Oficial de Apoyo a Subvenciones

ANTECEDENTES

El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo y ayuda a las personas a sobrevivir y reconstruir sus vidas. Fundado en 1933 a pedido de Albert Einstein, el IRC ofrece atención vital y asistencia que cambia la vida de los refugiados obligados a huir de la guerra o el desastre. Trabajando hoy en más de 40 países y 22 ciudades de los EE. UU., restauramos la seguridad, la dignidad y la esperanza de millones de personas que están desarraigadas y luchan por sobrevivir. El IRC lidera el camino del daño a casa.

Alcance del Trabajo:

El Oficial de apoyo a Subvenciones (OAS) brindará apoyo de manera efectiva al equipo de subvenciones para facilitar la entrega de propuestas de calidad en tiempo y dentro del presupuesto. Reportando al Gerente de Subvenciones, el OAS trabajará en estrecha colaboración con las diferentes áreas para coordinar las subvenciones en curso del IRC

Responsabilidades:

• Mantener actualizado el tracker y calendarios de subvenciones, incluidos los plazos de presentación de informes internos y de donantes, reuniones de presupuesto, reuniones de apertura de subvenciones y reuniones de revisión.
• Asistir al Gerente de Subvenciones en recaudar información sobre las subvenciones para las oficinas regionales y de la sede central del IRC.
• Apoyar al equipo de subvenciones con la programación de reuniones relacionadas con las subvenciones, recabando los acuerdos detallados para que sea compartidos según sea necesario.
• Apoyar con la planificación y organización de visitas de campo de delegaciones de donantes y del IRC según sea necesario.
• Contribuir a la elaboración de informes para donantes de manera oportuna de acuerdo con las regulaciones del IRC y de los donantes.
• Plantear requerimientos de cumplimiento de manera proactiva con el Coordinador de Subvenciones y el Gerente de Subvenciones.
• Mantener informado al Gerente de Subvenciones sobre cualquier incapacidad contractual proyectada por cumplir, presentación de informes y tasas de gasto/variaciones presupuestarias significativas.
• Recabar y responder a las solicitudes de información de las oficinas regionales.
• Trabajar junto con el departamento de operaciones, finanzas y programas para garantizar que se sigan las pautas relevantes de los donantes para todas las subvenciones.
• Trabajar en estrecha colaboración con el equipo de M&E para desarrollar y mantener herramientas de seguimiento y evaluación del programa para garantizar que todos los indicadores del sector informen el progreso mensual.
• Realizar seguimiento y documentar lecciones aprendidas de proyectos finalizados

Manejo de sub-adjudicaciones:

• Colaborar para mantener registros precisos y actualizados para todas las sub-adjudicaciones.
• Colaborar con el equipo de socios en la coordinación de las reuniones de apertura y seguimiento de subvenciones para socios y asegurarse de que los socios entiendan bien los términos y condiciones.
• Coordinar esfuerzos con la participación de los socios en las reuniones de apertura de subvenciones, reuniones de revisión y reuniones de cierre para revisar los gastos y compartir información de seguimiento clave y documenta el aprendizaje, actualizaciones sobre los socios/sub-adjudicatarios se comunican de manera oportuna y de manera profesional a las partes interesadas apropiadas.

Documentación y Reportes:

• Garantizar que se mantengan archivos electrónicos completos para las subvenciones.
• Apoyar en el seguimiento para revisión de los informes internos mensuales y apoyar la redacción y recaudación de información de los informes de los socios en los informes generales de los donantes.
• Proporcionar insumos para las propuestas e informes de los donantes.
• Preparar borradores de documentos informativos sobre el enfoque de programas del IRC.