Assistant(e) Administratif(ve) et financier(e), G6-DC (H/F)

Introduction

L’Organisation internationale du Travail est l’institution des Nations Unies qui a pour vocation de promouvoir et mettre en œuvre les droits fondamentaux au travail, d’accroître les opportunités d’emplois et de revenus pour les femmes et pour les hommes, d’étendre le bénéfice et l’efficacité de la protection sociale pour tous, et de renforcer le tripartisme et le dialogue social.

La coopération pour le développement constitue pour l’OIT et les mandants une activité importante en vue d’atteindre les résultats visés dans le domaine du travail décent. La coopération pour le développement peut être financée sur la base du budget ordinaire de même qu’à travers les contributions volontaires des partenaires au développement. Ces contributions volontaires viennent compléter les ressources propres du BIT et représentent 42 pour cent de la totalité des fonds à la disposition du Bureau pour la période 2008-2014. Les contributions volontaires sont affectées aux réalisations du BIT à l’échelle nationale et mondiale et sont le plus souvent gérées à travers les projets de coopération technique extrabudgétaire. Le BIT conduit actuellement quelque 630 projets dans plus d’une centaine de pays, avec le soutien de 120 partenaires au développement (manuel de gouvernance interne de la Coopération pour le Développement, p3).

​En vertu du statut du personnel, les fonctionnaires bénéficient de différents types de congés y compris les congés parentaux pour permettre une bonne récupération et relaxation ainsi que pour gérer les évènements imprévus comme la maladie.

Le Bureau Régional de l’OIT pour l’Afrique cherche donc à recruter trois (03) Assistant(e)s Administratif (ve)s et Financier(e)s temporaires pour son bureau à Abidjan pour le remplacement des fonctionnaires pendant la durée de leur congé parental (uniquement), afin de maintenir le niveau des prestations des unités concernées, d’atteindre les objectifs opérationnels fixés et de ne pas faire peser une charge excessive sur les fonctionnaires qui continuent d’assumer leurs fonctions en l’absence de leurs collègues.

Supervision

L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) travaillera sous la responsabilité et sous la supervision directe du/ de la chef/fe de projet, du/ de la CNP ou du Directeur selon le cas avec l’appui des collègues des services Administratifs et financiers du Bureau régionale et/ou du Bureau de Pays d’Abidjan.

Fonctions et responsabilités essentielles

Tâches administratives
   
⦁    Effectuer le travail administratif de gestion des deux projets ainsi que le maintien des documents officiels et des fichiers ;
⦁    Participer à l'organisation et la préparation des réunions et/ou missions organisées par ces deux projets et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation de ces ateliers, réunions, séminaires et missions ;
⦁    Fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour les réunions, séminaires et/ou ateliers organisés par ces projets ;
⦁    Préparer les documents administratifs nécessaires pour les missions officielles ainsi que pour les activités de renforcement de capacités organisées par ces 2 projets ;
⦁    Préparer la documentation nécessaire pour les contrats de service, les contrats de collaboration extérieure ainsi que des contrats avec les fournisseurs de biens et de services et tout type de contrat exigé par les projets ;
⦁    Faire les arrangements de voyage, les réservations d'hôtel et préparer les formulaires d'autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel des projets ; 
⦁    Aider les autres collègues du Bureau Régional Afrique, en fonction des impératifs, aves les tâches administratives et financières du Bureau Régional ou de son portefeuille de projets. 

Tâches financières

⦁    Préparer les estimations de coûts et les prévisions budgétaires ;
⦁    Fournir un appui en matière de procédure et d’enregistrement pour analyser, documenter, classer, consigner et traiter différentes transactions financières ;
⦁    Préparer et suivre les demandes d’engagement de crédits et de paiements ;
⦁    Calculer et compiler les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collaborer à l’établissement des états budgétaires des deux projets ;
⦁    Vérifier les allocations budgétaires des projets ; établir les engagements de dépenses et assigner des codes ; 
⦁    Classer et archiver les documents financiers du projet et tenir à jour les dossiers et registres administratifs et financiers du projet ;
⦁    Rédiger toute correspondance relevant de la gestion administrative et financière des projets conformément aux procédures régulières du bureau en assurant le suivi ;
⦁    Exécuter toutes autres tâches qui pourraient lui être assignées par les responsables des projets.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire du poste doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en comptabilité et/ou finances et/ou gestion de projets, ou une formation jugée équivalente.

Expérience

Six années d’expérience dans le domaine de la gestion administrative et financière. Une expérience professionnelle au sein de l’OIT ou du système des Nations Unies sera considérée comme un atout, ainsi qu’une expérience dans la gestion des projets d’aide au développement. 

Être disponible immédiatement
 

Langues

Excellente connaissance du français et bonne connaissance de l’anglais à l’écrit ainsi qu’à l’oral.

Compétences

⦁    Connaissance des concepts de programme et de budget et des procédures d’administration de projet et d’évaluation, ainsi que du règlement financier et des règles financières de l’OIT ;
⦁    Bonnes compétences de rédaction et d’analyse et bonne maîtrise de l’outil informatique ;
⦁    Aptitude à communiquer efficacement tant à l’oral qu’à l’écrit et à défendre le mandat de l’OIT et la vision du projet ;
⦁    Aptitude à traiter les gens avec tact et diplomatie ;
⦁    Aptitude à forger une culture collaborative en encourageant la coopération, en sollicitant l’opinion des autres et en construisant des réseaux vastes et efficaces au sein de l’OIT et à l’extérieur ;
⦁    Bonne faculté d’organisation et excellente faculté de gestion du temps ;
⦁    Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
⦁    Avoir le sens de responsabilité et le sens du détail ;
⦁    Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité.
⦁    Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

Le recrutement est conditionné par la disponibilité des fonds.

NB : Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés, mais qui n’auront pas été sélectionnés, pour ce poste vacant pourraient se voir offrir un contrat sur un autre poste temporaire au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.