Warehouse Manager

Responsabilité sur la gestion des Assets

• La réception, inspection des articles pendant l’enregistrement et l’expédition des biens qui entrent et sortent du stock par la méthode FIFO, avec le strict respect des procédures et documents dument approuvés par les personnes autorisées conformément aux règles en vigueur à l’IRC.
• Mise à jour quotidienne de tous les mouvements de stock et dans la base de données conformément aux procédures en place.
• Avant toutes réceptions des biens livrés par les fournisseurs, s’assurer que l’ordre de qualité en commun accord avec le programme demandeur.
• Communiquer efficacement avec les gestionnaires des stocks sur les sites lors des mouvements des transactions inter-sites.
• Assurer un stockage soigneux des biens selon les standards de IRC en vigueur. Veiller à la dégradation des produits dont le stockage est délicat. Veillez à la date de péremption des produits stockés et proposer à la supervision.
• Avertir dans les meilleurs délais le programme / département concerné, le risque de rupture de stock de produits consommables sur base de stock minimum préconisés.
• S’assurer des conditions optimales de sécurité des biens dans les magasins.
• Rendre systématique les inventaires improvisés et le comptage de 20% tel que recommandé par les SoP et partager la situation avec la hiérarchie.
• Superviser les travaux des manutentionnaires et autres ouvriers au sein de l’entrepôt ;
• Veiller à la propreté des entrepôts avec l’appui des agents de ménage et/ou des prestataires ;
• Assurer le classement standard des items et placer des bin cards ;
• Assurer le suivi des commandes en cours de livraison en collaboration avec l’équipe achat et en assurer la réception;
• Maintenir le classement physique et électronique à jour de tous les documents relatifs à la gestion des stocks et des consommables bureautiques;
• Apporte un appui aux staffs sous sa supervision dans le cadre du suivi de la politique de gestion de stock, Asset et Fleet;
• Appuyer techniquement les terrains (Le suivi et gestion de stock, Asset et Fleet dans nos bases de terrains dans toutes les régions d’intervention).

Responsabilité sur la gestion des Assets

• Enregistrer et étiqueter systématiquement les assets dans la base de données et dans les registres des assets de IRC;
• Assurer le suivi des mouvements des assets IRC au niveau nationale leur mise à jour dans la base de données en collaboration avec les gestionnaires stock / Assets terrains;
• S’assurer de la présence dans ses archives de la documentation d’affectation individuelle des assets, celle de tout mouvement d’un asset entre les employés, entre les bureaux et entre les sites;
• Mettre en place un plan de liquidation des assets selon les procédures IRC en place et le maintenir à jour pour faciliter la prise des décisions des opérations pour le remplacement des assets;
• Proposer, établir et approuver les documents de liquidation des assets par les personnes habilitées de l’IRC;
• Archiver les rapports sur les incidents en lien avec les assets pour bien documenter le contenu de la colonne observation de la base des données des assets;
• Participer à l’inventaire physique des assets d’IRC au niveau national et s’assurer que les politiques y relatives sont suivies par tout le monde;
• Maintenir à jour le classement physique et électronique de tous les documents relatifs à la gestion des assets;
• Préparer les demandes de maintenance et réparation introduites par l’officier Fleet ou les chauffeurs et s'assurer auprès du garage que les véhicules/motos ont été bien maintenus et réparés, que les carnets de maintenance sont correctement et régulièrement complétés par les mécaniciens, et que ces engins sont régulièrement propres et opérationnels;
• Appuyer les Procurement dans la recherche de garage et devis pour établir les contrats de réparation des véhicules autoriser par le Coordinateur de la Chaine d’approvisionnement et les Opérations;
• Gérer et mettre à jour un dossier physique et électronique pour chaque véhicule comprenant les documents exigés pour le classement (Tom Carte, Carte d’assurance, Carte d’identification du véhicule, Vignette fiscale, carte de contrôle technique, rapports de maintenance, rapport de consommation du carburant, rapports d’accidents, ainsi que l’autorisation de conduire du chauffeur).

Responsabilité de la Gestion du carburant

• Superviser la gestion par le senior Officer, du stock carburant aussi bien physique que les quantités sur les Tomcards.

Sécurisation des Stocks et Assets.

• S’assurer que les mesures soient prises pour la sureté et la sécurité des entrepôts aussi bien à Niamey que sur les autres bases.
• Que les normes de température (chaine de froid) exigées par les procédures des gestions des médicaments et aliments soient en place dans tous les magasins.
• Que les magasins soient propres avec un système de contrôle d’accès.
• Que la destruction d’articles obsolètes respecte les procédures IRC et la loi nigérienne.

Gestion des équipements

• Participer dans la définition des objectifs de performance des officiers / responsables de la gestion de stock et assets et Fleet.
• Développer les outils pour garder le contrôle des stocks / assets même à distance et Fleet
• Documenter les besoins de formation des gestionnaires des stocks / assets /Fleet
• Veiller à ce que tous les gestionnaires des stocks / assets et Fleet soient formés selon les normes de l’IRC.

Rapportage

• Produire et transmettre le rapport mensuel compilé de stock / asset / Fleet pays au coordinateur de la chaine d’approvisionnement au plus tard le 3 du mois suivant.
• Compiler les rapports mensuels du mouvement des consommables bureautiques de tous les bureaux IRC Niger
• Produire un rapport mensuel du carburant et s’assurer de sa conformité à celui produit par l’officier Fleet.