Asistente Administrativo(a) de Proyecto NPSA5

El proyecto “Instrumentos y herramientas económicas para apoyar la conservación de la biodiversidad, el pago por servicios ecosistémicos y el desarrollo sostenible” (o simplemente, IECB) propone mejorar el financiamiento nacional de la biodiversidad a través del diseño, implementación y optimización de instrumentos económicos para la conservación de la biodiversidad (IECB) y de los servicios ecosistémicos (SSEE) (Retribución por Servicios Ecosistémicos, Compensaciones; Derecho Real de Conservación y Certificaciones), con la expectativa de fortalecer las capacidades nacionales para conservar la biodiversidad del país. El proyecto busca contribuir a disminuir diversas barreras institucionales, de mercado y técnicas, que inciden el financiamiento nacional a la biodiversidad, y por esa vía contrarrestar amenazas subyacentes que afectan el estado de la conservación de la biodiversidad y de los servicios ecosistémicos a nivel nacional.

El Proyecto tiene como objetivo “Mejorar el financiamiento nacional de la biodiversidad a través del diseño, implementación y optimización de instrumentos económicos basados en mercado que fortalezcan las finanzas públicas y faciliten la contribución económica del sector privado al mantenimiento del capital natural del país”. Su justificación se basa en la necesidad de promover instrumentos económicos que apoyen la labor del Estado en materia de protección y conservación de la biodiversidad y de los servicios ecosistémicos, sobre todo en aquellas áreas de alto valor y que cuentan con ecosistemas amenazados, como la zona centro y centro sur del país, áreas que forman parte de un hotspot mundial de biodiversidad y enfrentan procesos de pérdida y deterioro importantes de los ecosistemas. Por otro lado, constituye una vía para incrementar el financiamiento para la preservación de la biodiversidad, en la medida que los presupuestos asignados son comparativamente muy inferiores al que destinan otros países de la región para objetivos similares.

En este marco, y con el objeto de avanzar en la implementación del proyecto, el PNUD requiere contratar un/a Asistente Administrativo/a para la implementación del proyecto, quien bajo la supervisión de el/la Analista de Coordinación de Proyecto y en directa relación con la División de Recursos Naturales y Biodiversidad del MMA, apoyará y fortalecerá la implementación de las acciones del proyecto, de acuerdo con los alcances señalados en estos Términos de Referencia.

3.      Alcance del trabajo

Desarrollar las gestiones financieras, administrativas y operativas necesarias para la implementación del proyecto, consolidando información contable y proporcionando apoyo según sea requerido.

Entre las funciones y resultados esperados se encuentran:

1. Apoyar la gestión técnica, operativa, administrativa y financiera del proyecto de modo eficaz y eficiente, asistiendo regularmente a la Unidad de Gestión del Proyecto (UGP), y dando seguimiento a la ejecución del presupuesto del proyecto
2. Asegurar que toda la documentación técnica y presupuestaria del proyecto (informes de progreso anuales, evaluación de medio término, informes de consultorías, actas de reuniones, informes de ejecución presupuestaría, balances, inventarios, etc.) se mantenga adecuadamente registrada y respaldada, en copias electrónicas, de acuerdo con los formatos requeridos, y en un sistema de archivo eficiente y de fácil acceso para cuando sea requerida.
3. Revisar las solicitudes de gastos y pagos del proyecto, desarrollando las labores administrativas necesarias para su cancelación, asegurando que los fondos se utilicen de conformidad con el Documento del Proyecto (PRODOC) y las normas y procedimientos financieros del PNUD.
4. Proporcionar la información financiera para la evaluación de los progresos anuales, de medio término y finales del proyecto, así como también para las auditorías a las que se someta al mismo, de acuerdo con los estándares definidos por el PNUD para tales tareas.
5. Apoyar y acompañar los procesos de compra y adquisiciones de bienes y servicios necesarios para la implementación del proyecto.
6. Coordinar, asistir, supervisar y monitorear que los gastos del proyecto, ejecutados por las Partes Responsables del mismo, se ejecuten en conformidad con las políticas y estándares financieros establecidos en los convenios de colaboración que se suscriban para tales efectos entre el PNUD y dichas Partes Responsables.
7. Apoyar de forma integral la gestión administrativa y financiera del proyecto, participando de las tareas de planificación, implementación, seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestaria del mismo, en concordancia con el cumplimiento de las políticas, procedimientos y estándares del PNUD.

4.      Acuerdo Institucional

La persona contratada se desempeñará en el Ministerio del Medio Ambiente, con flexibilidad de asistencia presencial/remota según se acuerde. La supervisión le corresponderá a el/la Analista de Coordinación del Proyecto, en un trabajo coordinado con el/la Punto Focal Técnico del MMA y el/la Jefe/a de la División de Recursos Naturales y Biodiversidad del Ministerio del Medio Ambiente (Director Nacional de Proyecto).

5.            Competencias

Competencias Esenciales

Lograr Resultados - NIVEL 1: Planea y monitorea su trabajo, poniendo atención a los detalles, realiza un trabajo de calidad y a tiempo.

Pensar Innovadoramente - NIVEL 1: Abierto(a) a nuevas ideas, conoce los riesgos, resuelve los problemas en forma pragmática, hace mejoras.

Aprender Continuamente - NIVEL 1:  Abierto(a) de mente y curioso(a), comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con Agilidad - NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja la incertidumbre/ambigüedad constructivamente, es flexible.

Actuar con Determinación NIVEL 1: Demuestra manejo y motivación, capaz de afrontar la adversidad calmadamente, seguro(a).

Participar y Asociarse - NIVEL 1: Demuestra compasión/entendimiento frente a otros, forma relaciones positivas.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión - NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios, confronta la discriminación.

Competencias Funcionales y Técnicas

Gestión de negocios - Gestión de proyectos

• Habilidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para el logro de metas específicas.

Gestión de negocios – Monitoreo

• Habilidad para proveer retroalimentación regular a los gerentes, actores claves y partes interesadas, sobre la consistencia o diferencias entre lo planificado y las actividades actuales, y entre el desempeño programado y los resultados.

Gestión de negocios – Satisfacción / Gestión de clientes

• Habilidad para responder oportuna y apropiadamente con un sentido de urgencia, proveyendo soluciones consistentes, ejecución en tiempo, resultados de calidad y /o soluciones que cumplan y comprendan las necesidades reales del cliente/usuario/beneficiario. Buscar maneras de agregar valor a los requerimientos inmediatos del cliente. Habilidad para adelantarse a las necesidades del cliente.

Estrategia y dirección de negocios - Negociación e influencia 

• Habilidad para llegar a un entendimiento, persuadir a otros, resolver puntos de diferencia, ganar ventajas en los resultados del diálogo, negociar soluciones mutuamente aceptables a través del compromiso y crear situaciones “ganar-ganar”.

Finanzas - Contabilidad general

• Conocimiento de los conceptos, principios, marcos, normas, reglamentos, políticas y tendencias contables, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.

6.      Calificaciones mínimas de un NPSA

Educación académica mínima requerida

• Educación secundaria completa.
• Grado de licenciado(a) o título profesional en áreas de administración y finanzas, Contador Auditor; Administrador Público u otros afines

Será considerada una ventaja contar con título profesional en las áreas mencionadas.

Años mínimos de Experiencia laboral relevante

• Personas con grado de licenciado y/o título profesional universitario, requieren un mínimo de 2 años de experiencia relevante afín.
• Personas con formación académica menor (Secundaria o Técnica completa), requiere un mínimo de 5 años de experiencia relevante.
• Se entenderá por experiencia relevante al conjunto de experiencia laboral que incluya:

• Experiencia en el diseño o ejecución de planificación presupuestaria de proyectos.  
• Experiencia en la gestión administrativa de proyectos, específicamente en la gestión financiera.
• Experiencia en la adquisición de bienes y contratación de servicios a través de sistemas de compra y licitación pública.

En su postulación refiérase a los años, instituciones, proyectos y/o experiencias, conforme a la experiencia requerida. Años de experiencia por sobre el mínimo relevante señalado, tendrán una mejor evaluación.

Será considerada una ventaja, para el caso de licenciados(as) o titulados(as) profesionales, contar con un mínimo de 7 años de experiencia laboral relevante y de 10 años en el caso de formación académica menor. En el caso de contar con un posgrado en los ámbitos señalados, será una ventaja contar con al menos 5 años de experiencia laboral relevante.

Habilidades y competencias requeridas

• Conocimiento en el ámbito de la gestión operativa y logística (idealmente avanzado).
• Manejo avanzado de software como Excel, Office 365 y programas de planificación (ERP).

Habilidades y competencias deseables

Habilidades y competencias técnicas deseables

• Capacidad demostrada en ejecución de proyectos y rendición de cuentas de fondos públicos nacionales y/o internacionales.
• Experiencia previa en gestión de proyectos GEF y/o fondos internacionales.
• Deseable posgrado en temáticas de administración y gestión de proyectos y finanzas.

Otras habilidades, conocimientos y competencias de interés:

• Demostrar interés en el trabajo de las Naciones Unidas y del PNUD en particular, así como también compromiso con los valores, misión y visión de la Organización.
• Demostrar interés por los temas ambientales.
• Familiarización con la transversalización de la perspectiva de género en sus ámbitos de acción.
• Capacidad para trabajar en equipos multidisciplinarios.
• Ser capaz de comunicarse de manera efectiva y trabajar en equipo en escenarios de conflicto.
• Ser propositivo/a en torno a las oportunidades de mejora y retroalimentación.
• Poseer compromiso, empatía y proactividad en el relacionamiento comunitario y con los equipos técnicos de trabajo con los que se desempeñe.
• Poseer capacidad de articulación, organización, planificación y desarrollo de tareas simultáneas, manteniendo el foco en los fines propuestos.
• Habilidades analíticas, de escritura y de comunicación sólidas. Tener capacidad de síntesis, de redacción y de comunicación efectiva de resultados y logros alcanzados.
• Capacidad de trabajar simultáneamente en multitareas.

Idiomas(s) requeridos (a nivel laboral)

• Español fluido.
• Conocimiento intermedio del idioma inglés.

Certificados profesionales

Se exigirá a los/as postulantes acreditar mediante certificados u otros documentos similares, su experiencia laboral en el manejo de las herramientas señaladas.

7.            Viajes:   

Se pueden requerir viajes puntuales a las regiones donde se implementan sitios pilotos del proyecto (Los Ríos, Los Lagos y Valparaíso).

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