Officier Charge de l’Administration et des Voyages

         I.                        CONTEXTE :

L'IRC est actif en République centrafricaine (RCA) depuis 2006 et met en œuvre des programmes d'intervention d'urgence depuis début 2013. L'IRC dispose de quatre bureaux de terrain (Bocaranga, Kaga Bandoro, Zemio et Ndele) en plus d'un bureau central à Bangui. Depuis 2007, elle a construit des relations étroites avec les communautés locales, les leaders communautaires, les autorités locales et d'autres acteurs locaux et internationaux. Aujourd'hui, l'IRC est l'un des principaux acteurs humanitaires travaillant dans les préfectures d'Ouham Pende, de Nana Gribizi et de Zemio, mettant en œuvre des programmes dans les domaines de la santé, de la protection et de l'autonomisation des femmes, de la protection des enfants et de l'état de droit, ainsi que du relèvement précoce et du développement. L'expertise technique, les capacités logistiques, la connaissance et la compréhension du contexte local ont permis à IRC de jeter les bases d'une extension et d'un approfondissement de ces services afin d'atteindre davantage de personnes et de répondre aux besoins d'urgence à une plus grande échelle, dès lors que des financements supplémentaires sont assurés

       I.                  Contexte du programme :

L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui changent la vie des réfugiés et des personnes déplacées dans leur propre pays forcées de fuir la guerre et les catastrophes.

       II.                        Aperçu du poste 

Sous la supervision directe du Manager de l’Administration, l’Officer Admin et travel aura la responsabilité d’appuyer dans la mise en application de tous les systèmes et procédures administratives au sein d’IRC et de la gestion des voyages selon les normes IRC, et assurer les intérims de ses collègues si nécessaires

Responsabilités Majeures 

 Appuyer le département des Operations pour toutes tâches administratives, gestion des bâtiments, et gestion des réservations, des départs et arrivées

Responsabilités Spécifiques 

·         Accueil et orientation des visiteurs au Bureau ;

·         Gérer les appels téléphoniques du Bureau ;

·         Suivi et Archivage des dossiers administratifs

·         Gérer le courrier "arrivée" et "départ" (réception, enregistrement et ventilation);

·         Appuyer à la rédaction des lettres administratives de l’organisation 

·         Réception et enregistrement des manifestations d’intérêt aux avis d’appel d’offres lancé ;

·         Réception et enregistrement des offres de candidature ;

·         Suivre les dossiers auprès du Manager Admin et lui rappeler les questions importantes à traiter ;

·         Appui à l’organisation des ateliers et réunions formations/conférences/ateliers ;

·         Appuyer au besoin les opérations de saisie, Scan, de photocopies et Reliures, pour l l’administration ;

·         Gestion rationnelle et suivi des stocks de fournitures et articles de bureaux

·         Dresser un inventaire périodique des stocks de fournitures, articles de bureau et des équipements ;

·         Suivre le traitement des factures ;

·         Acquisition des billets d’avion pour les voyages des staffs et partenaires d’IRC à l’intérieur et à l’extérieur de     la RCA,

·         Paiement des factures des voyages,

·         Suivre les entretiens et réparations des locaux du bureau, les résidences individuelles et collectives d’IRC à        Bangui

·         Appui à distance aux entretiens des locaux, résidences individuelles et collectives d’IRC dans les différentes     régions d’intervention d’IRC,

·         Acquisition des maisons à louer pour IRC au besoin,

·         Gérer les contrats de bail du bureau et des résidences d’IRC à Bangui,

·         Assister à l’aménagement et au déménagement des maisons des staffs étrangers résidents au RCA au             compte d’IRC,

·         Payer les factures de bail à Bangui,

·         Réservations de chambres d’hôtel pour les staffs et partenaires d’IRC en mission d’IRC à Bangui,

·         Paiement des factures d’hôtels à Bangui,

·         Acquisition et renouvellement des visas pour le personnel étranger,

·         Assistance au personnel étranger pour toute documentation officielle nationale R permettant le séjour formel     du personnel étranger au compte d’IRC en RCA,

·         Exécuter toute autre tâche à la demande des supérieurs hiérarchiques.

V-                   Communications

·      S‘assure de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures des flottes et              communication de tous les staffs et visiteurs IRC (Cellulaires, fixes) ;

·      En charge des incorporations, des modifications et des cessations des agents à la flotte téléphonique de             l’organisation en collaboration avec les différents responsables

·     S assurer que nous ayons dans nos stocks des téléphones à donner aux nouveaux staffs internationaux qui   arrivent.

·      S’assurer que les sources d’information sont disponibles et bien entrevues dans les guest (télévision)

VI-                 Gestion des équipes

·         Participer dans la définition des objectifs de performance des agents de ménage et de l’officers Maintenance

·         Développer les outils pour garder le contrôle des besoins et des budgets  

·         Documenter les besoins de formation des agents sous la supervision

 Reporting:

·     Prépare et soumet mensuellement, un rapport détaillé de tableau de suivi des contrats, le cash projection, la mise à jour paiement des factures de communication et des utilities (eau et électricité) en conformité avec le calendrier de soumission des rapports mensuels convenu avec la supervision.