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Asistente de apoyo de oficina- Pool de asignaciones temporales

Geneva

  • Organization: ILO - International Labour Organization
  • Location: Geneva
  • Grade: Administrative support - GS-4, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
  • Closing Date: Closed

 

Grado: G4 

Pool de asignaciones temporales

Número de la vacante: ROSTER/GENEVA/GS/2023/01

Fecha de publicación: 9 de marzo de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora local): 9 de abril de 2023

 

Job ID: 10557 

Lugar de destino: Ginebra   
 

 

La OIT lanza una convocatoria a los candidatos que deseen ser incluidos en una reserva para puestos temporales en la categoría de Servicios Generales (GS), G5/G4, en la Sede (HQ) en Ginebra.

 

Se invita a los candidatos interesados a presentar su solicitud en línea para formar parte de la reserva, a fin de ser tenidos en cuenta en las oportunidades que puedan surgir.

 

La OIT sólo puede ofrecer un contrato a personas que tengan un estatuto de residencia válido en Suiza o que residan actualmente en Francia vecina.

 

Podrán presentar su candidatura:

 

  • Candidatos externos
  • Personal en activo con contrato de CD o de corta duración (SST, ST, ST 3.5)

 

Los candidatos internos con contratos RB (FT, WLT) no deberían presentarse a esta convocatoria.

 

No se espera que los nombramientos temporales conduzcan a una carrera en la OIT y no conllevan ninguna expectativa de prórroga, renovación o conversión a cualquier otro tipo de contrato en la Organización. Puede ofrecerse un contrato por un período de entre 3 y 12 meses.

 

La OIT valora la diversidad entre su personal y alienta las candidaturas de hombres y mujeres cualificados. Iguamente alentamos las candidaturas de personas con discapacidad. Si no puede rellenar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

 

Introducción

El titular de este puesto temporal proporcionará diversos servicios generales de apoyo administrativo, a las actividades de un departamento en la sede de la OIT de conformidad con las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos.

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión de jefe de servicio.
 

Funciones y Responsabilidades

1.    Procesar y formatear textos de diversos documentos (correspondencia, informes, tablas, presentaciones, manuscritos) mediante el software adecuado.  Redactar correspondencia estándar en un idioma.
2.    Registrar y enviar correo, correspondencia y otros documentos. Informar y recordar al personal responsable las fechas de seguimiento, así como controlar fechas límite para llevar a cabo acciones específicas.  Crear y actualizar los sistemas de archivo y referencia.  Aclarar los requisitos de las especificaciones de los documentos y su ubicación para facilitar las búsquedas y las referencias.
3.    Procesar las acciones administrativas en el sistema de planificación de los recursos institucionales de la Organización, como las solicitudes y reclamaciones de viaje, las órdenes de compra y las solicitudes de compra, los contratos de colaboración externa y los contratos de servicios. Llevar a cabo las acciones de seguimiento necesarias con los servicios administrativos pertinentes en relación con estas transacciones.
4.    Proporcionar apoyo en la organización de los viajes oficiales del personal, como los trámites de viaje y alojamiento, las autorizaciones de seguridad, los visados.
5.    Proporcionar apoyo en las reuniones y eventos organizados por el departamento, lo que incluye la preparación y distribución de cartas de invitación, órdenes del día, reserva de salas de reuniones, la preparación de las instalaciones y equipos en los locales de reunión, los trámites de viaje, la elaboración de estimaciones ordinarias de costos y la prestación de apoyo e información a los participantes sobre cuestiones básicas. 
6.    Responder a consultas básicas por teléfono, correo electrónico y en persona o remitirlas a la persona/unidad adecuada. Recibir a los visitantes y dirigirlos a la persona adecuada, concertar citas. 
7.    Con base en las contribuciones aportadas, actualizar las páginas del sitio web de la OIT relacionadas con algunas de las áreas cubiertas por el Departamento.
8.    Mantener el material de oficina y otros suministros. Iniciar los trámites para la compra de mobiliario y material de oficina.
9.    Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos, directrices y procesos operacionales pertinentes y compartir la información con las partes interesadas. 
10.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
 

Calificaciones requeridas

Educación

 Estudios secundarios completos.

Experiencia

Cuatro años de experiencia pertinente.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo (Español, Francés, Inglés) de la Organización. Conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo de la Organización para responder consultas, dirigir el correo y recibir visitas.

Competencias

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT, para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Competencias:  capacidad para utilizar software de tratamiento de textos y correo electrónico. Capacidad para responder de manera adecuada al teléfono y a las consultas que se realizan en persona. Capacidad para trabajar en equipo y para organizar el propio trabajo. Capacidad para realizar búsquedas en Internet. Capacidad para utilizar programas informáticos como Microsoft Office. Capacidad para adaptarse con rapidez a nuevos programas y sistemas informáticos. Capacidad para obtener los servicios de otras unidades de trabajo internas o externas para llevar a cabo determinadas tareas. Capacidad para evaluar correspondencia y consultas a fin de elegir la manera más adecuada de abordarlas.  Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.
 

 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO Jobs El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

La evaluación puede incluir una entrevista telefónica con un responsable de contratación, una o varias pruebas escritas, incluida una prueba en línea de Ms Office, y una entrevista con un directivo. La OIT utiliza tecnologías de la comunicación como Zoom y Ms Teams en el proceso de valoración y evaluación de los candidatos.

 

Peligro fraude

 

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

 

 

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