visite sur la base de Ndjamena et /ou des Bureaux des sites
• Assurer en outre la coordination du transport avec la logistique, de l’hébergement dans les hôtels, les réservations de salles de réunion et de conférences et de l’équipement audiovisuel selon les besoins ;
• Assurer la formation du personnel administratif et veiller à ce que les procédures légales et internes en matière d’administration sont correctement appliquées ;
• Conduire avec le personnel des sessions de briefing/orientation sur les règles et procédures administratives qui sont d’application à IRC Tchad.

Gestion des infrastructures

• Responsable de la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un environnement professionnel sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprendre à cet effet toutes les démarches nécessaires pour rendre disponibles les services de nettoyage, ainsi que l’approvisionnement des stocks de maintenance conformément aux plans et budget alloués à cet effet ;
• Coordonner avec le responsable de maintenance les installations et dépannages en électricité, plomberie, froid et autres réparations
• Superviser les paiements des sociétés de gardiennage, société de nettoyage, des factures d’eau et électricité des bureaux et résidences des expatriés et autres services prestés
• En collaboration avec le département Logistique, assister dans la fourniture de matériel de maison, mobilier et fournitures de bureaux et superviser les réceptions et l’utilisation de ces biens

 Communication

• Coordonner les incorporations, modifications ou cessation du personnel IRC à la flotte
• S’assurer de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures téléphoniques (Tigo, Airtel)