Asistente administrativa/o (Pool de asignaciones temporales)

Introducción

El/la titular de este puesto temporal proporcionará diversos servicios de secretaría y administrativo para apoyar las actividades de un Departamento en la sede de la OIT de conformidad con las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos.

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión del jefe de servicio.
 

Funciones Funciones y responsabilidades

1.    Redactar y preparar correspondencia general y administrativa en dos idiomas.  Revisar y corregir correspondencia, informes y documentos preparados por otros miembros del personal en lo relacionado con el formato, la ortografía, la gramática y su conformidad con la normativa aplicable.  En caso necesario, colaborar con traductores o editores.  Proporcionar traducciones informales de correspondencia en un idioma.
2.    Analizar, registrar, asignar o controlar la distribución del correo electrónico, de la correspondencia (a menudo confidencial) y los documentos al personal de la unidad de trabajo. Asegurarse de que las cuestiones importantes se señalan a la atención del personal responsable.  Recomendar fechas límite y de seguimiento y coordinar respuestas. Seguimiento del trabajo en curso que incluya la preparación de correspondencia y de informes. Mantener existencias de informes
3.    Actualizar y mantener la agenda del supervisor(a). Filtrar y programar sus citas en función del grado de urgencia y de prioridad. Recibir a los visitantes y responder a las consultas en persona, por teléfono o por correo electrónico en los plazos debidos. 
4.    Llevar el plan de viajes oficiales de la unidad de trabajo. Ocuparse de los trámites de viaje y alojamiento, coordinar los requisitos en materia de visados y seguridad y procesar las transacciones administrativas. Controlar los viajes planificados y concluidos, y preparar actualizaciones relacionadas con ellos a fin de realizar un seguimiento del empleo de los fondos.
5.    Iniciar y procesar las acciones administrativas como autorizaciones de viaje, reclamaciones de viaje, acciones de personal, autorizaciones de pagos externos, contratos de colaboradores externos, órdenes de compra, en el sistema de planificación de recursos empresariales, y realizar el seguimiento de su tramitación con los servicios administrativos competentes, según proceda.
6.    Coordinar y proporcionar una serie de servicios de apoyo administrativo para reuniones, conferencias, talleres y otros eventos celebrados en Ginebra o fuera de ella.  Esto incluye la preparación de presupuestos, la coordinación del viaje y alojamiento de los participantes, el pago de dietas, la contratación y pago de personas de recursos, el envío de informes y documentos según sea necesario, y la redacción de la correspondencia relativa. Redactar actas y hacer un seguimiento de la aplicación de las decisiones adoptadas. 
 

sección opcional (solo si necesario)

7.    Realizar las operaciones necesarias para la autorización de gastos y efectuar desembolsos. Preparar contribuciones, generar informes y extraer y compilar datos para sustentar la utilización óptima del presupuesto y la preparación de la documentación relacionada con el programa y presupuesto y el plan de trabajo.
8.    Crear y actualizar los sistemas de archivo de la unidad de trabajo.  Actualizar los sitios web y las bases de datos. Recopilar, consolidar y presentar información / datos sobre temas específicos.
9.    Desempeñar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relacionadas con los registros de asistencia y de licencias, los espacios de oficina, gestión del material de oficina y pedidos, según sea necesario.
10.    Actuar como punto focal para las evaluaciones de rendimiento de la unidad de trabajo; llevando un control de la situación relativa al cumplimiento por parte del personal y haciendo un seguimiento con los responsables y el personal concernidos cuando proceda.  Proporcionar orientación y apoyo de primer nivel, transmitiendo las cuestiones más complejas al siguiente nivel.
11.    Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativos y compartir la información con el personal, aportando aclaraciones adicionales, siempre que se requiera. Proporcionar orientaciones a los miembros del personal con menos experiencia, según lo requieran las normas y procedimientos de trabajo aplicables. 
12.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
 

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios completos.
 

Experiencia

Cinco años de experiencia pertinente.
 

Idiomas

Excelente dominio de dos idiomas de trabajo (Español, Francés, Inglés) de la Organización;  incluida la capacidad de redactar correspondencia administrativa en los dos idiomas.
 

Competencias

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT, para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Competencias:  

Capacidad para utilizar software de tratamiento de textos y correo electrónico. Capacidad para responder de manera adecuada al teléfono y a las consultas que se realizan en persona. Capacidad para realizar búsquedas en Internet. Capacidad para utilizar programas informáticos como Microsoft Office. Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos. Capacidad para obtener los servicios de otras unidades de trabajo internas o externas para llevar a cabo determinadas tareas. Capacidad para evaluar correspondencia y consultas a fin de elegir la manera más adecuada de abordarlas. Capacidad para buscar y recuperar información de bases de datos y elaborar informes. Habilidad para trabajar minuciosamente con datos administrativos.  Capacidad para responder a solicitudes de delegados y otras visitas. Capacidad para determinar los antecedentes y el material de referencia pertinentes para que otros examinen las solicitudes en función de la urgencia y las prioridades. Discreción a la hora de tratar asuntos confidenciales. Capacidad para colaborar en un entorno de equipo. Capacidad para organizar su propio trabajo. Flexibilidad y adaptabilidad. Capacidad para trabajar con limitaciones de tiempo. Capacidad para demostrar iniciativa y trabajar de forma proactiva. Capacidad para comunicarse eficazmente con los demás, tanto oralmente como por escrito. Gran sentido de la responsabilidad y buen juicio. Capacidad para tratar con visitantes de alto nivel y responder a solicitudes que requieran aportaciones de diversas fuentes. Capacidad para identificar problemas y proponer soluciones. Capacidad de gestión del tiempo. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.