Assistant/e Administratif/ve et Financier/e

Details

Mission and objectives

Etabli au Bénin depuis 1962, le PNUD a signé avec le Gouvernement un accord de base en 1974. Le PNUD Bénin se veut être un partenaire privilégié du Gouvernement pour l’opérationnalisation de l’Agenda 2030 et ses Objectifs de développement durable (ODD) à travers des services d’appui conseil, de plaidoyer et de mise en œuvre de poli-tiques et stratégies de développement axées sur la croissance accélérée et la transformation structurelle pour un développement durable et équitable. En lien avec le Plan Stratégique 2018-2021 du PNUD et les priorités nationales telles qu’elles ressortent du Programme d’Actions du Gouvernement 2016-2021, du Plan national de développement 2018-2025 et du Programme de Croissance et de Développe-ment durable 2018-2021, le Bureau du PNUD-Bénin s’est doté d’un Document de Pro-gramme-Pays (CPD) pour la période 2019-2023. Partie intégrante du Cadre de Coopération des Nations Unies pour le Développement Durable 2019-2023, ce nouveau cycle programmatique s’articule autour de deux axes majeurs d’intervention à savoir (i) la promotion d’une croissance économique inclusive, forte et durable et (ii) la consolidation de la démocratie, de l’Etat de droit et la promotion de la bonne gouvernance.

Context

Dans le cadre de la modernisation et de la construction d’une Administration publique efficace au service du développement, le Ministère du Travail et de la Fonction Publique (MTFP) et le Secrétariat Général du Gouvernement, en partenariat avec le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) ont initié en 2019 le « Projet d’Appui à la Réforme et à la Modernisation de l’Administration Publique (PARMAP) ». Ce projet qui s’inscrit dans le Cadre de Coopération des Nations Unies pour le développement durable et le Document de Programme Pays (CPD 2019-2023) du du PNUD-Bénin, ambitionne de faire de l’utilisation des technologies digitales un levier d’amélioration de la qualité des services publics et de la restauration des valeurs éthiques et républicaines, pour l’atteinte de l’ODD N°16, notamment la cible 16.6 : « Mettre en place des institutions efficaces, responsables et transparentes à tous les niveaux (Indicateur : Taux de satisfaction des populations en ce qui concerne leur accessibilité aux services de qualité) ». Les présents termes de référence sont élaborés afin de recruter un/e Volontaire des Nations Unies, spécialiste national/e, afin d’appuyer à une meilleure gestion administrative et financière du projet.

Task description

Le/a Volontaire travaillera au sein du Projet d’Appui à la Réforme et à la Modernisation de l’Administration Publique (PARMAP) basé au Ministère du Travail et de la Fonction. Ainsi, placé(e) sous la supervision directe du Directeur national du projet et sous l’autorité du Team Leader de l’Unité Gouvernance, Participation et Décentralisation, le/a volontaire est chargé/e d’assister l’équipe du projet dans les activités suivantes : • Etablir et conserver les dossiers du projet et les systèmes comptables, tout en assurant leur compatibilité avec les procédures administratives, comptables et financières du Ministère en charge de la Défense Nationale et du PNUD en vigueur au sein des projets sous exécution nationale (Nex). • Préparer les révisions budgétaires du projet et aider à la préparation des plans de travail annuels, mettre à jour les plans financiers, préparer des rapports d'étape, les rapports d'avancement et autres rapports financiers. • Traiter les demandes de paiements à des fins de règlement, y compris les avances trimestrielles aux partenaires d'exécution à l’issue d’une revue conjointe. • Organiser les formalités de clôture, y compris la présentation des rapports finaux, le transfert et l'élimination du matériel, et appuyer le personnel professionnel dans la préparation des rapports d'évaluation finaux. • Appuyer la sortie en temps voulu des contrats et l'assurance d'autres droits admissibles du personnel du projet, des experts et des consultants en préparant des plans annuels de recrutement. • Recueillir et conserver les données d'information liées au projet et établir des procédures de contrôle des documents. • Appuyer à la gestion des stocks, à la tenue de différents registres et à la gestion administration du projet. • Administrer les différentes réunions du projet, compiler, copier et distribuer tous les rapports de projet, fournir un soutien dans l'utilisation de l'Atlas pour le suivi et les rapports. • Appuyer la préparation des audits et la mise en œuvre des recommandations d’audit pour une meilleure gestion du projet. • Accomplir tout autre mission à lui confiées par les responsables l’équipe du Projet et le PNUD. En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation