Auxiliar Administrativo

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios. 

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible.  El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.  

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.  

Dentro del portafolio de Desarrollo Sostenible, se encuentran las estrategias de implementación del Protocolo de Montreal en Colombia. Mediante la Ley 29 de 1992, Colombia aprobó el Protocolo de Montreal con lo cual se ha comprometido a la eliminación, mediante cronogramas definidos, de las Sustancias Agotadoras de la Capa de Ozono (SAO) listadas en los diferentes Anexos del Protocolo. Asimismo, mediante la Ley 1970 del 12 de julio de 2019, se aprobó la Enmienda de Kigali al Protocolo de Montreal. Para atender los acuerdos y compromisos establecidos en este Protocolo, el gobierno nacional, con el apoyo de PNUD implementa el proyecto de Fortalecimiento Institucional – Unidad Técnica Ozono (UTO), a través del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible adoptó el Sistema Integrado de Gestión SIG conformado entre otros, por el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 creada mediante la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003.  En lo relacionado a la Gestión Documental establece que la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir: “d) los documentos, incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.” 

En tal sentido, se hace necesaria la contratación de una persona que asesore y apoye al proyecto en el tema de gestión documental, teniendo en cuenta que la documentación de los proyectos reposará dentro del archivo central del Ministerio de Ambiente, bajo las normas establecidas por esta entidad. A su vez también se requiere contar con el apoyo en la radicación y envío de correspondencia, elaboración de bases de datos, escaneo, copias, custodia de los bienes del proyecto y demás labores documentales que los proyectos requieran en su ejecución.

Alcance del trabajo

De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Auxiliar Administrativo desempeña las siguientes funciones:  

Proporciona apoyo administrativo, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Apoyar al equipo de coordinación en el desarrollo de los procesos administrativos de los proyectos, teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva de los proyectos a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación. 
• Apoyar la coordinación de la logística y la realización de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos, etc.).
• Apoyar la gestión de viajes del equipo cuando así se requiera y acorde a los mecanismos que se definan.
• Preparar y gestionar el despacho de materiales, necesario en la ejecución de los proyectos.
• Movilizar la documentación necesaria para la ejecución de los proyectos que maneja la UTO, dentro de las dependencias del Minambiente y en otras organizaciones.
• Apoyar el desarrollo de procesos de adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
• Atender las disposiciones establecidas por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, como socio implementador de los proyectos, para la adecuada ejecución administrativa y documental de los proyectos. 
• Apoyar la elaboración de informes, documentos y presentaciones, según sea requerido.

Proporciona apoyo en la gestión documental:

• Apoyar al equipo del proyecto para que la documentación técnica y financiera de los convenios con organizaciones socias/contrapartes y donantes se encuentre completa y en el archivo general.
• Lleva a cabo los procesos y procedimientos archivísticos, para la organización, clasificación y conservación de los documentos emitidos por los proyectos, acorde al manual de procedimientos establecidos en el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, así como la realización de las transferencias documentales.
• Apoyar la realización del seguimiento operativo a los proyectos y los contratos derivados de los mismos (incluyendo seguimiento a productos y tiempos de entrega establecidos en las contrataciones del proyecto). 
• Apoyar la disponibilidad de los archivos necesarios para los procesos de realización y seguimiento de las auditorías de los proyectos.

Asegura la adecuada gestión de información:

• Apoyar a el/la jefe/a Nacional Proyecto Unidad Técnica Ozono con la recepción y organización de la información relacionada con los informes de los consultores, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto. 
• Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de correspondencia. 
• Responder dudas, requerimientos y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados.
• Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos.
• Asumir el rol de administrador del sistema de información de los proyectos SIPO, velar por su periódica actualización y generar los informes que se requieran según las necesidades de los proyectos

Acuerdo institucional

El/la Auxiliar Administrativo/a reporta a él/la jefe/a del Proyecto Unidad Técnica Ozono.

Competencias

Competencias Core

• Logro de Resultados: Planea y monitorea su trabajo y presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad de acuerdo con su cronograma.
• Pensamiento Innovador: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático para resolver problemas, realiza mejoras.
• Aprendizaje Continuo: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación.
• Adaptarse con agilidad: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.
• Actuar con determinación: Muestra impulso y motivación, capaz de entregar con calma frente a la adversidad, confiado. 
• Compromiso y asociación: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas.
• Favorece la diversidad y la inclusión: Apreciar/respetar las diferencias, ser consciente de los prejuicios inconscientes, confrontar la discriminación. 

Competencias multifuncionales y técnicas

• Comunicación: Habilidad para comunicarse de manera clara, concisa y sin ambigüedades tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para personalizar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia.
• Gestión y Satisfacción de Clientes: Habilidad para responder a tiempo y apropiadamente con sentido de urgencia, brindar soluciones consistentes y entregar resultados y/o soluciones oportunas y de calidad para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes.
• Gestión de documentos y registros: Gestión general de documentos (impresos o electrónicos); política de registro y retención, incluido el almacenamiento y el archivo.
• Gestión de inventarios: Llevar los inventarios de los equipos y elementos necesarios para el desarrollo de los proyectos, así como de materiales para el correcto desarrollo de las actividades administrativas.
• Gestión de eventos (incluyendo retiros, capacitaciones y reuniones): Capacidad para gestionar eventos, incluida la identificación del lugar, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos de efectivo, etc.
• Gestión de envíos: Conocimiento de los marcos normativos y los procesos relacionados con la gestión de envíos, incluida la contratación de envíos para los funcionarios que viajan por designación inicial, reasignación y repatriación.
• Administración de relaciones con proveedores: Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de gestión de proveedores, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.

Requisitos mínimos para el NPSA: 

Requisitos mínimos de educación

• Título de Bachiller o Título Profesional en áreas administrativas.

Min. años de experiencia laboral relevante

• Para bachilleres 4 años de experiencia relevante en apoyo administrativo de programas o proyectos con entidades públicas, privadas o internacionales que incluya el manejo de datos y archivos

Deseable:

• Experiencia en manejo de bases de datos en Excel
• Experiencia en gestión documental de proyectos financiados con recursos de Cooperación Internacional.
• Experiencia en actividades de archivo físico y digital de documentos. Conocimiento de la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2009

• Para profesionales 1 año de experiencia relevante en apoyo administrativo de programas o proyectos con entidades públicas, privadas o internacionales que incluya el manejo de datos y archivos:

Deseable:

• Experiencia en manejo de bases de datos en Excel
• Experiencia en gestión documental de proyectos financiados con recursos de Cooperación Internacional.
• Experiencia en actividades de archivo físico y digital de documentos. Conocimiento de la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2009

Idioma(s) requerido(s)

• Fluidez en español hablado y escrito.

Certificados Profesionales

• Diploma y/o certificados de estudios debidamente convalidados en Colombia.

Disclaimer

Important applicant information
All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.