ONU Mujeres_Asistente Senior de Administración

Background

Contexto de la Organización

ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar todas las formas de discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres en el marco del desarrollo sostenible y los derechos humanos.

ONU Mujeres en México, en consonancia con las prioridades nacionales y los instrumentos internacionales y regionales de protección y defensa de los derechos humanos de las mujeres, principalmente la Convención sobre la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW, por sus siglas en inglés), así como con las recomendaciones generadas por los órganos encargados de su vigilancia trabaja para lograr la igualdad sustantiva  entre hombres y mujeres en todos los aspectos de la vida, enfocándose en cuatro áreas prioritarias:

1. Fortalecer y aplicar un conjunto integral y dinámico de políticas y normas globales sobre igualdad de género y empoderamiento de las mujeres y las niñas.

2. Reforzar los mecanismos que permiten que las mujeres dirijan, participen y se beneficien por igual de los sistemas de gobernanza.

3. Promover que las mujeres tengan seguridad de ingresos, trabajo decente y autonomía económica.

4. Garantizar que todas las mujeres y niñas vivan una vida libre de toda forma de violencia.

5. Contribuir a que todas las mujeres y niñas participen de manera activa en la prevención de los desastres naturales y tienen una maor influencia en las políticas relacionadas con la acción humanitaria.

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión de la Analista de operaciones de ONU Mujeres México,  el/la Asistente Senior de Administración brindará apoyo en las siguientes actividades:

Brindar apoyo administrativo y logístico en los programas y proyectos que se le asignen:

• Brindar apoyo y dar seguimiento a los procesos administrativos (adquisiciones, viajes, solicitudes y pagos de servicios y productos) y logísticos de los programas y proyectos asignados, de conformidad con las normas, reglamentos, políticas y estrategias de ONU Mujeres.
• Proporcionar apoyo administrativo en los servicios financieros (solicitudes de pago y su seguimiento) para la ejecución de programas y proyectos;
• Apoyar la atención de necesidades de organización de eventos.

Brindar apoyo en proceso de contratación de bienes y servicios:

• Apoyar los procesos requeridos para la contratación de bienes y servicios de personas morales y/o personas físicas.
• Solicitar cotizaciones y realizar cuadros comparativos para las compras menores y procesos de adquisiciones que así lo requieran;
• Ingresar las requisiciones de servicios y viajes en el sistema Quantum (ERP);
• Hacer el seguimiento administrativo necesario desde el inicio del proceso de adquisiciones hasta el pago de los servicios y término de cada proceso;
• Apoyar en la realización de tareas de contrataciones y licitaciones (preparar y llenar matrices de evaluación, apoyar en la coordinación de paneles de evaluación, tomar minutas, preparar el checklist de adquisiciones, solicitud de vendors, etcétera.);
• Apoyar en la realización, organización y logística de eventos, reuniones de trabajo, talleres, seminarios, encuentros entre otros;
• Apoyar en la organización y coordinación de viajes para el trabajo de campo del equipo (planes de misión, autorizaciones de seguridad, arreglos logísticos, viáticos etc.).

Apoyar actividades administrativas de control:

• Realizar revisión y seguimiento de los procesos financieros y administrativos de los distintos proyectos (informes financieros, revisiones presupuestarias, seguimiento a requisiciones, monitoreo periódico con el área de Operaciones, etc);
• Apoyar el ejercicio administrativo de apertura y cierre de proyectos;
• Facilitar al área de Administración y Finanzas de ONU Mujeres, la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal;
• Mantener un sistema de archivo que garantice el orden y disponibilidad de los documentos, cotejar y ordenar documentación en expedientes y procuración de documentos confidenciales, de acuerdo con los listados de documentos oficiales y clasificación del sistema de archivo de ONU Mujeres/Naciones Unidas.

Brindar apoyo para otras actividades administrativas y/u operativas:

• Colaborar en la integración de informes administrativos y/u operativos que le sean requeridos;
• Apoyar y gestionar el oportuno abastecimiento de papelería según se requiera;
• Brindar apoyo administrativo para la creación de productos de conocimiento y otros materiales;
• Organizar y archivar la documentación (correspondencia, productos, informes, entre otros) de los distintos proyectos a su cargo, tanto en forma física como electrónica según los estándares organizacionales, así como con los requisitos de revisión del donante y cualquier tipo de auditoría interna;
• Colaborar en la integración de los informes y documentos del(os) proyecto(s);
• Brindar apoyo a la Representación, fungiendo como back-up de la Asistente de la Representante;
• Llevar a cabo otras tareas administrativas y logísticas que le sean requeridas

Impacto de los resultados

El/a Asistente Senior de Administración, contribuirá al logro de los resultados e impactos esperados del desarrollo y organización de los Programas y Proyectos asignados.

Competencies

VALORES DE LA ORGANIZACION /PRINCIPIOS RECTORES

• Integridad
• Profesionalismo
• Respeto a la diversidad

COMPETENCIAS DE LA ORGANIZACIÓN

• Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género
• Responsabilidad
• Solución creativa a los problemas
• Comunicación efectiva
• Colaboración incluyente
• Compromiso con contrapartes
• Predicar con el ejemplo

COMPETENCIAS FUNCIONALES

Orientación hacia el cliente:

• Constantemente afronta el trabajo con energía y una actitud positiva y constructiva;
• Habilidad para trabajar en equipo y capacidad para trabajar por resultados;
• Habilidad en identificar las necesidades de los y las clientes y proponer soluciones adecuadas;
• Respetar y cumplir con las fechas de entrega de productos o servicios.

Planeación y organización:

• Uso adecuado del tiempo;
• Prioriza apropiadamente su trabajo.
• Monitorea y ajusta sus prioridades según las necesidades.

Required Skills and Experience

Educación:

• Estudios de Contaduría, Administración de Empresas, Finanzas y/o áreas económico-administrativas relacionadas.
• Título de licenciatura se considera una ventaja.  

Experiencia:

• Experiencia de mínimo 3 años en funciones administrativas y de control de proceso administrativos y financieros;
• Se valorará contar con experiencia previa en actividades o programas relacionados a temas relevantes al puesto (igualdad de género, derechos de las mujeres, violencia contra las mujeres, participación política de las mujeres, derechos humanos, entre otros).
• Se valora experiencia de trabajo con organizaciones de la sociedad civil, organismos internacionales y donantes.
• Manejo de paquetería Microsoft Office y Windows XP.

Requerimientos de idiomas y adicionales:

• Indispensable y comprobable dominio oral y escrito del idioma inglés y español.
• Se valora conocimiento y experiencia previa manejando un Enterprise Resource Planning (ERP) como Oracle, People Soft, SAP, etc.
• Deseable experiencia de trabajo o de interacción con organismos del sistema de Naciones Unidas.
• Indispensable nacionalidad mexicana o contar con permiso de trabajo vigente.

NOTA IMPORTANTE PARA APLICAR:

Para aplicar a esta vacante, es requisito indispensable aplicar en línea, adjuntando el formulario de historial personal de ONU Mujeres (P11), el cual puede descargar en su versión en español en: https://www.unwomen.org/sites/default/files/2022-07/UN-Women-P11-Personal-History-Form-es.doc 

Diversidad e Inclusión

En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización. 

Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura. 

ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.

Las y los candidatos seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización, por lo que se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. (La verificación de antecedentes incluirá la comprobación de las credenciales académicas y el historial de empleo. Es posible que las y los candidatos seleccionadas/os deban proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes).