ADMIN MANAGER

I-                    CONTEXTE :

L'IRC est actif en République centrafricaine (RCA) depuis 2006 et met en œuvre des programmes d'intervention d'urgence depuis début 2013. L'IRC dispose de quatre bureaux de terrain (Bocaranga, Kaga Bandoro, Zemio et Ndele) en plus d'un bureau central à Bangui. Depuis 2007, elle a construit des relations étroites avec les communautés locales, les leaders communautaires, les autorités locales et d'autres acteurs locaux et internationaux. Aujourd'hui, l'IRC est l'un des principaux acteurs humanitaires travaillant dans les préfectures d'Ouham Pende, de Nana Gribizi et de Zemio, mettant en œuvre des programmes dans les domaines de la santé, de la protection et de l'autonomisation des femmes, de la protection des enfants et de l'état de droit, ainsi que du relèvement précoce et du développement. L'expertise technique, les capacités logistiques, la connaissance et la compréhension du contexte local ont permis à IRC de jeter les bases d'une extension et d'un approfondissement de ces services afin d'atteindre davantage de personnes et de répondre aux besoins d'urgence à une plus grande échelle, dès lors que des financements supplémentaires sont assurés.

I-                   Aperçu du poste 

Sous la supervision directe du Directeur des Operations, le Responsable de l’Administration (Admin Manager) sera chargé d'améliorer l'exécution efficace et en temps voulu des projets d'entretien importants de l'organisation, ainsi que l'entretien régulier des installations et équipements immobiliers d’IRC à Bangui, des espaces partagés et des résidences du personnel expatrié, en respectant toujours des normes techniques et professionnelles élevées.

Responsabilités Majeures 

Appuyer le département des Operations pour toutes affaires relatives à l’administration à Bangui.

Responsabilités Spécifiques  

GESTION ADMINISTRATIVE DES AFFAIRES COURANTES DU BUREAU DE BANGUI

·          Effectuer le rapport des activités administratives au Directeur des Operations

·         Gérer le Box électronique Administratif afin d’avoir à jour tous les archivages de la section et tous documents nécessaires à la gestion administrative du bureau (contrat, fichier de suivi, …) ;

·         Gérer les courriers administratifs de l’Organisation

·         Gérer et faire le suivi des activités auprès des partenaires admin (UNHAS, service de nettoyage, etc.)

·         Gérer les arrivées et départs des collègues internationaux (suivi des réservations d’hôtel, etc.)

·         Gérer les équipes administratives et effectuer le suivi de leurs activités

·         Gérer les affaires courantes quotidiennes du bureau ;

ENTRETIEN DES INSTALLATIONS

·          Inspection et réparation des installations du bureau en développant une base de données agile d'entrepreneurs et en entretenant des relations avec eux ; pour divers types de travaux d'entretien et de rénovation/amélioration des propriétés.

·         Veiller a ce que les espaces de travail dédiés soient respectés et utiliser de manière adéquate ;

·         Veiller au respect des exigences réglementaires des contrats de maintenance, nettoyage et entretien.

·         Tenir à jour les dossiers des installations, par exemple les copies des baux, les inventaires et les dossiers d'entretien et effectuer la mise a jour du tableau de suivi administratif.

·          Contribuer à la planification financière et à la prévision des dépenses de la ligne budgétaire de l'entretien des installations.

·         Coordonner avec toutes parties prenantes la gestion de toutes les propriétés louées à Bangui (Guest et Bureaux).

·         Responsable du développement de plans à long terme pour la réalisation de réparations et d'améliorations des immobilisations.

·         Superviser les projets de tous les travaux importants d'entretien, de rénovation ou d'amélioration des biens immobiliers.

·         Superviser les équipes de nettoyage ; 

PROPRIÉTÉS LOUÉES AU PERSONNEL EXPATRIÉ (Guest et Appartements individuels)

·         Gestion administrative des Guests et appartements individuels (gestion des contrats, des paiements de loyers, des entretiens…)

·         S'assurer que les propriétés sont en bon état lors du départ des personnels et veiller à ce que le personnel rende compte correctement de tous les dommages et pertes.

·         Assurer la liaison avec le département des finances en ce qui concerne le paiement et le recouvrement des dépôts de loyer.

·         Faire le suivi des différentes recharges : gaz, compteur électrique et eau, abonnement décodeur, etc.

·         Effectuer le paiement des factures.

·         Dispatch dans les différentes installations les stocks de matériels d’hygiènes et suivi hebdomadaire.

·         Superviser les tournées de relevé d'index de compteurs de manière hebdomadaire dans les installations.