Gerente de Planeación Financiera

Contexto:

El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo y ayuda a las personas cuyas vidas y medios de vida se rompen por el conflicto y el desastre para sobrevivir, recuperarse y obtener el control de su futuro. Fundado en 1933 a petición de Albert Einstein, el IRC trabaja con personas obligadas a huir de la guerra, los conflictos y los desastres, y las comunidades de acogida que los respaldan, así como a quienes permanecen en sus hogares y comunidades. En el trabajo de hoy en más de 40 países y 22 ciudades de EE. UU., restauramos la seguridad, la dignidad y la esperanza para millones de personas desarraigadas que luchan por sobrevivir. IRC lidera la transición “From Harm to Home”.

En los últimos años, la región conocida como el Triángulo Norte, que comprende El Salvador, Guatemala y Honduras, ha visto una escalada dramática en la violencia por parte de grupos delictivos organizados. Las tasas de homicidios se encuentran entre las más altas jamás registradas en la región y son tan letales como muchos conflictos armados contemporáneos como Siria, Irak y Afganistán. Las desapariciones, el reclutamiento forzoso en las pandillas y la explotación sexual de mujeres y niñas también forman parte del patrón de violencia. La abrumadora mayoría de los sobrevivientes de violencia sexual tienen entre 10 y 19 años. La escala y la gravedad de la epidemia de violencia han provocado que las personas huyan de sus hogares y busquen protección internacional en cifras récord. Según el ACNUR, aproximadamente 164,000 refugiados y solicitantes de asilo han sido expulsados del Triángulo Norte de Centroamérica (NTCA) con informes de más de 700,000 desplazados internos a partir de 2015.

En respuesta, (después de las evaluaciones iniciales para identificar brechas en las áreas de protección y desarrollo de asociaciones), el IRC decidió abrir una oficina en El Salvador y está lanzando un programa de protección integrada (con posibilidad de ampliarlo posteriormente) a ayudar a satisfacer las necesidades agudas de las personas desplazadas por la violencia, así como a aquellos que regresan al país después de la deportación. Este programa utilizará enfoques innovadores para ofrecer programas humanitarios principalmente en asociación con organizaciones locales de la sociedad civil.

RESUMEN DEL PUESTO

El/La Gerente de Planeación Financiera, bajo la supervisión directa de la Coordinadora Financiera de NCA, es responsable de actualizar las herramientas de recolección de costos compartidos y la generación diaria de informes de Presupuestos de asocios y subvenciones, asegurando que el gasto diario se ajuste a las políticas de IRC y Donantes.

RESPONSABILIDADES:

Gestión de subvenciones e informes:

• Preparar presupuestos para las nuevas propuestas y trabajar con los titulares del presupuesto en las revisiones presupuestarias que se soliciten periódicamente.
• Actualizar las herramientas de cálculo y asignación de costos compartidos, y revisar la correcta aplicación de los cargos mensuales en conjunto con los titulare del presupuesto.
• Asegurarse de que todos los planes de gastos preparados por los titulares de Presupuestos se carguen de manera oportuna en el BVA Spending Plan manual y posteriormente en INTEGRA (cuando el módulo este habilitado) para facilitar los informes de planes de gastos reales vs. cualquier desviación importante debe ser puesta en conocimiento del titular del presupuesto, el coordinador de subvenciones y el DDP y el DDF para una resolución informada.
• Liderar las reuniones de seguimiento presupuestario y asegurarse de que los BVA Spending Plans se ajusten a los presupuestos aprobados más recientemente para facilitar informes precisos.
• Participar en las reuniones de Revisión de Subvenciones Mensuales y comuníquese con la dirección de Finanzas sobre los asuntos planteados que requieran acciones financieras.
• Asegurarse de que los D2 estén disponibles para la carga del presupuesto dentro de los tres días hábiles posteriores a la emisión de un D1.

Donantes e informes internos:

• Asegurarse de que los informes de los donantes guarden el formato requerido y se completen de manera oportuna. Los informes deben incluir todas las conciliaciones relevantes con el sistema INTEGRA para reducir cualquier comentario de DDF / HQ.
• Hacer seguimiento con los responsables del presupuesto y RR.HH. para completar el mapeo de sueldos del personal del programa para una cobertura adecuada, además del Costo Compartido del Programa - Cobertura del SPC (Pools) y asignaciones para el Director Adjunto de Finanzas (DDF) - Revisión financiera.
• Asegurar la finalización oportuna de FM01 antes del día 20 de cada mes. Esto debe hacerse en coordinación con el Coordinador de Subvenciones y el DDP.

Cuenta por cobrar de donantes.

• Asegurarse de que las cuentas por cobrar de los donantes se recauden oportunamente en estrecha colaboración con Coordinador de Subvenciones.

Pérdida / ganancia en moneda

• Asegurarse de que la pérdida / ganancia en moneda se informe mensualmente (según corresponda) durante las reuniones de Revisión de Subvenciones. Cualquier anomalía debe notificarse a la Coordinadora Financiera y DDF de inmediato para una discusión adicional con el Director de País, incluido el impacto en la ejecución del programa.

Asignaciones de costos programas compartidos:

• Trabajar de cerca con DDF para completar las asignaciones de costos mensuales basadas en la metodología de asignación de costos del IRC. Cualquier desviación recomendada debe ser aprobada por el Director Adjunto de Finanzas y el Director de País.
• Asegurarse de que las asignaciones de costos compartidos del programa para fines presupuestarios sean precisas y estén actualizadas.

Gestión de personas:

• Entrenar, capacitar, supervisar y orientar al personal a su cargo, lo que incluye comunicar expectativas claras, establecer metas de desempeño, brindar retroalimentación positiva y constructiva sobre el desempeño de manera regular y oportuna, y proporcionar revisiones de desempeño anuales documentadas.
• Ayudar a proporcionar capacitación y apoyo a las oficinas de NCA específicamente en las áreas de Gestión de Subvenciones, por Ej. Revisión de BVA, formulación del presupuesto.
• Garantizar la integridad de los datos en el programa de país BVA.

Revisión de finanzas:

• Asegurar una revisión adecuada de las solicitudes de pago y compra de acuerdo con la matriz de revisión financiera.
• Revisar el formato de reclasificaciones y ajustes contables y asegurarse que cuente con disponibles presupuestarios para ejecutarse. Coordinar con los titulares de proyecto la aprobación de dichos ajustes y con el área contable la ejecución oportuna.

Gestión financiera y seguimiento de subvenciones

• Servir de enlace con el programa y la subvención para garantizar la presentación puntual de informes, el pago de los anticipos de subvenciones y los pagos periódicos.
• Preparar la conciliación de los anticipos de subvenciones, el reembolso y el calendario actualizado de las subvenciones.
• Realizar visitas de seguimiento posteriores a la adjudicación a sub-beneficiarios seleccionados.
• Brindar capacitación sobre revisión y monitoreo financiero de subvenciones.
• Representar al equipo de Finanzas en todas las reuniones e iniciativas del grupo de trabajo de subvenciones junto con los equipos de programas, operaciones y subvenciones.

Seguridad / Comunicación:

• Comunicarse con la supervisora inmediata sobre cuestiones de seguridad dentro y fuera de la oficina.
• Informar a la supervisora inmediata sobre cualquier irregularidad que ocurra dentro de la oficina del NCA sobre políticas y procedimientos.

OTROS:

• Participar en las reuniones de SMT y otras reuniones del personal para proporcionar la información financiera actualizada necesaria.
• Según sea necesario, apoyar a la Coordinadora Financiera para las tareas ocasionales que puedan surgir y que sea requerida su participación.
• Demonstrar entendimiento y velar por cumplimiento de IRC Way.
• Otras tareas asignadas por el supervisor que estén relacionadas con el objecto contractual y que permitan el desarrollo de los programas del IRC.